Чтобы эффективно управлять своим временем и воплощать планы в жизнь, мы рекомендуем применять концепцию BogushTime Technologies, которая состоит из четырех шагов и направлена на достижение целей (своих собственных и компании).
1. Постулат. Сначала человек (или организация) определяет, чего именно хочет достичь. В зависимости от корпоративной культуры компании, цели в контексте HR может ставить собственник, руководитель или вы сами. В любом случае они должны согласовываться на разных уровнях управления и ориентироваться на достижение общей цели организации. Например, постулатом нашей компании является выход на международный рынок. И целями HR-направления, соответственно, будут: набор людей для филиалов в других странах, описание бизнес-процессов и стандартов, обучение персонала английскому языку, развитие управленческих навыков руководителей филиалов и т. д. Постулат отвечает на вопрос: «Каким я стану в будущем? Какие свои мечты реализую?». Эти же вопросы можно сформулировать как для компании в целом, так и для каждого отдела или сотрудника.
Обязательно составьте список целей, которых вы и ваша организация хочет достичь в течение года.
Совет № 1. При постановке цели учтите, что она должна соответствовать вашим силам. То, что достается слишком легко, не приносит удовольствия. Если же цель слишком трудна, то пока вы к ней доберетесь, у вас просто не останется сил радоваться. Она должна быть с вызовом, но по плечу.
Совет № 2. Заявите о своей цели как можно большему количеству людей – подчиненным, коллегам, руководителю, партнерам, клиентам – на планерках, собраниях, встречах и т. д. Ежедневно напоминайте им о ней и каждый день делайте шаг к ее достижению. Нарисуйте плакат с вашей целью!
2. Планирование. Что именно нужно сделать, чтобы получить желаемое? Действия расписываются по времени, причем последовательно. Это то, что привязывает постулат к реальности. Если не планировать, вы рискуете получить не тот результат, которого ожидаете. HR-цели тоже делятся на задачи. Так, если мы планируем нанять в этом году 10 новых сотрудников, задачи будут такими:
• рекрутинг – найти 10 людей (на такие-то посты, предварительно получив заявки от руководителей);
• описание должностных инструкций (готовятся в тандеме HR и руководителей);
• адаптация (введение в должность, обучение корпоративным правилам и постановка задач согласно функциям, обновление общего списка сотрудников);
• организация рабочих мест;
• контроль продуктивности сотрудников (измерение обучаемости, первых результатов, качества взаимодействия в команде).
После разбивки цели по задачам важно внести их в график. Для этого рисуем таблицу, в горизонтальных ячейках которой проставляем месяцы, а в вертикальных – ответственных за ту или иную задачу людей (должности). Затем пишем задачи на стикерах и клеим их на пересечении месяца и сотрудника. Таким образом все задачи просто воспринимать визуально, к тому же при необходимости их можно перемещать. Использование этой техники удивительно сильно влияет на человека, ответственного за задачу, поскольку дает ему чувство власти над целями и уверенность в себе. Еще одно интересное решение – карты мечты, отлично помогающие при разработке стратегии. Находите картинки, соответствующие вашим мечтам и целям, и расклеивайте их на большом плакате, который желательно повесить на видном месте.
Совет № 3. Можно использовать стикеры различного цвета – это определенная кодировка цели. Например, зеленые – для целей, которых вы достигаете сами, а красные – для совместных и пр.
3. Производство. Составив план, займитесь «производством» конкретных действий, выполните то, что должны, в соответствии с вашим планом. В нашем случае это будет: размещение объявлений о вакансиях на 15 порталах, поиск курсов английского языка, запись сотрудников на обучение и т. д. Не забывайте еженедельно сверяться с планом на год и месяц, чтобы последовательно выполнять задачи стратегического развития.
4. Продукт (ответ на вопрос «Что я получил?»). Продукт всегда можно увидеть – он или есть, или его нет. В течение дня, месяца, года выполняйте задачи из своего плана, а вечером (либо в конце месяца/года) оценивайте результат. На основании анализа продукта можно вносить коррективы в планы или процесс производства, заменяя способ выполнения задач на более эффективный. Также вы можете изменить свои постулаты. Продукт HR-отдела в нашей компании формулируется как «количество этичных и продуктивных сотрудников, которые знают свои функциональные обязанности и успешно их осуществляют».
Совет № 4. Как измерить нематериальный продукт? У нас есть техника под названием «рамка результатов». Она предполагает ответы на четыре вопроса: 1. Что я хочу? 2. Как я могу это получить? 3. Что мне может помешать? 4. И как я узнаю, что я этого достиг?
Если цель нематериальна, начните с четвертого вопроса.
Совет № 5. Многим компаниям ставить цели мешает страх, что они не будут достигнуты, и время, на них затраченное, пропадет зря. Дабы избежать этого, нужно еще до постановки целей просчитать возможные риски и продумать шаги по их предупреждению или устранению.
Совет № 6. В течение года у вас будут появляться дополнительные цели. Некоторые, наоборот, станут неактуальными или даже выполнятся сами собой. Наш опыт показывает, что порой единственным действием, которое нужно для достижения цели, – написать ее на листе бумаги.
Стратегические планы мы разрабатываем на стратегических сессиях, которые проходят два раза в год и корректируются по мере необходимости. На большом ватмане делаем разбивку на месяцы и департаменты. Затем оформляем официальный документ «Стратегия компании», который получают все руководители. Разработкой конкретных планов с и их реализацией занимаются именно они вместе с командами.
В заключение приведем пример концепции стратегического плана HR-департамента в украинской компании «Баланс-клуб»:
1. Повысить квалификацию сотрудников таким образом, чтобы они владели всеми необходимыми знаниями и практическими навыками для выполнения своих функций и стратегических задач компании, имели инструменты для предвидения и предотвращения проблемных ситуаций.
2. Создать позитивную обстановку и здоровую корпоративную культуру на всех уровнях управления во взаимосвязи с улучшением показателей, на которые могут оказывать влияние экономические неурядицы: работа в полную силу, успешное достижение целей, признание организации отличным местом для работы.
3. Стать компанией, которая предотвращает большинство проблем, а не просто решает их.
Ирина МИНЯЙЛО,
главный администратор по построению организации,
Студия управления временем BogushTime