Для полноценной работы юрфирмы часто приходится пользоваться услугами подрядчиков, что, с одной стороны, облегчает жизнь, а с другой - добавляет немало проблем
Две основные причины, побуждающие юрфирмы отдавать определенные операции на аутсорсинг, - это снижение расходов и одновременное повышение эффективности. Далеко не каждая даже средних размеров юрфирма может позволить себе иметь в штате системного администратора, переводчика или узкоспециализированного юриста. Тем более, что не для каждой это целесообразно. Роль же аутсорсинговой компании, по словам Владимира Губенко, управляющего партнера ЮФ «Губенко и Партнеры», заключается в выполнении специфического или конкретного узкого задача, она выполняет в связи с отсутствием в фирме соответствующих специалистов или ограниченностью во времени выполнения задания.
Перед юрфирмами возникает широкий выбор компаний, которым можно передать выполнения большинства операций, необходимых для нормального функционирования компании. Сам же принцип выбора поставщика услуг зависит от их значения для бизнеса и стоимости. «Например, услуги по обслуживанию офисной техники выбрали согласно объявлению в справочнике, - говорит Владимир Губенко. - А вот бухгалтерские услуги, услуги переводчика, юриста, нотариуса и дизайнера мы, конечно, выбирали по рекомендации ». При выборе услуг, имеют интеллектуальную и творческую составляющие, большинство юристов склонны доверять советам коллег - одной рекламы этих услуг недостаточно. Компании же, которые занимаются поставкой канцелярии, воды и обедов, сами активно предлагают свои услуги и целесообразно выбирать наиболее ответственных из них, ибо качество и стоимость этих услуг практически одинаковы у разных компаний.
Координация - залог эффективности
Хотя многие представители юридического бизнеса и соглашаются с целесообразностью и даже необходимостью привлечения различных компаний как аутсорсеров, однако есть и критические замечания. Так, Наталья Кривицкая, PR-менеджер МЮФ Noerr, говорит, что хотя, на первый взгляд, аутсорсинг существенно облегчает жизнь юрфирмы, однако на самом деле он добавляет не только лишних затрат, но и головной боли, обусловленного постоянным контролем подрядчиков. Поэтому эффективность работы аутсорсинговой компании во многом зависит от юрфирмы-заказчика и построения правильных коммуникаций. Роль представителя фирмы, который контактирует с аутсорсинговой компанией, - предоставлять необходимую информацию и материалы, четко ставить задачи и контролировать их своевременное и качественное выполнение, говорит Владимир Губенко. Андрей Горбатенко, советник ЮК «Правовой Альянс», опираясь на опыт своей компании, отмечает, что наиболее эффективной является модель, когда за взаимодействие с аутсорсинговой компанией отвечает менеджер соответствующего проекта, который одновременно координирует работу юристов компании и работу коллег.
Александр Онищенко, управляющий партнер АК «Сделка», убежден, что технический персонал его компании по количеству минимальный и призван, скорее, эффективно организовать взаимодействие между АК «Сделка» и компаниями-аутсорсерами. Наверное, это и есть главная функция технического персонала компании, отмечает Александр. В частности, в сфере рекламы и PR, где задачи внутреннего персонала юрфирмы заключается в правильном формулировании задачи компании-аутсорсера (скажем, PR-агентства или студии дизайна), чтобы получить желаемый результат. Кроме того, важна и функция контроля за соблюдением надлежащего качества выполнения работ и их своевременностью.
Ни одна современная юридическая компания не сможет полноценно работать без юридических электронных баз нормативно-правовыми актами, судебной практикой, аналитическими материалами и другой юридически-экономической информацией, которая необходима юристам в работе. Однако ИТ-аутсорсинг для юридических фирм имеет небольшую, но все же специфику, поэтому не нужно к нему относиться как к сугубо технических услуг. Важно, что на компании, предоставляющие услуги ИТ-аутсорсинга, возлагаются обязанности надлежащего обеспечения конфиденциальности информации, с которой работают юристы, на невозможность ее утечки как за пределы юридической компании, так и за пределы компании, предоставляющей ИТ-услуги. Поэтому для максимального снижения рисков владельцы юридического бизнеса имеют под ИТ-аутсорсингом понимать не только просто настройку и обслуживание компьютеров фирмы, но и информационную безопасность, всегда следует отражать в соответствующих договорах.
