Доступ к документам Национального архивного фонда, содержащие конфиденциальную информацию о лице, а также создают угрозу для жизни или неприкосновенности жилища граждан, ограничивается на 75 лет со времени создания этих документов, если иное не предусмотрено законом. Ранее указанного срока доступ осуществляется с разрешения гражданина, права и законные интересы которого могут быть нарушены, а в случае его смерти - с разрешения наследников.
В случае передачи по договору в государственные архивные учреждения, архивных отделов городских советов документов Национального архивного фонда, которые не принадлежали государству, территориальным общинам, условия дальнейшего пользования ими определяются с бывшими владельцами указанным договором. Указанный порядок может быть установлен также в случаях передачи документов на хранение без изменения права собственности на них.
Статья 17 Закона Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» определяет ограничения доступа к документам Национального архивного фонда, принадлежащих другим собственникам (кроме государства, территориальных общин).
Архивные подразделения объединений граждан, религиозных организаций, а также предприятий, учреждений и организаций, основанных на частной форме собственности, архивные учреждения, основанные физическими лицами, имеют право ограничить доступ к документам Национального архивного фонда с целью обеспечения сохранности документов и защиты прав и законных интересов владельцев документов или других лиц. Ограничения устанавливаются по требованию владельца документов или других заинтересованных лиц с письменным уведомлением центрального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
В случаях, предусмотренных законом, ограничения, указанные в частях четвертой и пятой статьи 16 Закона Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» и части первой статьи 17 не распространяются на работников государственных архивных учреждений ^, суда, правоохранительных, контрольно-ревизионных и налоговых органов, которые выполняют служебные задачи, а именно в случаях:
- Когда речь идет о доступе к конфиденциальной информации о лице,
- В случаях передачи по договору в государственные архивные учреждения, архивных отделов городских советов документов Национального архивного фонда, которые не принадлежали государству, территориальным общинам,
- Когда архивные учреждения, основанные на частной форме собственности, ограничили доступ к документам Национального архивного фонда с целью обеспечения сохранности документов и защиты прав и законных интересов владельцев документов или других лиц.
Законом могут быть предусмотрены другие случаи, когда указанные ограничения не применяются.
Отказ в удовлетворении запроса доводится до сведения запрашивающего в письменной форме с разъяснением порядка обжалования принятого решения.
В отказе должны быть указаны:
1) должностное лицо государственного учреждения, которое отказывает в удовлетворении запроса;
2) дату отказа;
3) мотивированное основание отказа.
Отказ удовлетворения запроса о предоставлении письменной информации осуществляются в аналогичном порядке.
Однако применительно исключительности указанных оснований и их обоснованности существует немало научных дискуссий, некоторые из которых описаны ниже. Главные основания для отказа в доступе к информации - ограничение доступа к информации - предусмотрены в Конституции Украины. А именно в ст. 34 Конституции: право на свободу выражения мнения и информации может быть ограничено законом в интересах национальной безопасности, территориальной целостности или общественного порядка с целью предотвращения беспорядков или преступлений, для охраны здоровья населения, для защиты репутации или прав других людей, для предотвращения разглашения информации , полученной конфиденциально, или обеспечения авторитета и беспристрастности правосудия. Статья 32 Конституции также предусматривает основание для ограничения доступа к информации: не допускается сбор, хранение, использование и распространение конфиденциальной информации о лице без его согласия, кроме случаев, определенных законом, и только в интересах национальной безопасности, экономического благосостояния и прав человека.
Метод, используемый в статье 37 Закона Украины «Об информации», - один из двух возможных. Внутренняя информация всегда в какой-то мере защищается, а достигается это путем ограничений доступа или путем изъятия документов этого типа из сферы действия закона. Украинский Закон Украины «Об информации» выбрал первую возможность. Вопрос заключается в том, как толковать «внутриведомственный» - действительно узко ли предполагая, что документы могут иметь обращение среди широкого круга официальных лиц различного уровня и даже конкурирующих участков и оставаться все же закрытыми?. Если верно последнее, положение необходимо пересмотреть и сформулировать таким образом, чтобы уменьшить возможности органов власти отказываться от обнародования документов. В положении также должно разъясняться, что происходит с документами после принятия решения. Становятся они в какой-то мере доступными после этого? Одно дело в мире и покое проводить внутренние обсуждения, имея «время для обдумывания», но демократичность доступа к информации требует, чтобы общественность могла участвовать в обсуждении до того, как по определенному вопросу будет принято стратегическое решение, или если такое решение вызывает общую заинтересованность .
Действующие законы не указывают, кто именно обязан доказывать, что обнародование конфиденциальной информации, распорядителями которой вследствие каких-либо причин являются государственные служащие, может нанести вред в понимании статей 32 и 34 Конституции или общественная значимость такой информации непропорциональная вреда, который может нанести ее обнародования ». Окрми ученые считают, что если законы не содержат прямых норм или презумпций в отношении определенных видов конфиденциальной информации, эти обязанности в демократическом обществе могут выполнять только три категории лиц: специальные эксперты, как в случае государственной тайны, судьи и собственно лица, от которых получены определенную конфиденциальную информацию. По этому решению о сроках конфиденциальности информации, за исключением государственной тайны, также обязательно подлежат периодическому пересмотру по инициативе независимых органов или лиц, от которых получены такую информацию. В законах Украины подобные нормы пока просто отсутствуют.