Основные правила работы государственных архивов Украины устанавливают, что основными принципами пользования документами архива являются:
- Открытость ретроспективной документной информации,
- Законность ее поиска, получения и использования,
-Равные права доступа к ней всех юридических и физических лиц, - непричинение вреда документам во время пользования ими.
Архив обеспечивает для граждан Украины, иностранцев и лиц без гражданства, находящиеся в Украине на законных основаниях, свободный доступ к документам с открытой информацией и архивных справочников и баз данных к ним с момента поступления этих документов на хранение в архив или со времени создания в архиве этих справочников и баз данных.
Архив может ограничить доступ к документам НАФ, принадлежащих государству, территориальным общинам, на срок до одного года в связи с их научно-техническим обработкой, проверкой наличия и состояния или реставрацией. В случае проведения большого объема указанных работ срок ограничения может быть продлен с разрешения Госкомархива Украины, но не более, чем на один год.
Архив не вправе ограничивать или определять условия использования открытой архивной информации, полученной пользователем в результате самостоятельного поиска или как платная услуга архива. Архив не несет ответственности за использование информации, полученной пользователем на законных основаниях.
Архив ограничивает доступ к документам и базам данных, содержащих государственную или другую предусмотренную законом тайну, - до момента отмены решения об установлении ограничений для определенной категории документов с такой информацией; документам с конфиденциальной информацией о лице, а также к документам, которые могут создать угрозу для его жизни или неприкосновенности жилья - на 75 лет со дня их создания. Архив обязан предоставить пользователю исчерпывающую информацию о порядке получения разрешения на доступ и в случае его получения предупредить пользователя в установленном порядке об ответственности за сохранение секретности или конфиденциальности информации.
Предоставление допуска к секретным документам и ознакомление с ними осуществляется в порядке, установленном законодательством о государственной тайне. Доступ к рассекреченным документам предоставляется на общих основаниях.
Доступ к документам с конфиденциальной информацией о лице, а также к документам, которые могут создать угрозу для его жизни или неприкосновенности жилья может быть предоставлено с разрешения физического лица, права и законные интересы которого могут быть нарушены (субъекта персональных данных), а в случае его смерти - с разрешения ее наследников. К таким документам могут относиться личные дела, медицинские карты (истории болезней), первичные документы переписей населения, социологических исследований и другие документы официального происхождения, а также письма, дневники и другие документы личного происхождения, содержащие отдельные сведения или совокупность сведений о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни физического лица. Архив обязан по требованию лица - субъекта персональных данных предоставить ему для ознакомления документы о нем и по его запросу сообщить обо всех случаях пользования этими документами. В случае выявления лицом недостоверных сведений о себе к документам с персональными данными может быть добавлен документы, опровергающие или уточняют эти данные.
К документам официального происхождения, содержащих конфиденциальную информацию, отнесенную к коммерческой или иной предусмотренной законом тайны (кроме информации о лице), доступ может быть предоставлен с письменного разрешения фондообразователя или его правопреемника (дальнейшего владельца).
Указанные выше ограничения не распространяются на работников государственных архивных учреждений, суда, правоохранительных, контрольно-ревизионных и налоговых органов, которые выполняют служебные задачи, а также в других предусмотренных законом случаях.
В случае передачи по договору в архив на постоянное хранение документов НАФ, не принадлежали государству, территориальным общинам, условия дальнейшего пользования ими определяются с бывшими владельцами указанным договором. Этот порядок может быть установлен также в случаях передачи документов на депонированное хранения.
Доступ к документам, являются объектами авторского и смежных прав и права интеллектуальной собственности, предоставляется на общих основаниях, если иное не предусмотрено письменным распоряжением субъекта права (фондоутворювача или другого лица) или его наследников.
Доступ к аудиовизуальным и научно-технических документов, созданных как продукт целевой производственной деятельности, регулируется соглашением архива с юридическими лицами - производителями, передали документы на хранение, по согласованию с другими субъектами права в соответствии с законодательством. Об отказе в доступе пользователю сообщается письменно с указанием исчерпывающих оснований отказа.
Выполнение тематических и персональных запросов, предоставление пользователю документов для использования их информации или их обнародования, опубликования, экспонирования в коммерческих целях архив имеет право осуществлять как платную услугу. Во всех указанных случаях пользователь документами (заявитель, потребитель) должен четко указывать цель получения архивной информации, документов или их копий. В случае значительных объемов работ по выявлению, предоставления, копирование документов, особенностей взаимодействия пользователя и архива между ними заключается соответствующее соглашение.