Найхарактернішою рисою кадрової документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретних осіб, тобто і іменною документацією. Не випадково документація з особового складу лежить в основі фондів особистого походження. Зазначене дає змогу зробити висновок, що ведення кадрової документації', її облік, використання та зберігання повинні бути оставлені зразково.
Комплекс документів за функціями управління кадрами включає такі основні групи документів:
— особисті та особові документи працівників;
— організаційно-розпорядча документація; первинна облікова кадрова документація.
яяйя І Організація кадрового забезпечення суб'єктів господарювання та забезпечення дотримання законодавства про працю
До групи особистих документів працівників відносятьс с- порт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атес- тат та інші документи, які являють собою юридичне підтвердження відомостей, котрі працівники повідомляють про себе. До НИХ можна також віднести посвідчення особи, документи про сімейний стан, стаж роботи, спеціальність тощо.
Особистими також є документи, що видаються установами своїм працівникам для цільового відрекомендування: перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату. За юридичним призначенням до особових документів можна віднести заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переведення, автобіографію а також документи особової справи, що характеризують ділові та моральні якості працівника - аггестаційний лист, подання про призначення на посаду тощо.
Типова технологічна схема обробки кадрової документації - стадії: документування трудових правовідносин; ведення особових справ та трудових книжок; ведення довідково-облікової та звітної роботи з кадрів.
Організаційно-розпорядча документація закріплює трудові правовідносини громадян з установами, підприємствами. Умовно її можна поділити на ті ж самі різновиди, що застосовуються у загальному діловодстві: організаційні (положення, інструкції, правила, статути); розпорядчі (накази, постанови, рішення, вказівки, розпорядження, ухвали); довідково-інформаційні (доповідні та пояснювальні записки, листи, переліки, акти, протоколи, довідки, звіти, тощо).
Первинна облікова кадрова документація виконує функцію обліку працівників і є накопичувачем даних, які постачає первинна реєстрація і наступне оновлення необхідних відомостей про склад та переміщення кадрів.
Виходячи з технології реєстрації та накопичення інформації з кадрів, групу первинної облікової кадрової документації поділяють на дві взаємопов'язані підгрупи: вихідні (початкові) облікові документи; похідні (повторні) облікові документи. рШИН
Вихідні облікові документи заповнюють відповідно до особистих документів громадян. Це: особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка, особова картка та інші спеціалізовані облікові документи.
Похідні облікові документи мають другорядний характер. Основне їх призначення - забезпечити повну, достовірну інформацію з усіх напрямів довідкової, довідково-контрольної та звітної роботи з кадрів. До цієї підгрупи облікових документів відносять: картки спеціалізованого обліку спеціалістів, журнальні (книжкові) форми реєстрації (вказівні списки, книга обліку та інші).
Особова справа - це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона посідає основне місце у системі персонального обліку працівників. На підставі документів, що групуються в ній проводиться вивчення, добір та використання кадрів управління. Заводяться особові справи на керівника підприємства, його заступників, начальників відділів та служб, їх заступників, матеріально відповідальних осіб, спеціалістів тощо. Оформлюється після зарахування працівників на роботу. Спочатку до особової справи заносять документи, що відображають процес приймання на роботу, потім - всі основні документі, які виникають протягом трудової діяльності працівника в установі.
Систематизуються особові справи в алфавітному порядку або по структурних підрозділах згідно зі штатним розписом. Справи на матеріально відповідальних осіб зберігають окремо. Кожній особовій справі присвоюється номер відповідно до номеру у штатно-посадовій книзі. Цей номер записується і в алфавітну книгу особових справ.
Особова справа складається з таких документів:
1) додаток до особового листка з обліку кадрів;
2) особовий листок з обліку кадрів з фотографією працівника розміром 4x6 см;
3) автобіографія;
4) копії документів про освіту, вчений ступінь, підвищення кваліфікації;
5) перелік наукових праць (для працівників, які мають учений ступінь чи звання);
) різного роду характеристики чи рекомендаційні листи;
7) документи, на основі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (контракт, подання, листи про переведення тощо);
8) копії наказів (розпоряджень) про прийняття (призначення) переведення за звільнення працівника або виписки з цих наказів-
9) матеріали проведення атестації;
10) опис документів.
