Документи, складені відповідно до вимог міжнародних договорів, являють нотаріусам фізичні та юридичні особи, які беруть участь за кордоном у цивільних та інших правовідносинах.
Відповідно до ст. 100 Закону документи, складені за кордоном за участю іноземних властей або які від них виходять, приймаються нотаріусами за умови їх легалізації органами Міністерства закордонних справ України.
Легалізація офіційного документа означає перевірку його відповідності чинному законодавству країни перебування, встановлення та посвідчення дійсності оригіналу документа або підпису, повноважень посадової особи, яка підписала документ або засвідчило попередню підпис, а також дійсності відбитка штампа, печатки, якими скріплено документ.
Акт консульської легалізації полягає у вчиненні українським консулом легалізаційному написи на акті (або документі). Процедура консульської легалізації встановлюється Інструкцією про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженої наказом Міністерства закордонних справ України від 15 серпня 1997
Наслідок акта консульської легалізації полягає в тому, що нотаріус отримує право прийняти до розгляду відповідний документ (або акт). Однак вона не звільняє його від дотримання загальних правил українського законодавства, що регулюють прийняття документа для вчинення нотаріальної дії. Зокрема, нотаріус повинен зі евоей боку перевірити, чи відповідає легалізований документ вимогам закону (ст. 49 Закону).
Ухвалений нотаріусом легалізований документ оцінюється їм на загальних підставах. Легалізаційному напис, досконала на ньому консулом, не надає акту додаткової юридичної сили.
Українське законодавство передбачає можливість встановлення вилучень з правил обов'язкової консульської легалізації (ч. 2 ст. 100 Закону). Без легалізації приймаються документи, складені за кордоном за участю іноземних властей або від них виходять у випадках, передбачених законодавством України, міжнародними договорами, в яких бере участь Україна або щодо яких вона визнала себе правонаступником.
У порядку правонаступництва на території України є чинними договори, укладені колишнім СРСР, з:
- Угорщиною - про надання правової допомоги у цивільних, сімейних та трудових справах;
- Фінляндією - про правовий захист та правову допомогу у цивільних, сімейних і кримінальних справах;
- Алжирської Народної Демократичної Республіки - про взаємне надання правової допомоги;
- Республікою Кіпр - про правову допомогу у цивільних і кримінальних справах. Крім того, до держав, з якими Україна має двосторонні (багатосторонні) угоди про відмову від легалізації офіційних документів, відносяться Албанія, Болгарія, В'єтнам, Корейська Народно Демократична Республіка, Куба, Монголія, Польща, Румунія, Словенія, країни, що утворилися на території колишньої Югославії, Чехія, Литва, Латвія, Естонія, Російська Федерація, Вірменія, Білорусь, Грузія, Молдова, Казахстан, Киргизія, Таджикистан, Туркменістан, Узбекистан, Азербайджан.
Питання надання правової допомоги між державами - учасниками СНД врегульовані Конвенцією про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних і кримінальних справах, підписаної 22 січня 1993 у м. Мінске94. Зазначена Конвенція ратифікована України від 10 жовтня 1994р. з деякими застереженнями:
- Україна бере на себе зобов'язання з надання правової допомоги в обсязі, передбаченому ст. 6 Конвенції, за винятком визнання і виконання виконавчих написів;
Україна бере на себе зобов'язання визнавати і виконувати рішення, постановлені на територіях держав - учасниць Конвенції, передбачені п. а ст. 51 Конвенції, за винятком нотаріальних актів за грошовими зобов'язаннями.
Як передбачено ст. 13 Конвенції про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних і уюловним справах, документи, які на території однієї з договірних сторін виготовлені або засвідчені установою, або спеціально на це уповноваженою особою в межах їх компетенції і за встановленою формою та скріплені гербовою печаткою, приймаються на території інших договірних сторін без будь-якого спеціального посвідчення.