5.3 Соблюдение порядка расходования, хранения и обращения специальных бланков нотариальных документов
Ниже приведен перечень вопросов, инспектор должен проверить при осуществлении контроля за соблюдением нотариусами требований относительно расходования, хранения, обращения специальных бланков нотариальных документов и отчетности об их использовании.
5.3.1 Соблюдение требований учета и хранения бланков
Нотариус обязан вести учет всех полученных бланков нотариальных документов. Соблюдение этого требования контролируется путем изучения:
1. первичных документов, подтверждающих получение нотариусом бланков (расходных накладных);
2. бланков в наличии у нотариуса на момент проведения проверки;
3. соответствующих книг учета.
Книги учета должны соответствовать форме, установленной Министерством юстиции Украины. Следует иметь в виду, что формы книг учета для государственных нотариальных контор отличаются от тех, которые используют частные нотариусы. Учет бланков ведется:
4. заведующими конторами, архивами - в книгах учета поступления бланков в государственную нотариальную контору, государственного нотариального архива, учета выдачи бланков государственным нотариусам и учета испорченных и аннулированных бланков;
5. заведующими конторами, архивами и государственными нотариусами - в личных книгах учета поступления бланков и учета испорченных и аннулированных бланков;
6. частными нотариусами - в личных книгах учета поступления бланков и учета испорченных и аннулированных бланков.
Эти книги ведутся в электронном виде в составе Единого реестра и является его неотъемлемой частью.
Действующие на момент написания руководства формы книг учета приведены в Приложении 4.
Данные учета бланков нотариальных документов могут сравниваться со сведениями из Единого реестра специальных бланков нотариальных документов.
В случае обнаружения отсутствия бланков, выясняется причина их отсутствия, а также наличие документов, подтверждающих факт принятия нотариусом мер, предусмотренных для таких случаев. Если бланки отсутствуют по вине поставщика - необходимо проверить обеспечил нотариус немедленное внесение соответствующей информации в Единый реестр специальных бланков нотариальных документов. Так проверка осуществляется путем сопоставления даты получения специальных бланков с датой внесения соответствующей записи в указанный реестр.
Возможна ситуация, когда нотариус в день получения специальных бланков нотариальных документов не имел собственного доступа в Единый реестр. В таком случае необходимо проверить, подал такой нотариус соответствующее Заявление о внесении сведений о расходовании бланков и недействительных бланках регистратору, с которым заключен договор о внесении информации в Единый реестр.
Аналогично проверяется своевременность внесения в единый реестр сведений об утраченных или похищенных специальные бланки нотариальных документов.
Во время проведения проверки выясняется наличие у нотариуса испорченных (при изготовлении документа) и аннулированных (вследствие того, что совершение нотариального действия не произошло) бланков нота-риальных документов.
В случае повреждения или аннулирования бланков нотариусы обязаны в течение пяти рабочих дней со дня повреждения или аннулирования бланка передать эти бланки в Информационно-издательского центра украинского нотариата (ИВЦУН) вместе с актом приема-пере-дачи, который составляется в двух экземплярах. Один экземпляр такого акта с отметкой ИВЦУН о получении указанных бланков, дол-жен храниться нотариусом в течение пяти лет с момента подписания акта.
Информация об испорченных и аннулированных бланки также должна быть отражена в соответствующей книге учета Единого реестра (см. Приложение 4).
При проведении проверки необходимо также выяснить условия хранения бланков нотариальных документов. Все неиспользованные бланки должны храниться исключительно в огнестойкой сейфе, прикрепленном к стене или полу.