С целью обеспечения повышенного контроля за доступом к документам, состоянием их сохранности и перемещением, а также для обеспечения немедленной эвакуации в экстремальных условиях отдельные категории документов подлежат обособленному хранению. К ним относятся:
- Секретные документы, - уникальные документы;
- Особо ценные документы;
- Документы, имеющие во внешнем оформлении или в приложениях к ним материальные ценности;
- Документы с конфиденциальной информацией или с особыми условиями доступа, установленными их владельцами;
- Документы, поступившие в архив в состоянии россыпи или по описанию первичного разборки;
-Документы, находящиеся на депонированному хранении. Временном обособленному хранению подлежат документы, пораженные биологическими вредителями.
Документы обособленного хранения подлежат изъятию из своих компактно размещенных организационных групп. На место удаленных единиц хранения подкладывается карта-заменитель.
Документы выдаются из хранилищ:
- Для использования (пользователям - в сектор пользования документами, работникам архива - к рабочим помещениям, юридическим и физическим лицам - во временное пользование вне архива);
- Для выполнения плановых работ с документами (работникам архива - до рабочих помещений);
- Для создания страхового фонда и фонда пользования, осуществления специальной обработки документов с целью улучшения их физико-химического и технического состояния (в лаборатории архива или других юридических лиц).
При наличии копий фонда пользования для пользования выдаются копии, при их отсутствии - оригиналы документов.
Оригиналы уникальных и особо ценных документов, а также документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, для пользования не выдаются. В исключительных случаях оригиналы этих документов может быть выдан только с письменного разрешения директора архива.
Не выдаются для пользования и проведения работ, связанных с созданием страхового фонда и фонда пользования и улучшением физико-химического состояния, документы, не прошедшие научного описания и технического оформления. Такие документы могут быть выданы в виде исключения для проведения неотложных реставрационно-ремонтных работ.
Не выдаются для пользования документы при проведении проверки их наличия и состояния, проведения реставрационных и других специальных работ с ними, а также документы с ограниченным режимом доступа, допуск к которым предоставляется в установленном законодательством порядке.