В нормативно-правовых актах, регламентирующих проведение проверок нотариусов не определен исчерпывающе и полно компетенцию, объем прав и обязанностей лиц, осуществляющих такие проверки. То же самое касается и прав и обязанностей самих нотариусов при осуществлении проверки. Они содержатся во многих актах законодательства,
2 В Министерстве юстиции - это работники Департамента нотариата и адвокатских объединений. В Главном управлении юстиции в городе Киеве - сотрудники Управления нотариата.
начиная от Закона Украины «О нотариате», и заканчивая правилами проверок.
Учитывая это, в данном разделе руководства мы предлагаем сводную информацию, которая может помочь более легко сориентироваться в указанных вопросах.
Перечень тех вопросов, контроль за которыми осуществляют ответственные работники главных управлений юстиции, а также перечень их возможных действий и решений можно определить, проанализировав компетенцию главных управлений юстиции.
Согласно Закона Украины «О нотариате» и Положения о Главном управлении юстиции Министерства юстиции Украины в Автономной Республике Крым, главные управления юстиции в областях, гг. Киеве и Севастополе, утвержденного Приказом Министерства юстиции Украины от 14.02.2007 № 47/5, главные управления юстиции через своих ответственных працивникив3:
1. организуют работу учреждений нотариата, проверяют их деятельность и принимают меры к ее улучшению;
2. осуществляют руководство государственными нотариальными конторами и проверку организации нотариальной деятельности государственных и частных нотариусов и выполнения ими правил нотариального делопроизводства;
3. обеспечивают и контролируют деятельность нотариального архива по хранению нотариальных документов;
4. контролируют соблюдение требований по организации рабочего места частного нотариуса;
5. останавливают, прекращают деятельность нотариусов, готовят обоснованные представления на рассмотрение Минюста об аннулировании свидетельства о праве на занятие нотариальной деятельностью;
6. контролируют обращение специальных бланков нотариальных документов;
7. контролируют своевременность и правильность внесения нотариусами записей в Единых и Государственных реестров Министерства юстиции Украины, действующих в системе нотариата;
8. проводят аналитически-методическую работу, изучают, обобщают и направляют нотариальную практику, готовят для нотариусов разъяснения в пределах своей компетенции.
При этом, для осуществления контроля за нотариальной деятельностью управления юстиции имеют право:
9. привлекать в установленном порядке к проверкам работы учреждений нотариата и частных нотариусов заведующих государственных нотариальных контор, квалифицированных нотариусов из других нотариальных округов, а также представителей отделений Украинской нотариальной палаты с их согласия;
10. получать безвозмездно информацию для осуществления функций, возложенных на управления;
11. требовать при проверках от нотариусов необходимые документы и сведения, а также, в случае необходимости, устные и письменные объяснения по вопросам, касающимся предмета проверки;
12. издавать в пределах своей компетенции приказы, обязательные для выполнения подведомственными учреждениями, органами и должностными лицами.
Следует иметь в виду, что уполномоченные представители главных управлений юстиции при проведении проверок деятельности нотариусов не имеют права на:
13. беспрепятственной доступ в помещение нотариуса;
14. самостоятельный осмотр рабочего места (конторы) частного нотариуса;
15. изъятие любых документов.
При проведении проверок нотариусов представители главных управлений юстиции (инспекторы) обязаны:
16. предоставлять по требованию нотариуса документы, подтверждающие их полномочия;
17. действовать исключительно в пределах полномочий и способом, которые предусмотрены законами Украины;
18. быть объективными и беспристрастными;
19. хранить в тайне сведения, которые стали им известны при проведении проверки;
20. четко излагать все выявленные факты нарушения требований законодательства нотариусом с обязательным указанием, какие конкретно нормы законодательства нарушены;
21. получить письменные объяснения нотариуса относительно выявленных ошибок или нарушений действующего законодательства.