Печать юридического лица является одним из средств его индивидуализации. Печать юридического лица также играет заметную роль в документообороте, поскольку ее существование на документе подтверждает, что он был эмитирован этой организацией. Обычно в документообороте необходимым, кроме печати юридического лица, является подпись того лица, действующего (по закону, уставными документами или доверенностью) от имени организации.
Следует подчеркнуть, что выделяются два вида печатей: гербовые выдаваемых лицам публичного права и государственным предприятиям и учреждениям и номерные, выдаваемых юридическим лицам частного права. Некоторые юридические лица (брокерские конторы) могут иметь несколько печатей. Кроме печатей юридическое лицо штемпеля, в принципе тоже индивидуализирующие ее и содержат основные реквизиты юридического лица, например угловой штемпель. Отдельные штемпеля имеют подразделения юридического лица, особенно отделены филиала и представительства. Кроме того различают персональные печати для представителей юридического лица, например лекарственные для удостоверения выданных врачом справок и рецептов. Практикуется также штемпели других подразделений: отдела кадров, бухгалтерии. Как правило они предназначены для тех из них, которые больше работают с документацией и выдают ее своим и другим лицам.
Наличие печати в каждого юридического лица все же необходимо. Ведь оформление любого документа с ее участием требует необходимость постановки на нем оттиска печати. Так, согласно Закону Украины "О налоге на добавленную стоимость", субъекты предпринимательской деятельности регистрируются плательщиками налога на добавленную стоимость и имеют право на выписку налоговой накладной. По требованию покупателя плательщик налога на добавленную стоимость обязан выписать и выдать ему на руки налоговую накладную, которая согласно Указу Президента Украины "О некоторых изменениях в налогообложении" от 07.08.98 г. № 857/98 должно быть подписано лицом, осуществляющим продажа товаров (работ, услуг), а также скреплена печатью. Налоговая накладная, не скреплена печатью, считается недействительной. Печать юридического лица необходима при открытии счета в банке, поскольку имеет проставляться на формах соответствующих документов, при оформлении трудовых книжек работникам, при заключении письменных договоров и т. п..
Согласно Приложению № 2 "Описание печати национального заведения (учреждения)" положения Об утверждении образцов и описаний печати, бланка и вывески национального заведения (учреждения) Постановление от 22 мая 2004 № 655 печать национального заведения (учреждения) имеет форму круга диаметром 45 миллиметров, край печати обрамлен двойным бортиком. В центре - изображение малого Государственного Герба Украины (трезубца) шириной 11 миллиметров, высотой 15 миллиметров, обрамлены кругом диаметром 24 миллиметров.
На поле между внешним обрамлением и обрамлением малого Государственного Герба Украины (трезубца) слева направо по кругу одним или двумя строками центровым способом размещается полное наименование центрального органа исполнительной власти, к сфере управления которого относится национальном заведении (учреждение), наименование национального заведения (учреждения) и идентификационный код. Надпись полного наименования центрального органа исполнительной власти выполняется шрифтом рубленой гарнитуры, кеглем 10 прописным. Так же выполняется ц надпись наименование национального заведения (учреждения).
Для изготовления печатей и штампов необходимо получить соответствующее разрешение для оформления заказа на их изготовление. Такие разрешения выдаются предприятиям в соответствии с Инструкцией "О порядке выдачи министерствам и другим центральным органам исполнительной власти, предприятиям, учреждениям, организациям, хозяйственным объединениям и гражданам разрешений на право открытия и функционирования штемпельно-граверных мастерских, изготовления печатей и штампов, а также порядок выдачи разрешений на оформление заказов на изготовление печатей и штампов ", утвержденной приказом МВД Украины от 11.01.99 г. № 17 (далее - Инструкции).
Документы, необходимо представить от имени юридического лица в городские (районные) органы внутренних дел для получения указанного разрешения следующие:
- Заявление, в котором указывается: количество печатей и штампов, которые предполагается изготовить; впервые ли нет изготовляются печати и штампы (при изготовлении печатей не впервой отмечается причина их изготовления), местонахождение (юридический адрес) предприятия; лицо, ответственное за получение разрешения на изготовление печатей и штампов, его фамилия, имя, отчество, паспортные данные, фамилию, имя, отчество, паспортные данные руководителя или уполномоченного им лица, которое подает ходатайство в орган внутренних дел. К заявлению прилагается квитанция о перечислении на счет органов внутренних дел платы за выдачу разрешения.
