В любой компании бухгалтерия и юридический отдел активно взаимодействуют по разным вопросам. Частота ежедневного общения с бухгалтерами гораздо больше, чем с сотрудниками любых иных отделов. Основной способ такого общения – ответы на поступающие от бухгалтерии запросы. Рано или поздно их количество достигнет такого числа, что юристу лучше заранее задуматься о систематизации. Помогает в этом оптимизация работы в программах таких как 1С.
Темы запросов
Прежде всего необходимо понять, по каким вопросам отделы взаимодействуют и в какие периоды это происходит чаще всего.
Вот основные темы таких вопросов:
- согласование договоров;
- работа с расчетными счетами (открытие, изменение информации, разблокировка, закрытие счета);
- корпоративные вопросы (выплаты дивидендов, внесение изменений в устав, займы от учредителей);
- предоставление документов в налоговые органы (налоговые проверки – плановые, внеплановые, встречные);
- предоставление документов в связи с аудиторскими и иными проверками;
- совместное составление регламентов для других отделов;
- иные вопросы (формы и формулировки доверенностей и приказов, проведение операций с клиентами по кассе).
От категории вопроса зависит и частота общения. Некоторые вопросы возникают эпизодически, а другие носят проектный характер, подразумевающий периодическое взаимодействие до момента окончательного решения вопроса в виде совместно разработанного документа.
Повседневные вопросы
Запросы бухгалтерии, поступающие ежедневно, как правило, связаны с запросами налоговых органов – их частоту и регулярность невозможно предсказать. Бухгалтерия направляет юристам запросы сразу же, как только получает их из налоговой инспекции, – это связано со сроками предоставления документов. Например, при встречной проверке у организации есть всего 5 дней на предоставление документов.
Суть такого запроса – необходимо предоставить договоры или иные документы, которые хранятся именно в юридическом отделе.
Логичнее всего договориться с бухгалтерией о том, что на протяжении рабочего дня будет формироваться один запрос о предоставлении копий и (или) оригиналов документов и в конце дня (например, не позднее 17.00) он будет направляться в юридический отдел – с возможностью предоставить документы на следующий рабочий день после его отправки.
Другая категория ежедневных запросов касается согласования договоров. Обычно оно происходит в рамках принятого в компании положения о договорной работе. Это значит, что данная часть запросов уже регламентирована таким положением, хотя по взаимной договоренности бухгалтеров и юристов сроки реагирования на запрос могут меняться.
Во время проведения аудиторами или налоговыми органами проверки бухгалтеры также направляют в юридический отдел запросы сразу, как только получают вопрос от проверяющих. Необходимо уточнять срочность такого запроса в зависимости от его объема. Например, если есть сканы запрашиваемых документов, то их направление по электронной почте не займет много времени. В ином случае имеет смысл придерживаться описанного выше общего порядка – просить направлять запросы один раз в определенный промежуток времени (иначе получится, что юристы не будут отходить от ксерокса целый день).
Бухгалтерия направляет запрос юристам и в том случае, когда возникают сомнения в правильности оформления какого-либо значимого действия с юридической точки зрения – например, бухгалтеры склада не уверены в возможности отгружать товар клиенту по предоставленным документам или же кассир не уверен в возможности провести по кассе некую операцию с наличными денежными средствами от клиента. В оперативном ответе на такой вопрос заинтересован сам юрист. Ведь если бухгалтер допустит ошибку, разбираться с ее последствиями придется, скорее всего, юристу.
Наконец, иногда вопросы бывают связаны с клиентами, которые уже находятся на территории компании. Очевидно, что решать такие вопросы нужно незамедлительно.
Совет
Если от бухгалтерии часто поступают одинаковые и схожие вопросы правового характера, необходимо избежать их дальнейшего повторения. Для этого стоит направить бухгалтерам (и иным заинтересованным лицам) письменное разъяснение, касающееся порядка действий в тех ситуациях, по которым вопросов поступает больше всего.
