Юридический аудит или Due Diligence (DueD), бесспорно, является неотъемлемой частью процесса проведения любой крупной сделки, в частности сделок по отчуждению объектов недвижимости, незавершенного строительства и ценных бумаг, инвестиционных сделок, M&A и сделок с офшорными компаниями.
Помощь юриста в трудовых вопросах на предприятии
Что касается отдельного юридического аудита в сфере трудовых отношений, то проверки такого рода на практике недостаточно распространены и проводятся зачастую в двух случаях.
В первом случае элементы трудовых отношений оцениваются в профилактических целях в рамках общего юридического аудита субъекта предпринимательской деятельности при покупке бизнеса или смене топ-менеджмента компании. Во втором случае правовая экспертиза трудовой документации является неизбежным процессом, необходимым для решения уже существующих проблем (к примеру, инициирование (экс)работниками трудовых споров).
Действительно, ненадлежащее оформление трудовых отношений с работниками, использование шаблонных кадровых документов и формулировок в локальных нормативно-правовых актах, как показывает практика, чревато серьезными проблемами для предприятия. И речь идет не только о возможных административных взысканиях, но и требованиях имущественного характера со стороны работников.
Существуют несколько видов аудита в сфере трудовых отношений в зависимости от объекта оценки и преследуемых целей. Наиболее распространенным является аудит кадровой документации и локальных нормативно-правовых актов на предмет соответствия трудовому законодательству, анализ показателей организации труда и кадрового документооборота, эффективности функционирования служб управления трудовыми ресурсами, что свидетельствует о легитимности и продуктивности предприятия в целом. Именно о специфике и значении такого аудита в сфере трудовых отношений речь пойдет ниже.
Для чего аудит кадровой документации и локальных нормативных актов нужен предприятию?
Кадровая документация и локальные нормативные акты любого предприятия должны быть оформлены в установленном законодательством порядке, с учетом всех тонкостей хозяйственной деятельности предприятия. Топ-менеджмент и HR-специалисты должны активно работать над соответствием деятельности предприятия законодательным актам, причем важно не только разработать эффективные внутренние правила и методики, но и убедиться, что работники понимают их содержание. Однако на практике, что не удивляет, работников даже не ознакамливают с инструкциями, регулирующими их права и обязанности.
Распространенное среди предприятий мнение, что главное в документообороте – это соответствие трудовой документации КЗоТ Украины, к сожалению, является поверхностным и не учитывает законодательное положение о том, что законодательство о труде одним КЗоТ Украины не ограничивается. Как следствие, предприятия используют шаблонные кадровые документы, отсылочные нормы и упрощенные формулировки в локальных нормативных актах, однотипные документы, дублирующие регулирование определенной сферы отношений, а ряд в действительности необходимых документов или существенных условий на предприятии и вовсе может отсутствовать.
Что проверит трудовой или кадровый юрист
В ходе проведения Due Diligence в сфере трудовых отношений, наряду с трудовой документацией, правовой экспертизе подлежат учредительные документы, внутрикорпоративные и правоустанавливающие (в том числе лицензионные) документы, материалы судебных дел, исполнительных производств и др. Что немаловажно, Due Diligence проводят независимые специалисты, имеющие опыт не только в вопросах трудового права, но и в организации труда и управлении трудовыми ресурсами на предприятии. Поэтому такого рода правовая экспертиза позволяет выявить, а впоследствии устранить как недочеты в регулировании трудовых отношений, так и ошибки в работе юридической стороны бизнеса. Также она помогает избежать дополнительных финансовых обязательств перед работниками предприятия, потенциальных судебных споров и конфликтных ситуаций с (экс)работниками, привлечения предприятия к ответственности за нарушение трудового законодательства.
В результате проведения Due Diligence предприятие получит полный, всесторонний, а главное объективный отчет с выводами о нарушениях, ошибках или несоответствии нормам законодательства в оформлении, систематизации и хранении трудовой документации, описание предпринимательских рисков, а также практические предложения и рекомендации по их смягчению и/или устранению.
