Предварительная запись на личный прием к членам Кабинета Министров Украины проводится работниками Управления вместе с представителями служб членов Кабинета Министров Украины в установ-юный графику день с 10-00 до 13-00. По поручению руководства Секретариата Кабинета Министров Украины к участию в предварительной записи граждан на личный прием к Первому вице-премьер-лиинистра, вице-премьер-министров Украины могут привлекаться работники соответствующих структурных подразделений Секретариата Кабинета Министров Украины.
Во время предварительной записи граждан на личный прием к членам Кабинета Министров Украины выясняется фамилия, имя, отчество, место жительства гражданина, содержание поднятого вопроса, к каким должностным лицам или органам государственной власти он обращался и какое было принято решение, определяется должностное лицо или орган государственной власти, к компетенции которых относится решение вопроса, изучаются документы, другие материалы, которые подаются гражданами для обоснования своих заявлений (ходатайств), жалоб или предложений (замечаний).
Повторный прием гражданина по вопросу, который уже рассматривался членами Кабинета Министров Украины, проводится в случае, если вопрос, поднятый в первом обоснованном обращении, не был решен по существу. В случае повторного обращения гражданина изучаются архивные материалы по данному вопросу, выясняются причины, вызвавшие его, предоставляются необходимые разъяснения и возможная помощь.
Во время проведения личного приема граждан могут присутствовать их представители, полномочия которых оформлены в установленном порядке, и лица, находящиеся в родственных отношениях с этими гражданами. Присутствие посторонних лиц во время проведения личного приема граждан не допускается.
В случае если поднятый гражданином вопрос решить на личном приеме невозможно из-за сложности и необходимости дополнительного изучения, гражданину может быть предложено изложить его в форме письменного заявления. Представленное гражданином на личном приеме письменное заявление рассматривается в порядке, установленном законодательством для письменных обращений. О результатах рассмотрения обращения гражданину сообщается письменно или устно (по его желанию).
Обращения граждан на личном приеме регистрируются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству по обращениям граждан в органах государственной власти и местного самоуправления, объединениях граждан, m предприятиях, в учреждениях, организациях независимо от форм собственности, в средствах массовой информации, утвержденной Постановлением Кабинета Министров Украины от 14 апреля 1997 № 348.
Управление осуществляет систематический анализ и обобщение обращений граждан на личном приеме, ежеквартально информирует об этом руководство Секретариата Кабинета Министров, ежегодно - Кабинет Министров Украины.
Порядок личного приема граждан должностными лицами Государственной налоговой администрации Украины, утвержденный приказом ГНА Украины от 26.12.2005 г. № 604.
Важным положением указанного Порядка является следующее. Должностное лицо, осуществляющее прием, для обеспечения квалифицированного разъяснения вопросов, поднятых гражданами, может привлекать к их рассмотрению руководителей других структурных подразделений ГНА Украины в части решения вопросов, относится к их компетенции, или получать от них нужную информацию в телефонном режиме.
Информация о ходе выполнения поручения, предоставленного на личном приеме, в течение установленного срока и окончательные выводы по результатам его рассмотрения (копии ответов, решений и т.п.) в обязательном порядке предоставляются исполнителями в структурное подразделение, ответственного за организацию личного приема граждан.
Порядок организации и проведения личного приема граждан в Государственном комитете Украины по надзору за охраной труда, утвержден Приказом Госнадзорохрантруда Украины от 17.05.2004 г. № 127 определяет, что вход граждан в приемную Комитета обеспечивается работниками общего отдела Комитета по разовым пропускам, выданным бюро пропусков, и документами, удостоверяющими личность, в порядке пропуска и пребывания в административном здании.
Информация о порядке и график личного приема граждан Председателем Комитета, первым заместителем, заместителями Председателя Комитета, директором Департамента организации государственного горного надзора, начальниками управлений и самостоятельных отделов Комитета публикуется в журнале «Охрана труда» и размещается на веб-сайте Комитета, а также в приемной комитета и в вестибюле на первом этаже административного здания в доступных для свободного обзора местах.
Подобные процедуры личного приема граждан содержатся и в Порядке организации и проведения личного приема граждан в центральном аппарате Пенсионного фонда Украины, утвержденному Приказом Пенсионного фонда Украины от 04.11.2003 г. № 109, и других нормативно-правовых актах министерств и ведомств.