Нотаріус забезпечує докази, необхідні для ведення справ в органах іноземних держав (ст. 102 Закону).
Про вчинення дій, передбачених ст. 102 закону, може просити будь який має право звертатися за їх вчиненням громадянин України, українська юридична особа, іноземний громадянин, особа без громадянства, а також іноземна юридична особа. Вони повинні надати нотаріусу докази, що вчинення даної дії необхідно для ведення справи в органі іноземної держави.
Закон не встановлює будь-яких обмежень щодо характеру іноземного органу, який веде справу. Мова може йти не тільки про суд, третейському суді, арбітражному суді або взагалі про заснування юстиції, а й про адміністративне, фінансовому, валютному, митному чи іншому органі іншої держави. Не має значення і вид справи, що ведеться за кордоном: це може бути спадкова справа, справа про продаж нерухомості, що знаходиться за кордоном, справу про розірвання шлюбу тощо Доказ забезпечується незалежно від положення справи: до її порушення, під час нею розгляду, під час оскарження рішення, і т. д.
Дії по забезпеченню доказів провадяться відповідно до цивільного процесуального законодавства України (п. 197 Інструкції),
З метою забезпечення доказів, потрібних для ведення справ в органах іноземних держав, українські нотаріуси можуть допитувати свідків, проводити огляд письмових і речових доказів, призначати експертизу.
Нотаріус, що забезпечує докази, повинен сповістити про час і місце забезпечення доказів цру-гую сторону і зацікавлених осіб, чиї права та інтереси можуть бути гак чи інакше порушені проведеними діями. Неявка повідомлених осіб не є обставиною, що перешкоджає проведенню дій щодо забезпечення доказів. Повідомлення іншого боку і зацікавлених осіб не є обов'язковою вимогою, якщо в даний час неможливо визначити, хто згодом буде брати участь в передбачуваному справі.
Перед проведенням допиту нотаріус повинен попередити свідка або експерта про кримінальну відповідальність за дачу завідомо неправдивих показань або ув'язнення, а також за відмову або ухилення від дачі показань або висновку. Про допит свідка, проведеному в порядку забезпечення доказів, нотаріус складає протокол.
Протокол повинен містити такі відомості:
- Дату і місце проведення допиту; прізвище та ініціали нотаріуса, який проводив допит; найменування нотаріальної контори, нотаріального округу;
- Прізвище, ім'я та по батькові особи, на прохання якого виробляється забезпечення доказів, і його місце проживання;
- Прізвища, імена та по батькові осіб, що беруть участь у допиті;
- Прізвище, ім'я та по батькові свідка, рік його народження та місце проживання;
- Відомості про попередження про відповідальність задачу завідомо неправдивих показань або відмова від їх дачі;
- Утримання показання свідка, тобто питання, задані йому, та відповіді на них.
Після закінчення допиту протокол підписується свідком, які беруть участь у допиті особами та нотаріусом. Підпис нотаріуса скріплюється його печаткою.
При забезпеченні доказів шляхом огляду письмових і речових доказів такий огляд залежно від обставин може відбуватися як в приміщенні нотаріальної контори, робочого місця приватного нотаріуса, так і за їх межами, наприклад, в місці знаходження документів. При цьому також складається протокол, в якому повинні бути відображені:
- Дата і місце проведення огляду;
- Прізвище, ім'я та по батькові нотаріуса, найменування нотаріальної контори, нотаріального округу;
- Прізвище, ім'я та по батькові особи, на прохання якого виробляється забезпечення доказів, і його адресу;
- Прізвища, імена та по батькові зацікавлених осіб, які беруть участь у виробництві огляду, їх місця проживання;
- Обставини, виявлені при огляді.
Протокол після закінчення огляду підписується усіма що у огляді особами та нотаріусом. Підпис нотаріуса скріплюється його печаткою.
При необхідності нотаріус має право призначити проведення експертизи. Для цього він виносить постанову, в якій повинні бути вказані:
- Дата і місце складання постанови, прізвище та ініціали нотаріуса, який виніс постанову, найменування нотаріальної контори, нотаріального округу;
- Прізвище, ім'я та по батькові особи, на прохання якого призначається експертиза, її місце проживання;
- Питання, з яких потрібно висновок експерта;
- Найменування експертної установи, якій доручається виробництво експертизи. При дорученні виробництва експертизи конкретному експерту вказуються його прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання, місце роботи та посаду.
Експертний висновок підписується експертом.
Після закінчення проведення дій, які забезпечують докази, нотаріус видає зацікавленій особі, на прохання якого ці дії робилися, по одному примірнику кожного документа, складеного в процесі забезпечення доказів. Один примірник цих документів зберігається в справах державної нотаріальної контори чи у приватного нотаріуса.
Кожен документ вноситься до реєстру для реєстрації нотаріальних дій, підписується нотаріусом і скріплюється його печаткою.
Особа, яка звернулася до нотаріуса з проханням забезпечити докази, зобов'язана здійснити оплату державного мита, винагороди свідкам, експертам та інші витрати, пов'язані з виробництвом дій щодо забезпечення доказів. При визначенні розміру виплат свідкам і експертам враховуються ставки, встановлені для видачі винагород при виклику свідків та експертів до суду.
Якщо до нотаріуса звернувся з проханням забезпечити докази громадянин України, який є стороною у справі, розглянутому органами іноземної держави, нотаріус виконує всі дії в звичайному порядку. Якщо забезпечення доказів має бути вироблено на прохання офіційних органів іноземної держави, нотаріус вживає заходів щодо їх забезпечення тільки у разі, якщо це прохання передана йому в порядку, встановленому міжнародними договорами або законодавством України.