Формами доступа к информации механизмы, с помощью которых можно удовлетворять желания спрашивающих о доступе к информации, то есть ознакомление с документами на месте, копии, выписки, перевод и т.п..
Большое значение имеет возможность ознакомиться с документом на месте, в органе власти, его располагает, часто этой привилегией пользуются те, кто живет неподалеку от соответствующего органа. Вопрос перевода рассматривается, как правило, не в законодательстве о личном право доступа - по крайней мере в странах с единственным официальным языком, а в более общем законодательстве об административных процедурах. В странах, в которых более один официальный язык или языки национальных меньшинств, вопросы перевода больше связано с фундаментальными принципами доступа к информации.
Новые технологии позволят органам власти распространять, а общественности - получать документы с малыми затратами. Возможность электронной обработки данных - крайне желательно дополнение к различным формам доступа к официальной информации, но надо иметь в виду, что с ней связана и опасность таким образом разгласить конфиденциальные данные. Не надо так же забывать о дополнительном риск нарушения авторских прав.
Отдельные законодательные системы ограничивают обязанность органов власти копировать документы или представлять их на месте, когда к таким документам можно легко получить доступ иначе - например, когда это широко обнародован материал, который может быть в библиотеке или книжном магазине, в которых орган может направить запрашивающего .