Для оформления кредита в банке или визы для выезда за рубеж зачастую в числе запрашиваемых документов указана справка с места работы заявителя. Справка может касаться информации о заработной плате либо попросту о факте трудовых отношений между заявителем и его работодателем. При этом банками, посольствами или другими адресатами таких справок практикуются звонки работодателям с целью проверки информации, указанной в справке. Разумеется, что за такими звонками стоят благие намерения, поскольку, к сожалению, сейчас даже справкам не всегда можно безоговорочно доверять. Однако такие телефонные перепроверки справедливо вызывают неоднозначную реакцию на другом конце провода. Ведь предоставить запрашиваемую информацию по телефону – значит передать служебную информацию (возможно даже коммерческую тайну) неизвестному человеку, представившемуся получателем справки. В то же время, если не предоставить такую информацию, то можно поставить под угрозу мероприятие, ради которого выдавалась справка. Пользователи портала Право Украины на днях получили повод обсудить правовые аспекты этого вопроса.
Инициатор обсуждения задал вопрос о том, обязан ли работодатель предоставлять информацию банку по телефону о том, работает у него конкретный работник или нет. Причиной для такого обращения стало изучение банком возможности предоставления кредита указанному работнику. Соответственно, в ходе такого изучения банк проверяет достоверность предоставленных работником документов, среди которых справка работодателя. На этот счет юристы портала Право Украины имеют следующее мнение.
Позиция 1. Предприятие не обязано предоставлять информацию по телефону ни банку, ни кому-либо другому. В случае таких звонков необходимо просить направить официальный запрос.
Позиция 2. Работник, собираясь брать кредит, берет справку о средней заработной плате и предупреждает работодателя о том, что получатель справки может ему звонить для проверки достоверности этих сведений. При этом никаких персональных данных работодатель не предоставит, если он подтвердит или не подтвердит информацию о том, работает у него человек с конкретным ФИО или нет.
Позиция 3. Во время обращения к предприятию банк должен указать, на основании чего он желает получить информацию (возможно заявитель давал ему согласие на сбор данных).
Мнение юристов проекта: В данном случае следует исходить из того, что обмен информацией между предприятием и банком о конкретном работнике изначально происходит не в телефонном режиме, а посредством официальной переписки. То есть работник, предоставив банку справку из своего предприятия, передал необходимый перечень сведений, достоверность которых подтверждается бланком, печатью и подписью справки уполномоченного лица. То есть предполагается, что справки должно быть достаточно для того, чтобы безусловно и исчерпывающе подтвердить запрашиваемую информацию.
При этом важно учитывать, что зачастую сведения о штатном составе сотрудников предприятия, их заработной плате и т. д. являются коммерческой тайной (см. ст. 505 Гражданского кодекса). При этом выдача справки работнику для передачи в банк является распоряжением информацией, являющейся коммерческой тайной. Поэтому с целью защиты такой информации такая справка обладает конкретными реквизитами, предназначается конкретному адресату и оформляется в соответствии с положениями законодательства и внутренних нормативных положений предприятия. Исходя из этого, передача сведений, указанных в справке, их уточнение, подтверждение и т. п. по телефону не обеспечит надежной охраны коммерческой тайны предприятия. Так что противоправным может быть не столько телефонный запрос банка о подтверждении информации, сколько передача такой информации по телефону неустановленному лицу (даже если оно представилось сотрудником банка). То есть банк не вправе требовать у предприятия передать информацию, относящуюся к коммерческой тайне, способом, не соответствующим мерам защиты такой информации.
При этом даже если запрашиваемая информация не относится к коммерческой тайне, ее передача по телефону может противоречить положениям об обеспечении сохранности персональных данных и их распространении (см. Закон «О защите персональных данных»).
Все указанное выше свидетельствует в пользу того, что с юридической точки зрения предприятие не должно предоставлять информацию о своих сотрудниках в случае получения соответствующих телефонных запросов. Однако и игнорировать такие обращения не стоит. Следовательно, предприятие в случае выдачи справок в банк, посольство и т. п. своим работникам должно быть готово к звонкам с просьбой подтвердить сведения из справки. В случае получения такого звонка необходимо проинформировать собеседника о том, что:
1. Предприятие не отказывается предоставлять подтверждающую, уточняющую или дополняющую информацию о сведениях, указанных в справке. Но это должно быть осуществлено в той же форме, как и предоставлена сама справка.
2. Запрашиваемая информация относится к коммерческой тайне предприятия и ее распространение по телефону невозможно. Так как это противоречит внутренним нормативным положениям предприятия об охране коммерческой тайны (телефонная связь не обеспечивает сохранности такой информации).
3. В случае необходимости подтверждения информации в справке, ее уточнения или дополнения банку следует обратиться с соответствующим письменным запросом к предприятию. При этом такой запрос должен содержать ссылку на ранее полученную справку (указание на ее реквизиты) и суть дополнительно запрашиваемой информации.
То есть в данном случае акцент необходимо делать не на нежелании передать такую информацию, а на обоснованной невозможности осуществить это в телефонном режиме. При этом официальная переписка между банком и предприятием обеспечит и охрану такой информации, и ее правовой статус.
ВЫВОД:
В ходе телефонных запросов о подтверждении данных справки, как правило, подтвердить просят данные, относящиеся к коммерческой тайне предприятия. Это и является ключевым моментом, препятствующим распространению такой информации по телефону. Поэтому в интересах сохранности коммерческой тайны необходимо свести обмен ею к официальной переписке. Это не только будет корректным способом распоряжения информацией с ограниченным доступом, но и в дальнейшем обеспечит предприятие и банк допустимыми доказательствами передачи и получения таких данных.