Автобіографія складається у довільній формі. Можна у вигляді таблиці-анкети.
І. Конфіденційна інформація.
1. Прізвище, ім'я, по батькові.
2. Адреса.
3. Телефон.
4. Дата народження.
5. Сімейний стан.
6. Діти (кількість та вік).
7. Володіння мовами.
8. Комп'ютерна грамотність,
9. Область спеціалізації.
II. Освіта (у хронологічному порядку).
1. Час освіти.
2. Назва учбового закладу.
III. Трудова діяльність (у хронологічному порядку).
1. Період роботи.
2. Місце роботи.
Для суб'єкта зовнішньоекономічної діяльності надаються документи починаючи з останнього місця навчання (роботи).
Рекомендаційний лист - це документ, в якому дається оцінка ділових та моральних якостей робітника. Він як правило складається з:
1. Назви документа.
2. Анкетних даних (прізвище, ім'я, посада, вчена ступінь, звання, дата народження, освіта).
3. Дані про трудову діяльність (спеціальність, строк роботи на даному підприємстві, рівень професійної майстерності та ін.)
4. Характеристики, де розглядаються відношення до роботи, відношення у трудовому колективі, згадуються міри заохочення.
5. Висновків.
За Додатковою інформацією можна звернутися за телефоном:
підпис - безпосереднім керівником робітника (не завіряється печаткою);
- керівником підприємства (завіряється круглою печаткою).
Заява про прийняття на роботу (у довільній формі). Повинна включати реквізити:
— назва організації, посада, прізвище, ініціали посадової особи, яка має право приймати на роботу;
— відомості про заявника (прізвище, ім'я, по батькові, домашня адреса);
1 назва виду документа;
— текст;
— перелік доповнень із вказівкою кількості сторінок;
— дата заяви;
І підпис заявника.
До особової справи можуть бути внесені також довідки - об'єктивки, копії наказів, розпоряджень, постанов вищої організації або витяги з них, витяги з протоколів наукових рад (для наукових співробітників, які брали участь у конкурсному заміщенні вакантних посад), витяги з протоколів зборів трудового колективу для керівників, яких обирає на посаду трудовий колектив), а також інші документи, що характеризують діяльність працівника. Порядок розміщення цих документів, як правило, хронологічний. Усі вони підшиваються.
Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення можуть групуватись у самостійну справу окремо від особових справ або розміщуватись у «кишеньці» на зворотному боці обкладинки особової справи.
Включення до особової справи наказів (розпоряджень) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації чи стажування не допускається.
Документи особової справи містять інформацію не лише про прийняття, переведення та звільнення працівника, а й про його вік, освіту, трудовий стаж, сімейний стан, багато інших відомостей про його життя та діяльність. З огляду на це вони можуть бути ви- ристані для проведення соціально-демографічних досліджень.
Крім того, як свідчить досвід вивчення особових справ, в НИХ Не- рідко можна знайти документи, необхідні для вивчення історії роз* витку тих чи інших підприємств, установ.
Документи особової справи ведуться не по роках, а протягом усього часу праці особи на підприємстві і в номенклатуру справ не заносяться.
Заголовок, що розташовується на обкладинці, повинен містити повну назву підприємства, номер справи, прізвище, ім'я, по бать- кові особи, на яку вона заведена, у називному відмінку.
Обов'язково проставляється дата заведення (день прийняту особи на роботу) та закінчення (день звільнення) особової справи Оскільки справа є документом тривалого зберігання, її необхідно вкласти у тверду обкладинку і переплести.