Перевод на аутсорсинг
Не всегда юристы охотно отдают на аутсорсинг перевод документов на иностранных языках. Дело в том, что полноценный юридический перевод, как правило, способны сделать только профессиональные юристы с достаточным уровнем знаний иностранного языка. Поэтому отдельные юрфирмы отдают предпочтение развитию в себя направлении правовой лингвистики. Это обусловлено тем, что именно практикующие юристы, которые работают с нормативными актами и договорами на иностранных языках, владеют тонкостями юридического перевода, для которого нередко необходима абсолютная точность, содержательная и терминологическая соответствие. Владимир Губенко из собственного горького опыта утверждает, что невозможно выбирать услуги переводчика по объявлению. За последние годы его компания неоднократно получала некачественные услуги от агентств и бюро переводов, привлеченных по объявлениям. «В последнее время мы обращаемся за услугами переводчика, которого нам рекомендовала другая юрфирма», - говорит Владимир.
Впрочем, сложности от сотрудничества с подрядчиками могут возникнуть и в другой плоскости. Так, во время проверки одной фирмы налоговики особое внимание обратили на анализ расходов при расчете налога на прибыль. Налоговикам не понравилось, что к ним были отнесены расходы на перевод контрактов с немецкого языка. Несмотря на наличие штатного переводчика, было решено обратиться к услугам специалиста-юриста, и с соответствующим юрфирмой был заключен договор о предоставлении услуг перевода. Однако налоговики пришли к выводу, что нет оснований включать расходы по этому договору в состав расходов при расчете налога на прибыль, поскольку, по их мнению, был дважды оплачено ту же работу, которую должен сделать штатный переводчик. Налоговиками было доначислено налог на прибыль, начислена пеня и применены штрафные санкции.
По мнению фирмы, расходы на юридические услуги - именно так были квалифицированные услуги по переводу - должны включаться в состав расходов, связанных с производством и реализацией продукции. При этом они документально подтверждаемые и экономически обоснованы. Такие расходы направлены на получение прибыли, поскольку в случае заключения контракта, с подробным содержанием которого фирма старалась ознакомиться, она получала возможность увеличить свои доходы. В жалобе также обращалось внимание на то, что функции штатного переводчика и постороннего переводчика юриста не были продублированы, поскольку к компетенции первого согласно должностной инструкции относится участие во встречах с иностранными партнерами и деловая переписка. В итоге было признано, что в состав расходов оплата услуг переводчика юриста была включена правомерно.
Аутсорсинговый маркетинг
Свою специфику имеет также аутсорсинг рекламных и маркетинговых услуг. Как известно, агрессивная рекламная кампания юридических услуг в юридической среде считается дурным тоном. Поэтому юристам нужно детально обсуждать методику ведения маркетинговых и рекламных кампаний с представителями фирм, к которым они обращаются. Ведь понимание того, что является правильным и эффективным, очень отличается у юристов с одной стороны и маркетологов и рекламистов - с другой. Еще один вопрос, который возникает в начале сотрудничества, касается разработки корпоративного стиля и логотипа, а именно: передавать ее полностью маркетологам или отдельно обращаться к дизайнерам и отдельно - к маркетологам.
С самого начала сотрудничества юристам нужно иметь четкое представление о том, какими ресурсами оперирует компания, предоставляющая маркетинговые услуги. В частности, на каких видах маркетинговых и рекламных услуг специализируются специалисты, насколько они понимают специфику юридического бизнеса для предоставления адекватных услуг. Безусловно, весомым преимуществом аутсорсинговой компании будет наличие опыта работы именно с юридическими и адвокатскими компаниями, чем может похвастаться совсем немного фирм. Дело в том, что юридический маркетинг в Украине появился не так давно. Поэтому неудивительно, что маркетинговая работа не всегда носит системный характер и не всегда полноценное стратегическое видение маркетинговой работы в самих юристов. Немного отечественных юрфирм имеют должность маркетолога. Работа по исследованию и анализу юридического рынка, изучение спроса и предложений юридических услуг, брендинг, информационное обеспечение сайта и многое другое зачастую осуществляется штатными PR-менеджерами и менеджерами по развитию бизнеса.
