Здравствуйте. Может ли директор или главный бухгалтер подписывать документы (кассовые ордера) в период нахождения в очередном ежегодном отпуске? При этом выдан приказ на возложение их обязанностей на других сотрудников.
Добрый день! Сразу отметим, что прямого ответа в законодательстве нет. Более того, Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине (являющееся основным и по сути единственным НПА в данной сфере) вообще обходит молчанием порядок заполнения ордеров в случае отсутствия руководителя предприятия и/или главного бухгалтера на рабочем месте (болезнь, отпуск).
Поэтому данный вопрос пришлось регулировать на уровне разъяснений НБУ, среди которых обращаем внимание на письмо № 11-113/3421-115-75 от 26.08.2008, где четко установлено право заместителя директора (руководителя) подписывать кассовые ордера в отсутствие последнего, если это предусмотрено внутренними документами предприятия.
Однако именно приведенного вопроса о праве находящегося в отпуске лица подписывать кассовые ордера НБУ не рассматривался.
Также стоит сказать, что судебной практики, связанной с оспариванием права должностных лиц, находящихся в отпуске, подписывать кассовые ордера, обнаружить не удалось.
Поэтому придется строить ряд умозаключений на основе имеющихся норм законодательства.
Начнем с того, что разберемся в сущности ежегодного отпуска с точки зрения трудового права. Согласно КЗоТ любой отпуск (в том числе и основной ежегодный) является одним из видов нерабочего времени. То есть его характерной особенностью является то, что сотрудник, находящийся в отпуске, на этот период освобождается от исполнения своих трудовых обязанностей и, соответственно, в случае если речь идет о должностном лице – лишается полномочий, связанных с исполнением этих обязанностей.
Данные обязанности и полномочия могут быть предусмотрены как трудовым договором или внутренним документом предприятия, так и нормами законодательства. В случае подписания кассовых ордеров соответствующее должностное полномочие руководителя и главного бухгалтера предусмотрено напрямую п. 3.3 и 3.4 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине.
Данное полномочие следует считать должностным, поскольку его появление у физического лица связывается с занятием последним определенной должности на предприятии (либо с изданием соответствующего внутреннего распорядительного документа предприятия). При этом оно напрямую связано с исполнением указанными лицами своих трудовых обязанностей – организацией и ведением бухгалтерского учета, контролем за деятельностью предприятия в целом и за соблюдением финансовой и кассовой дисциплины в частности.
Таким образом, можно сделать вывод, что руководитель и главный бухгалтер, находящиеся в отпуске, с формальной точки зрения временно лишаются своих полномочий, связанных с трудовой деятельностью, в том числе и права подписывать кассовые ордера. Подтверждается это и практикой, согласно которой на время отпуска руководителя предприятия, как правило, назначается исполняющий обязанности, которому и передаются все права руководителя (либо данные полномочия распределяются между несколькими лицами).
Однако, при желании, можно попробовать обосновать и иную точку зрения. К примеру, в письме НБУ № 11-113/1441-4464 от 07.04.2008 содержится утверждение о том, что подпись руководителя на расходном кассовом ордере не может быть заменена подписью другого лица. Опираясь на это утверждение, можно доказывать, что передача полномочия подписывать ордера на время отпуска законодательством не предусмотрена и, следовательно, директор имеет право ставить свою подпись даже находясь в отпуске.
Хотя данная позиция является достаточно шаткой и без крайней необходимости прибегать к ней не стоит.
И в заключение можно сказать следующее – если нет крайней необходимости, лучше во время нахождения руководителя и главного бухгалтера предприятия в отпуске не допускать подписания ими кассовых ордеров. Если другого выхода нет (к примеру, заболели или уволились лица, уполномоченные на подписание ордеров в отсутствие директора и/или главного бухгалтера), то сначала нужно оформить появление директора и/или главного бухгалтера из отпуска. Например, это может быть приказ об отзыве из отпуска либо соответствующее решение собственника.