Дьявол кроется в деталях: распространенные ошибки на предприятиях
Если на предприятии хотя бы раз в год не проводится инвентаризация внутренних документов, работники компании не ознакомлены с трудовыми документами, регулирующими их права и обязанности, а инструкция о порядке хранения трудовой документации и вовсе отсутствует, тогда, без сомнений, изложенное ниже может стать полезным каждому работодателю.
Анализируя трудовую документацию, в том числе предприятий – лидеров рынка в различных сферах, замечаем распространенные несоответствия между содержанием локальных нормативных актов работодателя и положениями применимого законодательства, среди которых следующие.
В таких документах, как приказы о приеме на работу или в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР), зачастую отсутствуют или некорректно указаны обязательные законодательные положения об условиях труда, режиме работы, времени отдыха, ответственности сторон. Например, в случае если должность предусматривает сверхурочную работу, указывать условия труда как "нормальные" является нарушением, а компенсация сверхурочного времени отгулом противоречит положениям трудового законодательства. В результате этого может возникнуть спор о взыскании задолженности по заработной плате за работу сверхурочно, несмотря на то, что такая работа компенсировалась. Более того, необходимо контролировать, чтобы положения ПВТР не противоречили коллективному договору, например, в части размера компенсации за работу в ночное время.
Также распространенным нарушением является наличие в трудовой документации положений, которые вследствие судебного разбирательства по своей правовой природе признаются дискриминационными по отношению к определенным работникам. Это касается тех случаев, когда работников, принятых на условиях совместительства или неполного рабочего времени, исключают из списка сотрудников, которым предоставляется медицинская страховка или другие социальные гарантии. Или положение о запрете конкуренции (запрет трудоустройства в компании-конкуренты в течение определенного времени), что на практике толкуется как нарушение права на труд.
Следующим нарушением является отсутствие системы достоверного учета рабочего времени на предприятии, введение которого является обязанностью работодателя согласно статье 30 Закона Украины "Об оплате труда". Указанное дает основания работнику для различных манипуляций, в том числе для инициирования трудового спора относительно размера оплаты труда за фактически отработанное время за весь период работы на предприятии. Следовательно, поскольку типовая форма № П-5 табеля учета рабочего времени имеет рекомендационный характер, внедрение системы табелирования является обязательным. В качестве альтернативы бумажным табелям учета рабочего времени система электронного табелирования, с обязательным ежемесячным ознакомлением под роспись сотрудников, значительно обезопасит положение работодателя и нивелирует риски судебных разбирательств.
Кроме того, важно разработать приказ о порядке выплаты премии, где четко обозначить, является ли выплата премии правом работодателя, как предусмотрено статьей 97 КЗоТ Украины, или же входит в структуру оплаты труда в понимании статьи 2 Закона Украины "Об оплате труда". Отсутствие такой оговорки в случае, например, лишения работника премии может стать основанием для предъявления требования об отмене приказа о лишении премии и возврате денежных средств. Поэтому в приказе о премировании важно указывать также, за что выплачивается премия, а в приказах о лишении премии – соответствующие обоснования.
И, непременно, следует проверить наличие инструкции о порядке и сроках хранения и уничтожения внутренних документов или же соблюдение положений Перечня типовых документов, создаваемых в процессе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 г. № 578/5. Так как ряд процедурных документов могут не содержать оговорку о сроках действия, а следовательно, дублировать друг друга, в том числе и противоречить, что, безусловно, негативно влияет на документооборот и хозяйственные процессы предприятия.
ВЫВОД:
Таким образом, даже самые законопослушные работодатели могут не знать всех требований и тонкостей оформления трудовых отношений, кадрового делопроизводства и локального регулирования внутренних процессов, что на практике может привести как к неэффективному использованию трудового потенциала, так и к различным судебным спорам и привлечению работодателя к ответственности. Поэтому аудит в сфере трудовых отношений поможет нивелировать риски появления различных нарушений или оперативно устранить уже существующие проблемы.