Бывают случаи, когда компании тратят много ресурсов на один-два маркетинговых инструменты, например на спонсорство определенных мероприятий или рекламу, считая их достаточными для продвижения своей компании. Однако при этом не учитывается то, что маркетинг юридических услуг является делом, которое состоит из нескольких этапов. Что после рекламы или, скажем, спонсорства, нужно проводить немало мероприятий другого плана для получения конечного результату - привлечение новых клиентов. Такие меры должны осуществляться на постоянной основе, а не носить ситуативный характер, как это нередко бывает. Прежде всего, это касается ведения постоянной PR-работы, работы над тем, чтобы сделать собственный бренд и хотя основного партнера узнаваемыми в бизнес-среде, выработать устойчивые положительные ассоциации у потенциальных клиентов с собственной фирмой.
Одной из последних тенденций является развитие СММ-услуг, т.е. услуг по продвижению бренда в социальных сетях, в том числе и для юрфирм с учетом специфики рынка. Однако пока это не приобрело широкую популярность. СММ-специалисты, сколь бы квалифицированными они не были, все же не являются постоянными участниками юридического рынка, где далеко не все обычные инструменты работают и нужен определенный подход и очень аккуратное соблюдение всех тонкостей вопросам имиджа компании, с одной стороны, и конфиденциальности клиента - с другой, отмечает Наталья Кривицкая. Однако учитывая популярность социальных сетей и широких возможностей для бизнеса, которые они предлагают, можно спрогнозировать рост спроса на аутсорсинг СММ-услуг среди юрфирм.
Евгений Подлесный
Обсуждение с экспертами:
Узкий профиль
Владимир ГУБЕНКО,
управляющий партнер ЮФ «Губенко и Партнеры»
Наша фирма обращается за аутсорсингом к компаниям, предоставляющим услуги по обслуживанию офисной техники и ИТ-инфраструктуры офиса, услуги курьерской почты, полиграфические услуги, услуги по доставке канцелярии и питьевой воды, услуги по обслуживанию внутренней системы документооборота и биллинга. Мы также пользуемся услугами компании, предоставляющей базу нормативных документов, без которой не может работать ни одна юридическая фирма. Разработка, поддержка работы сайта и дизайнерские услуги также покупаются у третьих лиц. Кроме того, на сегодня бухгалтерские услуги относятся к аутсорсингу. Иногда мы привлекаем профессионального переводчика и даже юристов. Конечно же, мы пользуемся услугами нотариусов. Планируем привлекать на условиях аутсорсинга компании, предоставляющей услуги по развитию и маркетингу.
Необходимость привлечь аутсорсинговую компанию, в первую очередь, возникает тогда, когда требуется привлечь специалиста узкого профиля, например патентного поверенного, переводчика с китайского языка или адвоката по уголовным делам, которыми наша компания не занимается. К услугам переводчика мы обращаемся, если объем работы по переводу юридического текста и время на его перевод ограничены. На наш взгляд, при достижении фирмой определенного размера по количеству сотрудника, услуги по обслуживанию техники и ИТ-инфраструктуры офиса должны быть поскладени на штатного сотрудников. То же можно сказать и о бухгалтерии. В штате крупных фирм всегда есть и переводчики.
Донести идею
Александр ОНИЩЕНКО,
управляющий партнер АК «Сделка»
АК «Сделка» постоянно обращается за аутсорсингом в другие компании, поскольку считаем, что делом должны заниматься специалисты, независимо от того, касается это предоставление юридических услуг или поставки канцелярских товаров. Конечно, наш коллектив прежде сконцентрирован на качественном и оперативном предоставлении юридических услуг. Другие, вспомогательные вещи, которые выполняют технические работники офиса или специализированные компании (а зачастую, и те, и другие), только прямо или косвенно способствуют достижению целей компании, повышению качества услуг и сервиса для наших клиентов. Чаще пользуемся услугами компаний, поставляющих разнообразную канцелярию, расходные материалы для оргтехники, оказывают курьерские услуги, поставляют продукты питания (прежде всего, кофе и чай) и т.д.. Довольно высокая степень аутсорсинга используем в PR-деятельности, прежде всего это студии дизайна, рекламные агентства и полиграфия.
