Возможность отпроситься с работы на несколько часов, как правило, воспринимается нормально как работником, так и работодателем. Потому такая практика очень распространена на украинских предприятиях. Особенностью таких согласованных отсутствий на рабочем месте является то, что зачастую они не фиксируются в трудовом делопроизводстве. То есть в это время de facto работник не исполняет свои трудовые обязанности. Но de jure он находится на работе со всеми вытекающими из этого правовыми последствиями для работника и работодателя.
Тем не менее, этому фактору далеко не всегда уделяется внимание, хотя периодически он может проявить себя крайне нежелательным образом, в первую очередь для работодателя. Ведь ответственность за вред, причиненный работником во время исполнения им своих трудовых обязанностей, в первую очередь несет работодатель (ч. 1 ст. 1172 ГК). То есть получается, что если во время отсутствия сотрудника на работе (хотя de jure он будет там), он причинит кому-либо вред, у работодателя возникнет серьезная проблема, связанная с обоснованием того, что он не имеет к такому вреду никакого отношения.
Один из пользователей портала Право Украины обратил внимание на вероятность возникновения такой ситуации. В связи с этим он спрашивает совета пользователей на счет того, каким образом можно оформить документально такое отсутствие на работе в течение 1 – 2 часов, чтобы работодатель не нес ответственность за действия работника в это время. По этому поводу были высказаны следующие мнения.
Позиция 1. Этот вопрос может регулироваться правилами внутреннего трудового распорядка на предприятии (в том числе речь идет о документальном оформлении, к примеру, с помощью служебной записки). Если это не регулируется таким образом, то в данном случае работнику может/должен быть предоставлен только выходной без сохранения заработной платы (исчисляемый, кстати, полными календарными днями).
Позиция 2. Для таких случаев у работодателя может быть заведен специальный журнал учета отлучений с работы по личным или служебным нуждам. Особенности заполнения такого журнала опять же должны устанавливаться внутренними актами предприятия.
Мнение юристов проекта: Следует согласиться с мнением участников обсуждения в том, что при необходимости вопрос согласованных краткосрочных отсутствий на рабочем месте (далее – КОР) следует отражать во внутренних документах предприятия, регулирующих трудовой распорядок. В таком случае можно будет не только упорядочить такую практику на предприятии, но и документально закрепить факт того, что во время КОР работник не исполняет свои трудовые обязанности. Это обусловит передачу ответственности с работодателя на работника за действия последнего в это время.
При этом если работодатель идет навстречу работникам, периодически отпрашивающимся с работы на короткий срок, и планирует в будущем поддерживать такую практику, обеспечение соответствующего документального учета находится в сфере именно его интересов. Ведь, к примеру, КЗоТ не предусматривает регулирования правомерного КОР не в порядке перерыва в работе, отпуска, командировки или больничного. Это свидетельствует в пользу того, что данный вопрос должен быть отражен в документе, определяющем условия внутреннего трудового распорядка.
Правовой механизм КОР должен содержать несколько необходимых составляющих.
1. Предусмотренная возможность КОР в документе, регулирующем правила внутреннего трудового распорядка. То есть возможность/право работника отпроситься с работы, к примеру, на несколько часов, должна быть предусмотрена(о) с тем расчетом, чтоб в такое время работник не был на рабочем месте и при исполнении трудовых обязанностей. Это может быть элементом «соцпакета», формой поощрения и т. п. (при этом работодатель вправе ограничить возможность использования КОР путем установления временных лимитов или случаев, когда КОР исключено).
Помимо этого, для случаев, когда КОР предполагается на срок не более чем два часа, целесообразно применить положения ч. 1 ст. 66 КЗоТ. В таком случае может быть предусмотрено право использовать удлиненный перерыв в работе в нерегулярном (разовом) порядке. При этом использованные законодателем формулировки «как правило» позволяют гибко использовать перерыв для отдыха и питания без его прямой зависимости от рабочего времени в конкретный рабочий день.
Важно учесть, что какой бы путь для реализации возможности КОР не выбрал работодатель, обязательной является оговорка о том, что в этот период времени работник освобождается от исполнения своих трудовых обязанностей.
2. Процедура реализации возможности КОР на практике. Целью этой процедуры является подтверждение: во-первых, инициативы работника о КОР; во-вторых, одобрения такой инициативы работодателем. Процедура может быть определена удобным способом (бумажный или электронный документооборот), соответствующим кадровому делопроизводству работодателя.
3. Фиксация и учет КОР работников является производной составляющей правового механизма его реализации, которая наилучшим образом может себя проявить в ситуации, когда необходимо установить лицо, которое должно нести ответственность за вред, причиненный работником во время его КОР. Формой такой фиксации может быть любой приемлемый способ документирования. Например: визированное заявление о предоставлении возможности КОР, упомянутый в ходе обсуждения журнал учета КОР и т. п.
Однако здесь важно учесть, что при свободе определения формы фиксации и учета ключевым является возможность в будущем подтвердить то, что в определенный период, когда работником был причинен какой-либо вред, он не исполнял свои трудовые обязанности. Например, работодатель в суде, будучи ответчиком в споре о взыскании ущерба, причиненного работником во время КОР, может предъявить указанные выше документы в подтверждение того, что он не является надлежащим ответчиком.
ВЫВОД:
Для обоснования того, что причиненный отпущенным с рабочего места работником вред не связан с исполнением им своих трудовых обязанностей, работодателю следует обеспечить соответствующее подтверждение. Удобным способом для этого может быть предусмотренная правилами внутреннего трудового распорядка возможность краткосрочного отсутствия работника на рабочем месте, сопряженного с отлучением его от исполнения трудовых обязанностей по согласованию с работодателем (не в порядке командировки, отпуска и т. п.). Документ, подтверждающий такой факт, снимет необходимость отдельного обоснования и доказывания работодателем того, что за вред, причиненный работником в конкретный период времени, он не должен нести ответственности.