Умер сотрудник предприятия. Какие документы мне, как руководителю, нужно оформлять в таком случае, какие действия предпринять? Что будет с суммами, которые он должен был получить за работу, и т. п.?
С вопросом, который поставил перед нами автор, рано или поздно сталкивается любое предприятие, работающее длительное время. Руководителей же "молодых" предприятий указанное обстоятельство может поставить в тупик, заставив задуматься о возможных последствиях ненадлежащего оформления документов, или же не вызвать вообще никаких вопросов. Очевидно, что лучше все-таки задуматься и задаться вопросами, чем впоследствии не знать, что отвечать, когда вопросы будут задавать руководителю.
Поскольку автор вопроса не конкретизировал обстоятельства смерти работника, обозначим алгоритм действий руководства предприятия без учета обстоятельства, связанного со смертью работника на предприятии.
Итак, прежде всего следует получить от родственников копию свидетельства о смерти работника, после чего издать приказ о прекращении трудового договора и об исключении умершего из штата работников предприятия.
Трудовая книжка в случае смерти работника выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или направляется по почте по их требованию. В трудовой книжке умершего работника в разделе "Сведения о работе" и даты записи в графе 3 пишется: "Работа прекращена в связи со смертью", далее заполняется графа 4 – указываются дата и номер приказа (распоряжения). Эта запись заверяется в установленном порядке (п. 4.3 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников).
В трудовой книжке следует указать дату прекращения трудового договора, которая должна совпадать с датой смерти работника независимо от того, работал умерший в этот день или нет.
Трудовая книжка, не полученная родственниками умершего работника, должна храниться в течение 2 лет на предприятии отдельно от остальных трудовых книжек работников, находящихся на работе. После этого срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а по истечении указанного срока их можно уничтожить в установленном порядке (п. 6.2. Инструкции).
Один из главных вопросов, которые беспокоят работодателя: что будет с суммами, причитавшимися работнику?
Руководитель предприятия должен выплатить все суммы, причитающиеся умершему работнику: заработную плату за отработанное время, денежную компенсацию за неиспользованные умершим дни ежегодных отпусков, дополнительного отпуска, а также больничные.
Работодателю следует иметь в виду, что выплата причитающихся умершему работнику сумм членам семьи или родственникам осуществляется на основании письменного заявления и при наличии свидетельства о смерти работника, свидетельства о браке (если суммы получает супруг умершего работника); иным лицам следует иметь справку из ЖЭКа, подтверждающую совместное проживание с умершим, а также документальное подтверждение родства с умершим работником.
Возникает вопрос, как быть с выплатой денежных сумм лицу, с которым умерший работник проживал без регистрации брака. В таком случае лицо должно предоставить решение суда, которым установлен факт проживания одной семьей без регистрации брака. В ином случае основания для выплаты таким лицам денежных сумм, причитающихся умершему работнику, отсутствуют.
Следует учесть, что суммы заработной платы, принадлежавшие наследодателю, но не полученные им при жизни, передаются членам его семьи, а в случае их отсутствия входят в состав наследства (ст. 1227 ГКУ). Как видим, законодатель указывает именно членов семьи, а не родственников. Семью составляют лица, совместно проживающие, связанные общим бытом, имеющие взаимные права и обязанности (ст. 3 СКУ). Супруги считаются семьей и тогда, когда жена и муж в связи с обучением, работой, лечением, необходимостью ухода за родителями, детьми и по другим уважительным причинам не проживают совместно. Ребенок принадлежит к семье своих родителей и тогда, когда совместно с ними не проживает.
Таким образом, суммы заработной платы, принадлежавшие умершему работнику, будут переданы членам семьи в понимании ст. 3 СКУ.
Если умерший работник проживал отдельно от родителей, иных кровных родственников, не был связан с ними общим бытом, то такие родственники смогут получить причитающиеся умершему суммы в порядке наследования.
В случае отсутствия членов семьи родственники умершего работника смогут получить указанные суммы в общем порядке наследования, предусмотренном ГКУ. Работодатель в указанном случае вносит причитающиеся умершему работнику суммы на депозит нотариуса (ст. 537 ГКУ).
В случае смерти работника денежная компенсация за неиспользованные им дни ежегодных отпусков, а также дополнительного отпуска выплачивается наследникам (ст. 83 КЗоТ).
Следует обратить внимание, что если умерший работник до окончания рабочего года ранее уже получил отпуск полной продолжительности, удержание из заработной платы за неотработанные дни отпуска для покрытия его задолженности не производится (ст. 22 Закона "Об отпусках").
Стоит также иметь в виду, что лица, осуществившие погребение умершего работника предприятия (ими могут быть любые лица, осуществившие погребение за свой счет), имеют право на получение пособия на погребение. Выплата такого пособия осуществляется по месту работы умершего, но за счет средств Фонда социального страхования по временной утрате трудоспособности.
Что касается налогообложения, то заработная плата умершего работника предприятия облагается налогом в общем порядке.
Как видим, затруднений в случае смерти работника у работодателя быть не должно. Вам, как руководителю, необходимо надлежащим образом оформить трудовую книжку умершего работника; произвести выплаты всех причитающихся умершему работнику сумм, в том числе больничных, заработной платы за отработанное время, денежной компенсации за неиспользованные умершим дни отпусков, а также пособия на погребение (за счет средств Фонда).