Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» устанавливает основные организационно-правовые принципы электронного документооборота и использования электронных документов.
Закон определяет, что электронный документооборот (обращение электронных документов) - это совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов, которые выполняются с применением проверки целостности и в случае необходимости с подтверждением факта получения таких документов.
Закон также устанавливает, что «отправка и передача электронных документов осуществляются автором или посредником в электронной форме с помощью средств информационных, телекоммуникационных, информационно-телекоммуникационных систем или путем отправки электронных носителей, на которых записан этот документ.
Если автор и адресат в письменной форме предварительно не договорились об ином, датой и временем отправки электронного документа считаются дата и время, когда отправка электронного документа не может быть отменено лицом, его отправила. В случае отправки электронного документа путем пересылки его на электронном носителе, на котором записан этот документ, датой и временем отправки считаются дата и время сдачи его для пересылки.
Требования подтверждения факта получения документа, установленные законодательством в случаях отправки документов заказным письмом или передачи их под расписку, не распространяются на электронные документы. В таких случаях подтверждение факта получения электронных документов осуществляется в соответствии с требованиями Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте».
Электронный документ считается полученным адресатом со времени поступления автору сообщения в электронной форме от адресата о получении этого электронного документа автора, если иное не предусмотрено законодательством или предварительной договоренностью между субъектами электронного документооборота.
Если предварительной договоренности между субъектами электронного документооборота не определен порядок подтверждения факта получения электронного документа, такое подтверждение может быть осуществлено в любом порядке автоматизированным или иным способом в электронной форме или в форме документа на бумаге. Указанное подтверждение должно содержать данные о факте и времени получения электронного документа и об отправителе этого подтверждения.
В случае непоступления к автору подтверждения о факте получения этого электронного документа считается, что электронный документ не получен адресатом.
Если автор и адресат в письменной форме предварительно не договорились об ином, электронный документ считается отправленным автором и полученным адресатом по их местонахождению (для физических лиц - место жительства), в том числе если информационная, телекоммуникационная, информационно-телекоммуникационная система, с помощью которой получен документ, находится в другом месте. Местонахождение (местожительство) сторон определяется в соответствии с законодательством.
Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» определяет также условия хранения электронных документов и функционирования архивов электронных документов: субъекты электронного документооборота должны сохранять электронные документы на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях.
Срок хранения электронных документов на электронных носителях информации должен быть не меньше срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге.
В случае невозможности хранения электронных документов на электронных носителях информации в течение срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге, субъекты электронного документооборота должны принимать меры по дублированию документов на нескольких электронных носителях информации и осуществлять их периодическое копирование в соответствии с порядком учета и копирования документов, установленного законодательством. Если невозможно выполнить указанные требования, электронные документы должны храниться в виде копии документа на бумаге (в случае отсутствия оригинала этого документа на бумаге). При копировании электронного документа с электронного носителя информации обязательно осуществляется проверка целостности данных на этом носителе.
При хранении электронных документов обязательно соблюдение следующих требований:
1) информация, содержащаяся в электронных документах, должна быть доступной для ее дальнейшего использования;
2) должна быть обеспечена возможность восстановления электронного документа в том формате, в котором он был создан, отправлен или получен;
3) при наличии должна храниться информация, которая позволяет установить происхождение и назначение электронного документа, а также дату и время его отправления или получения.
Субъекты электронного документооборота могут обеспечивать соблюдение требований по хранению электронных документов путем использования услуг посредника, в том числе архивного учреждения, если такое учреждение соблюдает требования этой статьи. Создание архивов электронных документов, представление электронных документов в архивные учреждения Украины и их хранение в этих учреждениях осуществляется в порядке, определенном законодательством.
Однако большинство механизмов реализации права граждан на информацию регламентируются подзаконными нормативно-правовыми актами. Рассмотрим некоторые из них.
Указ Президента Украины от 19 марта 1997 года № 241/97 «О мерах по обеспечению конституционных прав граждан на обращение» акцентировал внимание на увеличении количества обращений граждан к Президенту Украины, центральных и местных органов исполнительной власти, прежде всего жалоб на отсутствие надлежащего реагирования на них со стороны должностных лиц. С целью ликвидации указанных недостатков министерства, другие центральные органы исполнительной власти, Совет министров Автономной Республики Крым, областные, Киевская и Севастопольская городские, районные государственные администрации, органы местного самоуправления, предприятия, учреждения и организации независимо от форм собственности обязаны:
- Обеспечить создание необходимых условий для реализации конституционных прав граждан на письменное обращение или личный прием и обязательное получение обоснованного ответа на него, а также неукоснительное выполнение требований Закона Украины «Об обращениях граждан» относительно объективной, всесторонней и своевременной проверки заявлений и жалоб , добиваться реального осуществления принятых по ним решений;
- Выявлять и устранять причины, порождающие жалобы граждан, решать вопрос об ответственности должностных лиц, по вине которых допущены нарушения, бюрократизм и волокита; анализировать состояние работы с обращениями граждан и информировать об этом население, учитывать результаты анализа в практической работе;
- Регулярно проводить личный прием должностными лицами граждан по месту их работы и жительства, утвердить графики приема, изучать и соответствующим образом реагировать на критические обращения граждан, опубликованные в средствах массовой информации, а также на публикации и репортажи по вопросам состояния рассмотрения обращений граждан, сообщать редакции средств массовой информации о принятых по жалобам меры.