Чтобы обеспечить равные условия усыновителям и усыновленным, а также контроль за усыновлением, учет детей, подлежащих усыновлению, и лиц, желающих их усыновить, ведется отдельно.
Правила учета детей, оставшихся без родительской опеки и могут быть усыновлены, а также лиц, желающих усыновить ребенка, установленные статьями 214 и 215 УК, а также Порядком ведения учета детей.
Обязанность предоставлять первичную информацию о детях, оставшихся без родительской опеки и могут быть усыновлены, возлагается прежде всего на руководителей учреждений, в которых находятся такие дети, а также на должностных лиц органов опеки и попечительства, которые имеют сведения о них. Это объясняется тем, что, как правило, этим лицам раньше других становится известно о тех обстоятельствах, при которых дети остались без родительского попечения и могут быть усыновлены, взяты под опеку или попечительство (например, в случае смерти родителей, лишения их родительских прав, отказа родителей забрать ребенка из роддома или другого учреждения здравоохранения и т.п.).
Руководители учреждений, в которых находятся дети, лишенные родительской опеки, а также должностные лица органов опеки и попечительства в течение семи дней после получения сведений о таких детях направляют письменное уведомление о них в отдел образования районной, районной в городах Киеве и Севастополе государственной администрации, исполнительного комитета , городского, районного в городе совета (далее - отдел образования) по месту жительства ребенка, а в случае, когда оно не определено, - по месту его пребывания.
Отдел образования в течение семи дней после поступления сообщения заносит данные о ребенке в Книгу первичного учета детей, лишенных родительской опеки (далее - первичный учет).
Если в течение месяца после взятия ребенка на первичный учет не оказалось лиц, желающих его усыновить или взять под опеку или попечительство, отдел образования по месту жительства ребенка, а в случае, когда место жительства ребенка не определено, - по месту его пребывания, составляет анкету ребенка в трех экземплярах, которые заверяются органом, принявшим решение об устройстве ребенка в детское учреждение. Два экземпляра анкеты передаются в соответствии с Министерства образования Автономной Республики Крым, Главного управления образования и науки Киевской городской государственной администрации, управления образования и науки областной, Севастопольской городской государственной администрации. При наличии у ребенка, взятого на первичный учет, малолетних и несовершеннолетних братьев или сестер в правом верхнем углу первой страницы анкеты проставляется штамп "Имеет братьев (сестер)".
Министерство образования Автономной Республики Крым, Главное управление образования и науки Киевской городской государственной администрации, управления образования и науки областной, Севастопольской городской государственной администрации на основании полученных анкет в течение пяти рабочих дней принимает детей, которые могут быть усыновлены, на региональный учет, а если в течение месяца пребывания ребенка в текущем учете не оказалось лиц, желающих усыновить или взять ее под опеку или попечительство, передает один экземпляр анкеты, заверенный Председателем (заместителем) Совета министров Автономной Республики Крым, председателем (заместителем) областной, Киевской и Севастопольской городской государственной администрации в Центр по усыновлению детей. Центр по усыновлению детей в течение пяти рабочих дней на основании полученных анкет берет детей, которые могут быть усыновлены, на централизованный учет.
В случае изменения правового статуса ребенка, находящегося на централизованном учете (восстановлении родительских прав, усыновление и т.д.), отдел образования по месту пребывания (проживания) ребенка в течение семи рабочих дней уведомляет об этом одновременно отдел образования, где ребенок находится на первичном учете, соответственно Министерством образования Автономной Республики Крым, Главное управление образования и науки Киевской городской государственной администрации, управления образования и науки областной, Севастопольской городской государственной администрации и Центр по усыновлению детей.
Отдел образования по месту пребывания (проживания) ребенка после окончания годичного срока пребывания ребенка на первичном учете в течение семи рабочих дней направляет в Центр по усыновлению детей уточненную информацию о правовом статусе, местонахождение (проживания) ребенка и заключение о состоянии его здоровья, физическое и умственное развитие.
Указанные правила предусмотрены законом прежде всего для обеспечения надежной защиты интересов детей, оставшихся без родительской опеки и могут быть усыновлены. их цель - сделать информацию о таких детях доступной для лиц, желающих усыновить их или взять под свою опеку или попечительство.
Дети снимаются с первичного, регионального и централизованного учета в случае: 1) восстановление родительских прав, 2) усыновление; 3) установление опеки или попечительства, если отсутствует согласие опекуна или попечителя на усыновление ребенка, 4) смерти.
Согласно ч. 4 ст. 214 СК руководители учреждений, в которых находятся дети, а также другие должностные лица за невыполнение требований, предусмотренных частями 1-3 настоящей статьи, представление недостоверных сведений, а также за действия, связанные с сокрытием ребенка от усыновления, могут быть привлечены к дисциплинарной , административной, гражданско-правовой и уголовной ответственности.