Использование в хозяйственной деятельности факсимиле вместо собственноручной подписи определенного лица обладает целым рядом преимуществ, одно из которых (пожалуй, самое главное) – возможность оформить те или иные срочные документы даже в ситуации, когда лицо, уполномоченное их подписывать, отсутствует на рабочем месте. Поэтому не удивительно, что эта практика имеет достаточно широкое распространение.
Вот только, как всегда, имеются нюансы. Один из них – достаточно фрагментарное регулирование законодательством вопросов применения факсимиле подписи. К примеру, в отношении расчетных и расчетно-кассовых документов существует однозначный запрет на использование факсимиле, а во многих других случаях законодатель не уделяет достаточного внимания этому вопросу.
Как результат контролирующие органы получают возможность самостоятельно делать выводы о допустимости факсимиле подписи на том или ином документе. Особо ярко это выражено для налоговых органов при рассмотрении вопроса о законности оформления с помощью факсимиле первичных документов бухгалтерского учета.
Позиция налоговиков выражена в Обобщающей налоговой консультации по вопросам применения факсимиле при составлении первичных документов, документов бухгалтерской и налоговой отчетности, утвержденной еще в 2012 году. С тех пор мнение контролирующего органа не менялось.
Заключается оно в том, что использование факсимиле на первичных документах бухгалтерского учета не допускается. В обоснование приводится ссылка на пп. 2.5 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, который содержит отсылочную норму о допустимости использования факсимиле и других аналогов собственноручной подписи только в случаях, предусмотренных законами и актами гражданского законодательства. Поскольку в профильном Законе "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" разрешения на использование факсимиле нет, то и использовать его на первичных документах нельзя.
Однако такая позиция неоднократно вызывала критику. В качестве контраргументов приводились ссылки на нормы ч. 2 ст. 207 Гражданского кодекса и ч. 2 ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине".
Так, указанная норма Гражданского кодекса предусматривает возможность использования для оформления сделок факсимиле подписи не только в случаях, предусмотренных законодательством, но и в случаях, когда об этом договорились стороны сделки. Это дает основания говорить, что требование пп. 2.5 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете выполнено – актом гражданского законодательства предусмотрена возможность использования факсимиле на тех первичных документах, которые с точки зрения гражданского права являются документами, фиксирующими письменную форму сделки.
В свою очередь, упомянутая норма Закона "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" предусматривает принципиальную возможность использования для оформления первичных документов не только собственноручных подписей, но и других средств идентификации лица, составившего документ (в том числе и факсимиле). Следовательно, это говорит о некорректности использованных налоговиками аргументов.
Понятное дело, что в такой ситуации, когда имеется однозначное мнение налоговиков о недопустимости факсимиле, "осторожные" налогоплательщики стараются все же факсимиле на первичных документах не использовать. Тем не менее в административные суды время от времени попадают дела об обжаловании НУР, выписанных на основании того, что тот или иной оформленный с помощью факсимиле подписи документ не может являться надлежащим подтверждением возникновения налогового кредита и расходов с точки зрения обложения налогом на прибыль.
Надо сказать, что административные суды занимают по данным делам не менее однозначную позицию, нежели налоговики. Заключается она в признании аргументов налоговиков относительно недопустимости оформления первичных документов бухгалтерского учета с использованием факсимиле необоснованными. Главное внимание судами уделяется вопросу, договорились ли стороны об использовании факсимиле при оформлении документов. Если соответствующая оговорка в договоре (или в форме отдельного документа) была сделана – суды считают использование факсимиле законным.
При этом в решениях ВАСУ уделяется внимание и разного рода нюансам оформления такого согласия. К примеру, при вынесении 06.10.2014 определения по делу № 2а-16034/12/2670 ВАСУ указал, что согласие на оформление договора с использованием факсимиле подписей может быть выражено не только непосредственно в договоре, но и в приложениях к нему. Главное, чтобы стороны согласились, что такие приложения являются неотъемлемой частью договора. При этом одновременно был сделан более обобщенный вывод о том, что первичные документы могут оформляться с использованием факсимиле.
В свою очередь, в определении по делу № 2а-911/11/1470 от 20.01.2015 ВАСУ детализировал этот вывод для целей обложения НДС. В тексте определения однозначно указано, что использование факсимиле при подписании договоров не может влиять на формирование налогового кредита в связи с исполнением таких договоров.
Имеется отдельное решение ВАСУ, посвященное вопросу признания расходов на основании документов, оформленных с применением факсимиле – определение ВАСУ по делу № 816/3047/13-а от 10.03.2015. В нем недвусмысленно указано, что использование факсимиле при оформлении первичных документов (в данном деле – актов приема-передачи имущества) не может быть основанием для непризнания расходов в целях обложения налогом на прибыль.
ВЫВОД:
Так что, как видим, ВАСУ однозначно и последовательно отстаивает позицию о том, что системное толкование норм ч. 2 ст. 207 Гражданского кодекса, ч. 2 ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" и пп. 2.5 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете позволяет использовать факсимиле подписи для оформления первичных документов бухгалтерского учета, если использование факсимиле вместо собственноручной подписи оговорено сторонами сделки.