При удостоверении сделок и совершении других нотариальных действий в случаях, предусмотренных законодательством, проверяется подлинность подписей участников сделок и других лиц, обратившихся за совершением нотариального действия.
По общему правилу, подписание сделок, заявлений и других документов осуществляется в присутствии нотариуса или уполномоченного должностного лица, а если документ был подписан без их участия, - гражданин должен лично подтвердить, что ~ является его подпись.
Если гражданин вследствие физического недостатка, болезни или по другим уважительным причинам не может собственноручно подписаться, то по его поручению в его присутствии и в присутствии нотариуса сделку, заявление или иной документ может подписать другой гражданин. При этом нотариус устанавливает личность гражданина, обратившегося за совершением нотариального действия, и личность гражданина, за него подписывается. О причинах, по которым данный гражданин не мог подписать документ собственноручно, указывается в удостоверительной надписи. Сделка по такого гражданина не может подписывать лицо, в пользу или при участии которого его удостоверено.
Если гражданин, обратившийся за совершением нотариального действия, неграмотный или слепой, нотариус зачитывает ему текст необходимого документа (о чем делается соответствующая пометка), если слепой гражданин грамотный, он сам подписывает документ.
Если глухой, немой или глухонемой гражданин, обратившийся к нотариусу, грамотный, он сам читает и подписывает документ; если неграмотный - при совершении нотариального действия должен присутствовать грамотное лицо, которое может объясниться с ним, объяснить смысл и последствия совершенного нотариального действия, а также удостоверить своей подписью, что содержание сделки соответствует воле такого гражданина.
Согласно действующему законодательству, нотариус может не требовать явки каждый раз известных ему должностных лиц юридических лиц, если он образцы подписей этих лиц, полученные при личном обращении, и подлинность их подписи не вызывает сомнения.
Не разрешается применение образцов подписей при удостоверении сделок, тексты которых излагаются на специальных бланках нотариальных документов.
Применение электронной цифровой подписи (Закон Украины «Об электронной цифровой подписи» от 22.05.2003 № 852-IV) на сделках осуществляется нотариусом при наличии технических возможностей работы с электронными документами на основании письменного согласия подписчика на применение электронной цифровой подписи. Заявление должно содержать перечень сделок, на которые распространяется электронной цифровой подписи. В случае применения электронной цифровой подписи нотариус должен установить личность подписанта и проверить его дееспособность, а также объем правоспособности юридического лица и полномочий его представителя.
Проверка целостности электронного документа осуществляется путем проверки электронной цифровой подписи.
Как оригинал электронного документа не может быть применено свидетельство о праве на наследство; документ, в соответствии с законодательством, может быть создан только в одном оригинальном экземпляре, кроме случаев существования централизованного хранилища оригиналов электронных документов и других случаев, предусмотренных законом.
Действие и принадлежность открытого ключа подписчику проверяется с помощью усиленного сертификата ключа, выданного аккредитованным центром сертификации ключей. Усиленный сертификат ключа, кроме обязательных данных, которые содержатся в сертификате ключа, должен иметь признак усиленного сертификата ключа (статья 6 Закона Украины «Об электронной цифровой подписи»). Усиленный сертификат ключа может быть как в электронной форме, так и в форме документа на бумаге.
При удостоверении сделок нотариусом в текстах сделок также должны указываться: для физических лиц - идентификационный номер по данным Государственного реестра физических лиц-плательщиков налогов, для юридических лиц - идентификационный код по данным Единого государственного реестра предприятий и организаций Украины. В подтверждение наличия идентификационного номера (кода) нотариусу подается соответствующая заверенная уполномоченным лицом справка или (извлечение), фотокопия которой (го) приобщается к экземпляру сделки, остается в делах нотариуса.