У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обгрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюєш» погодження проекту документа. Погодження може здійснюватися як в установі (із структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа, - внутрішнє, так і за її межами - зовнішнє.
Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, проводиться не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються керівником установи невідкладно.
Зовнішнє погодження проектів документів проводиться установами, яким проекти надіслано для розгляду, у строк, визначений їх розробниками. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад: Начальник юридичного відділу (Підпис) (Ініціали, прізвище) Дата
Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає.
Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі.
Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою: Начальник юридичного відділу (Підпис) (Ініціали, прізвище) Зауваження і пропозиції додаються. Дата
Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.
Проекти нормативно-правових актів установи перевіряються працівниками юридичної служби установи на відповідність їх законодавству і візуються ними на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша проекту акта.
Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться, нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово «ПОГОДЖЕНО», найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, наприклад: ПОГОДЖЕНО
Заступник Міністра економіки та з питань європейської інтеграції'
(Підпис) (Ініціали, прізвище) Дата
Якщо зовнішнє погодження проекту документа ЗДІЙСНЮЄТЬСЯ колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання Вищої атестаційної комісії України Дата, N
У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох уст», нов, складається «Аркуш погодження», про що робиться відмітка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад: Аркуш погодження додається. Аркуш погодження оформляється за такою формою: АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ Назва документа Найменування посади Найменування посади
(Підпис) (Ініціали, прізвище) (Підпис) (Ініціали, прізвище) Дата Дата
Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписанні, затвердження та проставлення печатки. Документи підписуються посадовими особами установи відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими (локальними )актами.
В установах, що діють на основі єдиноначальності, документа підписуються лише керівником установи або його заступником, відповідно до їх повноважень.
Документи, що надсилаються організаціям галузі, підписуються керівником, його заступником, а також керівниками струкіур- них підрозділів установи відповідно до їх компетенції. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене- на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища. Наприклад:
Голова Державного комітету архівів України (Підпис) (Ініціали, прізвище) Начальник Головного управління (Підпис) (Ініціали, прізвище)
У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники. У разі надсиланні документа одночасно кільком організаціям, що належать до сфери управління установи, підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються засвідчені канцелярією примірники.
Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади. Наприклад: Директор інституту (Підпис) (Ініціали, прізвище) Головний бухгалтер (Підпис) (Ініціали, прізвище)
У разі підписання документа кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад: Заступник Міністра охорони здоров'я України (Підпис) (Ініціали, прізвище) Заступник Міністра юстиції України ( Підпис) (Ініціали, прізвище)
Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем, наприклад: Голова комісії
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
Секретар комісії
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: «в.о.», «заст.»).
Не допускається підписання документа з прийменником «за» або проставленням косої риски перед найменуванням посади.
Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (по. ложення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися від. повідним розпорядчим документом установи, що видала акт.
Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, напри- клад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Міністр фінансів України
(Підпис) (Ініціали, прізвище) Дата
Під час затвердження документа розпорядчим актом на доку, менті зазначається гриф за такою формою:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства фінансів України
20.04.97 N 15
Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.
На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою.
Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах) установ, договорах, посвідченнях, довіреностях.
Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається установою на підставі чинних нормативно-правових актів.
Печатка, яка відтворює найменування відповідної установи або її структурного підрозділу (негербова), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.
Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.
Резолюція - це напис на документі, зроблений керівником установи, що містить вказівки щодо виконання документа. Вона складається з таких елементів: прізвище виконавця виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.
На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.
Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.
Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче реквізиту «Адресат», паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.
Контроль за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, здійснюється згідно з орієнтовними графіками, які у разі потреби розробляються керівником служби діловодства і подаються на затвердження керівникові установи разом із зазначеними документами.
Під час проходження документа в установі обов'язково робляться такі помітки:
- про надходження (реєстрацію) документа - на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування установи, дата надходження документа, індекс документа);
- про взяття документа на контроль - на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово «Контроль» або літера «К»;
- про виконання документа і направлення його до справи - на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довід, ка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова «До справи» і номер справи, в якій документ буде зберігатися дата направлення документа до справи, найменування і підпис виконавця), наприклад: До справи N 06/24 Питання вирішено позитивно у телефонній розмові 05.03.97 (Посада, ініціали, прізвище)
Відмітка «До справи» свідчить про те, що робота над документом закінчена;
про перенесення даних на машинний носій - на нижньому правому полі першого аркуша документа слова «Перенесено на машинний носій», дата перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних).
Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа, наприклад: Петренко 277 12 64
У разі потреби під прізвищем виконавця документа і номером його телефону зазначається індекс друкарки (перші літери імені й прізвища, кількість надрукованих примірників і дата друкування), наприклад:
Кравченко 551 47.12 ЛГ 5 12.01.97
Контрольні питання:
1. Загальні засади організації документообігу. Поняття документообігу. Організація документообігу.
2. Несення відповідальності посадовими особами за організацію документообігу.
3. Порядок реєстрації документів. Індексація документів. Номенклатура справ.
4. Система діловодства юридичної служби.
5. Документування управлінської діяльності. Порядок оформлення службових документів.
6. Форми виконавчо-розпорядчої діяльності підприємств, установ і організацій.
7. Порядок підготовки проектів юридичних актів.
8. Державне регулювання у сфері електронного документообігу. Електронні документи. Електронний підпис.
9. Оригінал електронного документу. Електронна копія електронного документу. Юридична сила електронних документів.
10. Випадки неможливості застосування електронного документу як оригіналу. Поняття електронного документообігу.
11. Внутрішнє та зовнішнє погодження документів. Поняття резолюції та порядок її накладення.
12. Контроль про виконання завдань та помітки, що робляться під час проходження документів в установі і організації.