Добрый день. Обязан ли работодатель вести журнал учета отпусков работников предприятия? Если такого обязательства нет, каким образом правильно организовать учет отпусков? Какие формальности важно соблюсти при согласовании дат отпуска и его предоставлении работнику?
Здравствуйте! Кодекс законов о труде и Закон "Об отпусках" не содержат упоминания о том, что работодатель обязан вести именно журнал учета отпусков (хотя сам по себе такой учет обязателен). Об этом не упоминается и в Типовых правилах внутреннего трудового распорядка (далее – Типовые правила), а также в официальных разъяснениях органов государственной власти по вопросам порядка предоставления отпусков. При этом во всех приведенных источниках указано, что очередность предоставления отпусков определяется графиками, которые утверждаются собственником или уполномоченным им органом по согласованию с профсоюзным органом или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом.
Исходя из этого, решение об использовании журналов отпусков принимается работодателем самостоятельно и такой способ учета даже может быть предусмотрен правилами внутреннего трудового распорядка. Причем если работодатель примет решение о заведении такого журнала, такой документ не может заменять графика отпусков, и он не подлежит обязательному утверждению работодателем и профсоюзным органом. То есть он, к примеру, может быть основой для составления графиков отпусков, где работники могут зарезервировать для себя определенные даты отпуска на следующий год.
Информация из журнала учета отпусков (или из другого источника, где собрана информация о желаемом времени отпуска каждого работника предприятия) должна быть отражена в графике отпусков. При этом важно учесть, что законодательство не определяет форму такого графика, что дает возможность работодателю разработать его наиболее удобным для него образом. Законодательство также не содержит императивных предписаний о датах составления и утверждения отпусков. Однако учитывая устоявшуюся практику годового учета отпусков, можно воспользоваться предложенным в п. 20 Типовых правил порядком, когда график отпусков составляется на каждый календарный год не позднее 5 января текущего года. В любом случае желательно, чтобы срок и порядок утверждения графика отпусков был урегулирован Правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или другим документом, определяющим особенности режима работы на предприятии.
На заметку
Для оформления приказов о предоставлении отпуска, а также о других производственных вопросах стоит воспользоваться образцами кадровых документов, предусмотренных Типовыми формами первичной учетной документации по статистике труда.
После окончательного согласования графика отпусков он подлежит утверждению работодателем. Затем необходимо ознакомить работников с утвержденным графиком отпусков. Помимо этого, согласно ч. 5 ст. 79 КЗоТ и ч. 10 ст. 10 Закона "Об отпусках" каждый работник за две недели до запланированного отпуска должен быть дополнительно письменно уведомлен о его грядущем отпускном периоде. В дальнейшем, если работник проявит желание использовать свой ежегодный отпуск в другой срок, нежели тот, который был ранее утвержден, ему следует обратиться к работодателю для согласования этого вопроса. Поскольку одним из правил предоставления отпусков является учет как личных интересов работника, так и интересов производства.
При этом важно не упускать из внимания предусмотренные законодательством особенности предоставления отпусков для отдельных категорий лиц, а также общие требования к исчислению и предоставлению отпусков, содержащиеся в Законе "Об отпусках" и в КЗоТ.