Субъекты предпринимательской деятельности негосударственной формы собственности к заявлению также добавляют:
а) нотариально заверенную копию свидетельства о государственной регистрации;
б) образцы (эскизы) печатей, штампов - в двух экземплярах, утвержденные руководителем (владельцем);
в) доверенность на имя ответственного за получение разрешения лица (в случае ее назначения).
Запрещается требовать документы, не предусмотренные Инструкцией.
При изготовлении эскиза печати необходимо учесть, что:
а) на всех печатях предприятий, учреждений, организаций, хозяйственных объединений, субъектов предпринимательства, объединений граждан, зарегистрированных в Украине, других организационных форм предпринимательства указывается их код в Едином государственном реестре предприятий и организаций Украины;
б) на печатях и штампах, изготовленных взамен утерянных (похищенных), в отражении обязательно должна быть буква "Д" (дубликат);
в) эскизы должны быть выполнены четко и разборчиво, без исправлений.
В течение пяти рабочих дней со дня получения вышеуказанных документов орган внутренних дел обязан выдать предприятию разрешение на оформление заказа на изготовление печатей и штампов или письменное отказ с указанием причин, обусловленных законодательством Украины.
Для получения разрешения необходимо иметь оригинал свидетельства о государственной регистрации, на оборотной стороне которого ставится штамп с указанием количества печатей и штампов, который заверяется подписью работника службы разрешительной системы и скрепляется печатью с оттиском "Разрешительная система". После этого свидетельство возвращается. Аналогичным образом заверяется и каждый экземпляр эскизов печатей и штампов. Если предприятие было переименовано или или печать штамп сработались, оформление заказов на изготовление печатей и штампов осуществляется на общих основаниях.
В случае кражи, потери печатей или штампов граждане обязаны принять меры для их розыска, а также немедленно сообщить об этом в органы внутренних дел. В таком случае разрешение на оформление заказов на изготовление печатей и штампов вместо похищенных, утерянных выдается на общих основаниях после подачи заявления о краже, урон, а также после опубликования в прессе сообщения о недействительности похищенных, утерянных печатей и штампов.
Штемпельно-граверные мастерские и участки принимают от министерств и других центральных органов исполнительной власти, предприятий, учреждений, организаций, хозяйственных объединений, субъектов предпринимательской деятельности и граждан заказы на изготовление печатей, в том числе с изображением Государственного Герба Украины, простых треугольных печатей, металлических печатей дляпосвидчень, специальных пропусков, металлических гербовых печатей, угловых (бланковых) штампов, а также штампов "Оплачено", "Погашено", "Депонировано" и других, с указанием в печатях и штампах названий министерств и других центральных органов исполнительной власти , предприятий, учреждений, организаций, хозяйственных объединений, субъектов предпринимательской деятельности и граждан, которым удостоверяются документы, с обязательным приложением к письмам и заявлениям образцов (эскизов) печатей и штампов и разрешений органов внутренних дел на их изготовление. Эскизы следует выполнить четко и разборчиво, экземпляры с поправками в работу не принимаются.
Все другие штампы и изделия: пломбираторы, факсимиле, штемпели, бракеровочные штампы и клейма, металлические печати для опечатывания шкафов, штампы бирок на продукцию с указанием грузоотправителя, штампы для входящей и исходящей почты, инвентарные штампы для библиотек и т. д. изготавливаются штемпельно-граверными мастерскими ( участками) без разрешений органов внутренних дел, но обязательно по ходатайству, подписанному руководителями предприятий, учреждений и организаций, для которых предназначены данные изделия.
Изготовленные печати и штампы выдают заказчикам после предъявления ими паспортов и поручений, при получении заказа удостоверяется изготовленной печатью.
Не полученные заказчиком печати и штампы хранятся в течение трех месяцев со дня изготовления, после чего уничтожаются в установленном порядке в присутствии сотрудника органов внутренних дел. Об уничтожении неполученную заказчиком печатей направляется уведомление в орган внутренних дел, выдавший разрешение на их изготовление, и заказчику.