Без вышеперечисленного эффективную работу офиса компании и продуктивную деятельность на рынке представить трудно, поэтому стараемся не перегружать себя техническими вопросами, концентрируясь на клиентах и их делам. Чрезвычайно важно правильно и четко доносить идеи и стратегии в компании-исполнителя, поскольку именно эти вещи являются решающими для формирования PR-компании. Соответственно, ошибочно воспринята идея обесценивает рекламную кампанию в целом и даже в отдельных случаях дискредитирует рекламодателя.
Отбор подрядчика
Андрей Горбатенко,
советник ЮК «Правовой Альянс»
Благодаря баланса потребностей компании и подбора соответствующих кадров пока у нас практически нет потребности в аутсорсинге внутренних вопросов. Единичные случаи аутсорсинга, которые имеют место в нашей компании, обычно связаны с работой над запросами клиентов. Все пациенты условно можно разделить на две группы. Во-первых, когда у компании нет специалиста с достаточным опытом или квалификацией для работы над определенным запросу клиента либо его частью. В частности, когда в рамках работы над запросом клиента необходимо обрабатывать законодательство зарубежных стран или глубоко вдаваться в вопросы налогового учета и т.п.. В таких случаях очевидна необходимость привлечения иностранной юридической компании или, соответственно, аудиторской компании. В таких случаях наша компания является максимально открытой с клиентом и всегда согласовывает исполнителя, которому вопрос будет отдано на аутсорсинг, обосновывая необходимость его привлечения. За годы работы нами были наработаны деловые отношения с рядом компаний, которые позволяют нам предоставлять весь спектр юридических услуг, даже если запросы клиентов выходят за пределы нашей специализации. Во-вторых, на аутсорсинг отдаются вопросы, имеющие формальный характер, такие как регистрация юридических лиц, получение лицензий и разрешений и другие услуги, связанные с разрешительной системой.
Основным вопросом является отбор подрядчика, который способен обеспечить надлежащий уровень услуг. При отборе подрядчика мы проводим его оценку по ряду критериев, в частности срок пребывания на рынке, отзывы клиентов, участие в рейтингах, скорость реакции на запросы, стоимость услуг и, наконец, наши впечатления от работы с таким подрядчиком.
Руками - дешевле
Наталья КРИВИЦКАЯ,
PR-менеджер МЮФ Noerr
Обычно юрфирмы отдают на аутсорсинг маркетинговую часть работы. Кроме традиционной полиграфической продукции, это может быть работа со СМИ, веб-сайт, организация мероприятий и т.д.. По полиграфии - ничего удивительного, здесь просто важно следить за тем, чтобы подрядчики четко следовать бренд-бука. Веб-сайт - тоже понятно, в этом вопросе лучше довериться профессионалам. Конечно, уже после разработки и первичного наполнения основной информацией, ведение веб-сайта быть возложено на представителей фирмы - то маркетинг-, то пиар-, то ИТ-отдел компании.
Также часто юрфирмы сотрудничают по вопросам связей со СМИ (публикации, комментарии, интервью). Эффективно это или нет - однозначного ответа нет, каждая фирма решает это индивидуально. Моя точка зрения - лучше использовать с такой целью внутренний пиар-ресурс. Также наработанный контакт-лист журналистов является очень важным моментом для маркетинг-активности любой компании. Агентства такую информацию обычно не разглашают. Это же касается и проведения мероприятий. Многие юрфирм отдают этот вопрос на откуп компаниям по проведению мероприятий. Однако опыт показывает, что своими усилиями все обходится значительно дешевле, даже с учетом затраченного времени. Альтернативно можно использовать ресурс партнерства (например, разделение), который не всегда популярен, однако обойдется дешевле.