5. ВОПРОСЫ СОБЛЮДЕНИЯ нотариусу ПРАВИЛ ведения нотариального делопроизводства, ПОДЛЕЖАЩИХ ПРОВЕРКЕ
В этой главе пособия рассмотрены основные правила и требования, касающиеся ведения нотариального делопроизводства, соблюдение которых является составной частью проверок нотариальной деятельности. Для удобства представления информации, все указанные правила и требования разбиты на три большие группы:
1. требования и правила, характеризующие общее состояние нотариального делопроизводства у нотариуса;
2. требования по ведению нотариусом единых и государственных реестров;
3. порядок расходования, хранения, обращения специальных бланков нотариальных документов.
5.1 Состояние нотариального делопроизводства
Для оценки состояния нотариального делопроизводства у нотариуса инспектор при проведении проверки должен исследовать достаточно широкий круг вопросов. А именно:
5.1.1 Соблюдение требований по ведению номенклатуры дел
Изучение состояния нотариального делопроизводства следует начинать с выяснения наличия у нотариуса (в конторе или архиве) утвержденной номенклатурой дел.
Номенклатура дел должна быть утверждена соответствующим приказом нотариуса (заведующего конторы, архива). Согласно установленным правилам, номенклатура утверждается на один деловой год и проводится в действие с 1 сичня14. Это означает, что соответствующий приказ нотариус обязан выдавать ежегодно.
При изучении предоставленных нотариусом приказов, необходимо обращать внимание на соблюдение требований по составлению номенклатуры дел. В частности:
1. в номенклатуру не могут включаться те дела, которые не предусмотрены Типичной номенклатуре, утвержденной Министерством юстиции Украины (см. Приложение 2);
2. сроки хранения дел, указанные в номенклатуре, должны соответствовать аналогичным срокам с Типовой номенклатуры;
3. форма номенклатуры дел нотариуса должна соответствовать форме типовой номенклатуры (т. е. содержать следующие графы: индекс дел; заголовок дела (наряда), количество дел (томов) сроки хранения и статьи по перечню; примечание);
4. каждое дело, включена в индивидуальной номенклатуры, должна иметь условное обозначение (арабскими цифрами) - индекс. Индекс дел состоит из индекса направления деятельности и порядкового номера дела (например 02-08).
Следует иметь в виду, что отдельные дела с Типовой номенклатуры, утвержденной Министерством юстиции, ведутся, как правило, в государственных нотариальных конторах. То есть, частные нотариусы могут, но не обязаны их заводить. В качестве примера таких дел можно привести: протоколы производственных совещаний (01-04) квартальные планы (01-05) отчеты об их выполнении (01-06).
При этом, в утвержденной номенклатуре дел частный нотариус отражает все дела, обозначая в колонке «Примечание» надписью «не ведется» те дела, которые частный нотариус не ведет. При проверке номенклатуры дел за предыдущие годы необходимо обратить внимание на следующее:
5. или завершении работы номенклатуру итоговыми записями. Такие записи должны соответствовать установленной форме и быть скрепленными подписью заведующего государственной нотариальной конторы или частного нотариуса и их печатью.
9. или заполнено в закрытой номенклатуре дел графу «количество дел».