Рабочим местом (конторой) частного нотариуса есть помещение, в котором могут учинятися нотариальные действия (далее - Помещение).
При проверке рабочего места на предмет его соответствия установленным требованиям, необходимо обратить внимание на следующее.
1. Расположение рабочего места нотариуса.
Рабочее место должно находиться в пределах нотариального округа, в котором частный нотариус осуществляет нотариальную деятельность. Частный нотариус вправе иметь только одно Помещение. Нотариальный округ и адрес, где должно находиться рабочее место нотариуса, указанные в его регистрационном удостоверении.
Все нотариальные действия должны осуществляться в помещении, которое является рабочим местом нотариуса, за исключением случаев, когда законодательство позволяет совершать такие действия вне помещением.
2. Правовые основания для осуществления частным нотариусом своей деятельности в помещении, которое он занимает.
Указанные правовые основания могут быть подтверждены:
• документом о праве собственности на помещение;
• договору аренды помещения;
• договору займа или договором о сотрудничестве с другим частным нотариусом.
Если проверяется рабочее место действующего частного нотариуса11, необходимо выяснить наличие акта о сертификации рабочего места (конторы) частного нотариуса или решения суда, вступившего в законную силу, которым признано незаконным акт об отказе в сертификации рабочего места (конторы) частного нотариуса. Только при наличии такого документа разрешается использовать Помещение для совершения нотариальных действий.
3. Обеспечение сохранности нотариальных документов, печати нотариуса, специальных бланков нотариальных документов и архива нотариуса.
При проведении проверки необходимо исследовать условия хранения печатей и штампов частного нотариуса, специальных бланков нотариальных документов и специальных бланков документов информационного системы Минюста. Для их сохранности рабочее место нотариуса должно быть оборудовано огнестойким сейфом, который защищен от угона и несанкционированного доступа. Сейф должен быть прикреплен к стенам или полу.
Вместе с тем необходимо проверить условия хранения архива нотариуса. В соответствии с установленными требованиями, архив частного нотариуса должен храниться в металлических шкафах или в отдельной должным оборудованной комнате. При этом, если архив хранится в металлических шкафах, должны соблюдать требования к их установке. А именно - запрещается размещать шкафы для хранения архива в приемной, а также в местах, где посетитель может беспрепятственно к ним подойти.
В случае, когда в Помещении нотариальную деятельность осуществляет несколько нотариусов, необходимо установить соблюдается требование, согласно которой каждый из нотариусов должен иметь обособленный металлический шкаф или комнату для хранения своего архива. При этом не считается нарушением, если архивы нотариусов хранятся в одной комнате но в отдельных металлических шкафах.
Для сохранности документов рабочее место нотариуса также должно быть оборудовано средствами пожарной сигнализации. Поэтому необходимо проверить у нотариуса документы, подтверждающие факт уста-новления указанных технических средств (договор, акт выполненных работ и т. п.).
7. Наличие необходимого количества комнат и условий, обеспечивающих соблюдение нотариальной тайны.
Количество изолированных комнат в Помещении зависит от количества человек, которые в нем работают.
В случае, если помещение для осуществления нотариальной деятельности используют несколько нотариусов, каждый из них должен иметь уединенную комнату. При этом каждый частный нотариус, должен иметь возможность одновременно и независимо от другого частного нотариуса осуществлять нотариальную деятельность. Частный нотариус, занимает помещение на основании договора о сотрудничестве с другим нотариусом, не вправе работать в одной комнате с лицами, деятельность которых не связана с совершением нотариальных действий.
Кроме того, в помещении должно быть по крайней мере одна отделена комната для работы лиц, работающих с частным нотариусом на основании гражданско-правового или трудового договора и является техническим персоналом.
Все отдельные комнаты, которые используются для совершения нотариальных действий или для работы технического персонала, должны быть надлежащим образом приспособлены для работы.
Для обеспечения работы частного нотариуса с информационными ресурсами Министерства юстиции Украины Помещение должно быть оборудовано необходимой компьютерной и аппаратной техникой, которая отвечает требованиям, установленным администрацией соответствующих единых и государственных реестров Министерства юстиции Украины (см. предыдущий раздел).
8. Защита помещения от несанкционированного проникновения.
Для защиты помещения от несанкционированного проникновения, частный нотариус должен:
• оборудовать входные двери и окна средствами защиты - бронированными (металлическими) входной дверью и металлическими игра-тами соответственно;
• обеспечить оборудование помещения средствами охранной и пожарной сигнализации - что подтверждается соответствующими договорами или другими документами.
Средства сигнализации должны обеспечивать эффективную защиту помещения.
6. Условия доступа в помещение.
Доступ в помещение частного нотариуса должно быть удобным для посетителей. Что, в частности, предусматривает:
1. наличие вывески, указывающая на местонахождение частного нотариуса;
2. наличие отдельного входа с улицы, если Помещение частного нотариуса размещено в жилой квартире;
3. расположения Помещение частного нотариуса не выше второго этажа, если оно находится в жилом доме.
Необходимо также обратить внимание на наличие в Помещении приемной комнаты, предназначенной для пребывания лиц, ожидающих приема у нотариуса. В такой комнате ведется предварительный прием по организационным вопросам, связанным с работой частного нотариуса, предоставляются правовые консультации общего характера. Не допускается расположение в приемной комнате рабочих мест частного нотариуса или работников, занимающихся подготовкой документов к совершению нотариальных действий. В помещении, где одновременно совершают нотариальные действия несколько частных нотариусов,
разрешается совместное использование ими одной приемной комнаты.
По поводу «приемной комнаты» необходимо сделать одну оговорку. Действующая (на момент подготовки пособия) редакция Положения о рабочем месте нотариуса в отличие от редакции, действовавшей до 2009 года не содержит прямых требований относительно обязательного наличия приемной комнаты, а так же требований к такой комнаты. Однако, несмотря на это, Положение о рабочем месте нотариуса сих пор предусматривает отражение в акте о сертификации рабочего места сведений о приемной комнату. То есть, этот вопрос является предметом проверки и на него необходимо обращать внимание. Учитывая это, при проверке этот вопрос необходимо исследовать. Однако, очевидно, отсутствие приемной комнаты пока не может быть основанием для отказа в сертификации рабочего места нотариуса.