Инспектор должен проверить соблюдение нотариусом при ведении реестров, алфавитных книг, других книг и журналов установления. - Ного порядка ведения и правил оформления дел, реестров, журналов и т. д..
Проверяя соблюдение порядка ведения дел, книг и журналов, предусмотренных номенклатурой, необходимо обращать внимание на:
- Соответствие реестров для регистрации запретов отчуждения недвижимого и движимого имущества, а также арестов, наложенных на такое имущество судами, следственными органами и регистрации снятия таких запретов и арестов, а также других книг и журналов, предусмотренных номенклатурой дел, тем формам, которые установлены Правилами ведения нотариального делопроизводства;
- Соблюдение правила, которое предусматривает, что все реестры, книги и журналы должны быть прошиты, количество листов пронумерованы и скреплены подписью и печатью заведующего конторы, архива, частного нотариуса;
- Соблюдение требования по заполнению реестров, книг, журналов исключительно от руки ручкой черного, синего или фиолетового цвета;
- Соблюдение требования относительно четкого и понятного заполнения реестров, книг и журналов, разборчивым почерком, без пропусков и оставления мест между записями;
- Своевременность внесения записей в реестр - дата записи в реестре должна соответствовать дате совершения нотариального действия и дате составления документа;
- Правильное и своевременное отражение на документах, которые выдаются нотариусом, или в удостоверяющих надписях, набранных номеров нотариальное действие зарегистрировано в реестре для регистрации нотариальных действий.
Проверяя соблюдение правил оформления дел, книг и журналов, предусмотренных номенклатурой, необходимо обращать внимание на:
1. Размер дела (наряда).
Дело (наряд) с документами не должно превышать 250 листов (30 - 40 мм толщиной). При большем объеме документов дело (наряд) делят на самостоятельные тома.
2. Нумерацию и соблюдения порядка расположения документов.
Все листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, должны быть пронумерованы. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Удостоверяющий надпись дела и чистые листы не нумеруются.
Номера должны быть проставлены в правом верхнем углу механическим нумератором или простым мягким карандашом, не задевая текста. Применение чернил, пасты или цветных карандашей для нумерации листов запрещается.
Листы каждого тома дела (наряда) должны иметь отдельную нумерацию, которая начинается с первого номера.
Если при нумерации были допущены ошибки, то листы нумеруются снова, при этом старые номера не стираются, а зачеркиваются одной косой чертой, и рядом ставится новый номер листа. В этих случаях во внутреннем описании вносятся исправления или описи составляются заново. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается применение буквенных номеров листов (4-я, 9-б и т. д.).
3. Наличие и правильность оформления внутренних описаний.
Внутренние описания должны быть составлены в всех дел (нарядов) нотариальных документов, предусмотренных номенклатурой, кроме документов справочного, учетного характера и документов временного (до 10 лет включительно) хранения.
Он должен быть составлен на отдельном листе и по установленной форме, содержащий сведения о порядковых номерах нотариально удостоверенных документов дел, фамилии, имена, отчества лиц, в отношении которых совершались нотариальные действия, даты документов, их заголовки, номера по реестру и номера листов дела , на которых расположен каждый документ. В соответствующем внутреннем описании дела (наряда) указывается также количество отсутствующих документов и соответствующих актов (справок) 15.
К каждому внутренней описи должен быть составлен итоговый запись, в которой приводится цифрами и буквами количество нотариально заверенных документов, включенных в опись, количество листов дела, а также количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается заведующим конторы, архива или частным нотариусом и прошивается в начале наряда (назад).
4. Наличие и правильность оформления удостоверяющих надписей.
Удостоверяющие надписи должны содержаться в конце каждого дела на специально вшитой чистом листе, а в книгах и журналах на обратной стороне последнего чистого листа. Доклеювання засвид-чувального надписи не допускается.
Удостоверяющие надписи должны:
• соответствовать установленной форме;
• содержать цифрами и прописью количество листов в деле (наряде) и отдельно через знак "+" (плюс) - количество листов внутренней описи;
• указывать на все неусувани дефекты (поврежденные, разрушенные листы, залитые чернилами), справки-заменители (копии) изъятых документов, а также, в случае отсутствия необходимых документов, - это число, наличие актов, справок, буквенных и пропущенных номеров листов.
5. Соблюдение требований подшивка документов.
Подшивка документов в дела (наряд) осуществляется прочными, туго натянутыми нитями. При подшивке документа в дело (наряд) делаются 4 прокола, расстояние от верхнего и нижнего краев документа не должна быть более 2 см.
Нотариус должен осуществлять подшивку так, чтобы сохранилась полная возможность чтения текста, который не должен подходить к линии пидшиття ближе, чем на 2 см, а листы не должны выступать за край обложки. Если текст документа расположен близко
15 Акты составляются в случае отсутствия нотариально удостоверенного или иного документа в государственной нотариальной конторе. Справки составляются частными нотариусами.
к краю листа, к такому листа при подшивке в дело подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается к делу. В таком же порядке подшиваются документы большого фор-мата, которые хранятся в сложенном виде.
Подшивка дел должно выполняться периодически, но не позднее чем через 3 месяца после окончания дел в делопроизводстве.
6. Наличие и правильность оформления обложек дел (нарядов).
Обложки дел должны быть оформлены по форме, установленной Правилами ведения нотариального делопроизводства. В частности, на обложках дел, книг, журналов обязательно указываются:
1. наименование конторы, фамилия, имя, отчество нотариуса, нотариальный округ, наименование дела (наряда), срок ее хранения;
2. на обложках дел (нарядов), состоящие из нескольких томов (частей), указывается порядковый номер тома (части);
3. число, год начала и окончания дела (наряда) указывается арабскими цифрами, число, месяц - словами. Даты начала и окончания дела (наряда) должны соответствовать крайним датам документов, к ней подшиты;
4. номер дела (наряда) по описанию по согласованию с государственным нотариальным архивом;
5. номер описи и номер архивного фонда - простым карандашом.
Кроме того, обложки дел должны отвечать следующим требованиям:
6. обложки дел (нарядов) с документами, подлежащих постоянному, длительному (более 10 лет) хранению, должны быть изготовлены из твердого картона;
7. надписи на обложках дел (нарядов), книг, журналов должны быть выполнены без сокращений и изготовлены с помощью технических средств или светостойкими черными чернилами.
Заголовок на обложку дела (совещание) должен переноситься из номенклатуры дел (нарядов) после его уточнения.
Отдельно следует обратить внимание на оформление и ведение реестра для регистрации нотариальных действий. Количество листов в реестре должно быть удостоверено подписью должностного лица соответствующего органа юстиции и печатью Главного управления юстиции Министерства юстиции Украины в Автономной Республике Крым, главных управлений юстиции в областях, городах Киеве и Севастополе.