Уже почти 4 месяца назад законодатель отменил обязательность наличия печати для частных субъектов хозяйствования.
Принимая во внимание новаторское направление таких изменений, законопроект был источником многочисленных дискуссий и нареканий. Однако обсуждение законопроекта всегда остается в теоретической плоскости. На момент принятия Закон был революционным, и было непонятно, какие результаты мы получим в случае его применения. Тяжело было прогнозировать позитивность или негативность последствий таких изменений.
Проанализировать изменения и дать им оценку можно только после применения правовых норм на практике, что мы сейчас и сможем сделать.
Печать всегда была традиционным атрибутом деятельности субъектов хозяйствования. Она использовалась не только как элемент индивидуализации документов предприятий, но и как способ защиты от подделок и подтверждения действительности документов. Но, принимая во внимание развитие технологий, использование печати как элемента защиты со временем становилось менее целесообразным, поскольку ее наличие почти не гарантирует защищенность субъекта хозяйствования от подделки документов. Как уже указывалось, одной из причин отмены печатей инициатор Закона определил то, что их часто использовали во время рейдерских атак на предприятия. Поэтому анализировать целесообразность и последствия изменений в законодательстве относительно печати необходимо в комплексе.
Использовать печать – право, а не обязанность
Мало кто обращает внимание на то, что применение печати – именно право каждого предприятия, а не обязанность. То есть каждый субъект хозяйствования может решать вопрос использования печати по собственному усмотрению. Предложенные изменения необходимо оценивать исключительно как передачу предприятиям права самим выбирать средства индивидуализации и защиты своего документооборота и корпоративных прав.
Большинство предприятий использовали печать как единственный элемент подтверждения действительности документа и наличия у лица прав на его подписание. Применение дополнительных элементов защиты (использование фирменных бланков с защитными свойствами и визирование или парафирование документов) могут позволить себе далеко не все субъекты хозяйствования. Поэтому для таких предприятий отказ от печати может нести в себе определенные риски. Другими словами, отказ от печати без введения дополнительных средств защиты нецелесообразен.
То есть с целью предотвращения подделки документов предприятия необходимо вводить дополнительные средства защиты.
Как защитить документ от подделки без использования печати
Сегодня одним из наиболее распространенных способов защиты является использование фирменных бланков. Такие бланки изготовляются способами, аналогичными изготовлению денежных купюр, государственных акций, облигаций, сертификатов и т. п.
Вполне очевидно, что страницы документа, напечатанного на подобной бумаге, невозможно подменить или исправить. Кроме того, технологии создания такого вида защиты позволяет организации разработать собственный стиль документов или применить уже имеющийся.
Также используется парафирование или визирование документов. Парафирование – термин, распространившийся из сферы международного права – это подтверждение окончательности и аутентичности содержания документа. Парафировать документ может только директор, то есть высший руководитель компании. Как правило, парафирование используется в ходе заключения контрактов, требующих согласовании с государственными органами, или если сумма контракта большая, и документ действительно требует максимального уровня защиты. Визирование – это утверждение документа уполномоченным должностным лицом (не обязательно председателем организации, например, руководителем департамента, филиала), подтверждающее его ознакомление и согласие с содержанием документа.
Применение единой цифровой подписи – самый доступный и безопасный способ защиты документа. Суть его состоит в том, что подписание документа осуществляется с помощью цифровой подписи, которая выдается только сертифицированными центрами. Подделать такую подпись почти невозможно. Однако у данного способа есть довольно значительный недостаток, исправить который можно только со временем: обмен документами с цифровой подписью возможен только между контрагентами, имеющими технические возможности для получения, проверки и подписания документа. Важно, что государство со своей стороны также постепенно осуществляет переход на электронный документооборот с применением ЕЦП (представление отчетности в ГФС, например).
Отказ от печати может быть использован как стимул перевода системы документооборота в бездокументарную, то есть электронную форму.
ВЫВОД:
Подытоживая все вышеизложенное, следует указать, что отмена обязательности использования печати, безусловно, является большим шагом к либерализации документооборота в стране. Однако, как уже отмечалось, пользоваться своим правом на отказ от печати следует только после внедрения дополнительной защиты документов. Следовательно, отказываться от печати следует только в пользу одного из предложенных методов защиты документов, поскольку практика ведения бизнеса на сегодня такова, что предприятие без защиты своих документов может подвергать себя определенным рискам.