Після звільнення працівника заяву про його звільнення, копію наказу (розпорядження) або витяг з нього, а також інші документи (лист про переведення на іншу роботу, подання на звільнення тощо), на підставі яких видано наказ (розпорядження), підшивають в особову справу та записують в опис. У додатку до особової справи працівника робиться запис про його звільнення. Після виконання цих процедур особова справа вилучається та зберігається у відділі кадрів протягом двох років, потім здається на зберігання в архів організації до кінця загального строку зберігання - 75 років
Доступ до особових справ повинне бути обмеженим. Вони перебувають на особливому зберіганні нарівні з секретними документами.
Як правило, особові справи розміщують у сейфах чи, на крайній випадок, у спеціально для цього пристосованих залізних шафах, що замикаються.
Відповідальність за зберігання особових справ несе начальник відділу кадрів, референт з персоналу або секретар.
Видаються особові справи для службового користування лише особам, коло яких визначене керівником установи. Не дозволяється затримувати особову справу більше, ніж на один день, виносити її за межі підприємства. У разі використання особової справи забороняється робити будь-які виправлення раніше зроблених записів або вносити нові, вилучати документи чи долучати нові. Не дозволяється видавати особову справу особі, на яку вона заведена.
Щоб запобігти втраті особової справи, у ній необхідно тримати контрольну картку. Контрольна картка залишається у відділі кадрів на період видачі особової справи. Після повернення останньої у контрольній картці ставиться дагга повернення. Особова справа повергається на своє місце.
У разі відправлення особової справи поштою вказується дата відправлення, адресат, вихідний номер супровідного листа, дата повернення справи.
Після передачі особової справи в архів контрольна картка знищується. ц
Зберігається особова справа в архіві як самостійна одиниця зберігання. В разі переведення працівника на іншу роботу особова справа, як правило, не передається. Виняток становлять випадки переведення особи з підприємства на підприємство однієї системи- „ ...
Трудовий договір є угодою між працівником і власником
підприємства або уповноваженим органом, за якою працівник зобов'язується виконувати роботу за певною спеціальністю, кваліфікацією або посадою, підпорядковуватися внутрішньому трудовому розпорядку, а власник підприємства зобов'язується виплачувати заробітну плату та забезпечувати необхідні для виконання роботи умови праці, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.
Трудовий договір укладається на:
— невизначений термін;
— на визначений термін за угодою сторін;
— на час виконання певної роботи.
Укладається в усній чи письмовій формі.
Особлива форму договору - контракт, у якому термін його дії, права, обов'язки, відповідальність сторін, умови матеріального забезпечення і організації праці працівника, умови розірвання - встановлюються за угодою сторін. Укладається у письмовій формі у 2-х примірниках.
Згідно з ст.27 КЗпП України, випробувальний термін може бути 8 місяці, в окремих випадках за домовленістю з профспілками - д місяців.
Необхідно вказати всі 'функціональні обов'язки, які співробгт ник повинне буде виконувати, займаючи відповідну посаду. Мож» також бути додана посадова інструкція. Кадрові накази регламентують питання: а прийняття на роботу, переведення на іншу посаду; І порядок надання відпустки;
— виплата винагороди;
— накладання штрафу;
— відрядження;
— звільнення.
У наказах про прийняття на роботу відмічають:
- посаду;
- відділ (структурний підрозділ); І з якого числа прийнятий;
- вид роботи: - постійна;
І з випробувальним терміном;
- із стажуванням;
- тимчасова: - за сумісництвом;
- на певний термін.
У наказах про переведення відмічають:
- вид переведення;
- мотивацію.
У наказі про надання відпустки відмічають:
- вид відпустки: основна, додаткова, творча, у зв'язку із тимчасовою
- непрацездатністю без зберігання заробітної плати;
- кількість робочих днів;
- дату початку та закінчення відпустки;
- за який період роботи надається відпустка.
У наказах про звільнення відмічають: - дату звільнення; причину звільнення, згідно КЗпП.
у кінці пункту вказують причину, що привела до написання цього наказу «Підстава».
Останній пункт - покладення контролю за виконанням наказу.
З наказом необхідно ознайомити співробітника, на ім'я якого написаний даний документ, письмово. У протилежному випадку наказ може бути визнаний недійсним правовими структурами.