Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника.
Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації понад п'ять днів, у тому числі на сезонних і тимчасових працівників. Трудові книжки ведуться також на позаштатних працівників при умові, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню.
Трудові книжки також ведуться на працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб - суб'єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму; на працівників, які працюють у фізичних осіб, які використовують найману працю, пов'язану з наданням послуг (няні, кухарі, водії та т. п.).
На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться за основним місцем роботи, а запис про роботу за совмес-тітельству вноситься в трудову книжку на прохання працівника.
На підставі трудової книжки власник або уповноважений ним орган при прийомі на роботу працівника може зробити висновок про досвід роботи, про кваліфікацію працівника, прийняти рішення про прийом на роботу або обгрунтовано відмовити в цьому. Трудова книжка підтверджує необхідний стаж роботи за фахом, який вимагається відповідно до чинного законодавства України, для заняття певної посади або для виконання певної діяльності (наприклад, для отримання свідоцтва, що дає право займатися адвокатською діяльністю, необхідно мати стаж роботи за фахом не менше двох років ).
Крім того, трудова книжка є основним документом, що підтверджує стаж роботи, необхідний для призначення пенсії (ст. 62 Закону України «Про пенсійне забезпечення»).
Працівникам, що стають на роботу вперше, трудова книжка оформляється не пізніше п'яти днів після прийняття на роботу.
У трудову книжку вносяться:
відомості про працівника (прізвище, ім'я та по батькові, дата народження);
відомості про роботу, переклади на іншу постійну роботу, ос-нови розірвання трудового договору в точній відповідності з чинним законодавством України;
відомості про заохочення та нагороди: про нагородження державними нагородами України, заохочення за успіхи в роботі на підприємстві, в установі, організації;
відомості про відкриття, які підтверджуються дипломами, про використання винаходів і раціоналізаторських пропозицій, а також про виплачені у зв'язку з цим винагороди.
Відомості про стягнення до неї не заносяться.
Основним нормативним актом, що регулює порядок ведення трудових книжок, є Постанова Кабінету Міністрів України № 301 від 27 квітня 1993 р. «Про трудові книжки працівників» із змінами, внесеними постановою № 131 від 2 березня 1994 року. Цією ж постановою затверджено зразок трудової книжки. Конкретизація і деталізація порядку ведення трудових книжок, порядку їх заповнення та обліку, видачі дублікатів визначається Інструкцією про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах, організаціях, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення № 58 від 29 липня 1993 із змінами від 26 березня 1996 року.
08.06.2001 р. затверджено наказ Міністерства праці та соціальної політики, Міністерства юстиції, яким внесено зміни та доповнення до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників.
Згідно із загальним правилом трудові книжки повинні зберігатися на підприємствах, в установах і організаціях як документи суворої звітності. При звільненні працівника трудова книжка видається йому під розпис у журналі обліку.
Трудові ж книжки працівників, які працюють у фізичної особи, зберігаються не у роботодавця, а безпосередньо у самих працівників.
Для працівника, який працює у фізичної особи, існує особливий порядок внесення записів до трудової книжки. Записи про прийом на роботу або звільнення з роботи працівників проводяться фізособою на підставі укладених з ними письмових договорів, які, у свою чергу, підлягають реєстрації в державній службі зайнятості. Причому термін такої реєстрації не повинен перевищувати одного тижня з моменту фактичного допуску працівника до роботи. Записи в трудову книжку, крім того, підтверджуються підписом посадової особи органу державної служби зайнятості і завіряються його печаткою.
Глава 5. Робочий час