Периодически возникаемые вопросы
Во-первых, это запросы, связанные с распределением прибыли. Юристам и бухгалтерам нужно согласовывать бухгалтерские периоды, за которые прибыль распределяется между участниками или акционерами организации, суммы и порядок выплаты для предоставления документов в банк. Для таких запросов не всегда можно составить единый порядок действий. Но должна быть договоренность, что вопрос о выплатах согласовывается в такие сроки, которые будут позволять соблюсти предусмотренные законом нормы (например, сроки проведения собраний акционеров для утверждения выплаты дивидендов), подготовить и подписать необходимые документы.
Во-вторых, к периодическим вопросам относится необходимость составления определенного вида договоров (например, займов от учредителей). Запрос может быть инициирован не бухгалтерией, но именно бухгалтерия сообщает юридическому отделу необходимую информацию – сумму займа, процентную ставку, срок действия договора и иные условия. Таким образом, в данном случае перед юристом встает задача не только согласовать порядок направления запросов бухгалтерией, но и самому получить нужную информацию в бухгалтерии.
В-третьих, это вопросы по открытию, закрытию расчетных счетов, а также по уведомлению банков об изменениях в юридическом деле компании. При направлении такого запроса должна указываться необходимая информация и сроки исполнения. Например, для открытия счета юридическому отделу нужно подготовить пакет документов, что может занять несколько дней, а процедура закрытия счета гораздо проще и требует меньшего количества документов.
Проектные вопросы
Составление и изменение типовых договоров, внесение изменений в устав организации, составление регламентов – эти задачи требуют от обеих сторон подготовить план совместной работы и периодически согласовывать действия в отношении составляемых документов.
Договоры обычно составляют юристы, но разделы, касающиеся оплаты, сроков оплаты и поставки необходимо согласовывать с бухгалтерией, поскольку это связано с налоговыми вопросами. В тех случаях, когда бухгалтерия сообщает о необходимости изменить отдельное положение договора или весь договор целиком, юридическому отделу нужно согласовать с бухгалтерией сроки составления проектов изменений и окончательного принятия новой редакции. После подготовки проекта изменений он направляется в бухгалтерию для согласования, после чего необходимые формулировки или тексты договоров принимаются в окончательной редакции или же в них вносятся изменения с последующим принятием.
Внесением изменений в уставные документы также обычно занимается юридический отдел, но у бухгалтерии могут возникать предложения по изменению текста устава. Обычно это происходит, если такие рекомендации возникают в результате аудиторской проверки. В таком случае бухгалтерия направляет аудиторское заключение в юридический отдел для ознакомления с мнением аудиторов. Юридический отдел совместно с бухгалтерией разрабатывает план внесения изменений в учредительные документы.
Юридический отдел и бухгалтерия могут совместно составлять регламенты по работе с документами для других отделов, так как обе эти службы занимаются снижением финансовых и юридических рисков в деятельности компании. Поскольку остальные подразделения не обладают необходимыми знаниями и специальным образованием по таким вопросам, юридический отдел и бухгалтерия периодически занимаются разработкой регламентов для других подразделений по работе с бухгалтерскими документами. Обычно такие регламенты разрабатываются по мере выявления рисков, и юристам и бухгалтерам необходимо договориться хотя бы один раз в течение квартала собираться с целью обсуждения потенциальных рисков и способов их снижения.
В частности, такие регламенты могут касаться требований, предъявляемых к документам контрагентов, – вырабатываются общие правила, которые доносятся до сведения остальных подразделений: что нужно проверять в таких документах и как потребовать их исправить в случае несоответствия правилам.
Совет
Частые запросы, возникновение которых нельзя предвидеть заранее, должны отправляться в юридический отдел не чаще одного раза в день, для того чтобы юридический отдел мог выделить время в течение следующего дня для подготовки документов и (или) их копий.
Те вопросы, которые возникают регулярно, должны отправляться в юридический отдел с такой периодичностью, чтобы сроки направления запроса позволяли соблюсти предусмотренные законодательством сроки.
Запросы, возникающие в связи с хозяйственной деятельностью компании в результате деятельности других отделов или проверок, должны обсуждаться один раз в месяц или в ином режиме, о котором юристам и бухгалтерам нужно договориться письменно.