Підставою настання матеріальної відповідальності працівників є трудове майнове правопорушення, тобто невиконання або неналежне виконання покладених на працівника обов'язків, в результаті чого і було завдано матеріальної шкоди.
Матеріальна відповідальність працівників настає за наявності умов, викладених у ст. 130 КЗпП, а саме:
1. Наявність прямої дійсної шкоди. Постанова Пленуму Верховного Суду України № 14 від 29.12.1992 р. «Про судову практику у справах про відшкодування шкоди, заподіяної підприємствам, установам, організаціям їх працівниками» трактує пряму дійсну шкоду як втрату, погіршення або зниження цінності майна, необхідність для підприємства, установи , організації провести затрати на відновлення, придбання майна чи інших цінностей, або зробити зайві грошові виплати, викликані внаслідок порушення працівником своїх обов'язків.
Під прямим слід розуміти шкоду, яка безпосередньо випливає з протиправного діяння працівника. Непрямий збиток, тобто опосередкований збиток працівником не відшкодовується. У свою чергу, під дійсною шкодою слід розуміти будь-яке зменшення, погіршення або знецінення, втрату майна, яке перебуває на балансі конкретного підприємства, організації, установи (у тому числі і грошові кошти), а також необхідність для роботодавця провести витрати на відновлення, придбання майна , або зробити зайві грошові виплати.
Не підлягають відшкодуванню неодержані доходи (прибуток), які власник міг би отримати, але не отримав через протиправні дії працівника.
2. Протиправність діяння, під якою слід розуміти порушення, невиконання або неналежне виконання працівником покладених на нього трудових обов'язків, передбачених трудовим законодавством, а рівним чином трудовим до
говором (контрактом). Протиправне поведінка може виражатися як у формі дії, так і бездіяльності. Дія визнається протиправним, якщо воно заборонено законом або іншим нормативним актом, тобто суперечить праву. Бездіяльність - це відмова або небажання працівника вчинити певні дії, які наказували і ставилися йому в обов'язок.
Не є протиправними дії працівника, яка завдала збитків підприємству, організації, установі, якщо вони вчинені в стані крайньої необхідності. Таким станом можуть бути виправдані лише дії, вчинені для усунення готівковій (тобто вже існуючої або безпосередньо майбутньої) і дійсної (а не уявної) небезпеки для охороняється правом інтересу. Заподіяння шкоди для усунення небезпеки визнається правомірним лише тоді, коли його не можна було запобігти іншими засобами, не пов'язаними із заподіянням шкоди іншим, охоронюваним правом, інтересам.
Матеріальна відповідальність не настає у випадках, коли шкоди завдано в межах обгрунтованого виробничо-господарського ризику.
Ризик вважається обгрунтованим, якщо:
- Мета не могла бути досягнута іншими засобами;
- Ризик відповідає призначенню цілі;
- Можливість настання шкідливих наслідків маловіри-ятна;
- Об'єктом ризику можуть виступати тільки матеріальні цінності, а не життя і здоров'я людей;
- Ризикувати мають право тільки особи, що володіють визначений
ної професійною підготовкою та досвідом;
До нормальному виробничо-господарському ризику може бути віднесений збиток, який настав при вишукуванні або випробуванні нових, виправданих в даних обставинах, технологічних прийомів роботи, якщо були прийняті всі доступні заходи для запобігання шкоди і якщо при цьому неможливо було досягти бажаного результату іншим способом або для цього потрібні б значні витрати, що перевищують збиток.
3. Вина конкретного працівника може виражатися у формі умислу (прямого чи непрямого) або необережності (самовпевненості або недбалості). Принцип вини є абсолютним, без вини немає відповідальності. Умисел означає не тільки усвідомлення особою скоєних винних дій, а й бажання настання пов'язаного з цими діями результату. При необережної вини особа не передбачає настання шкідливих наслідків, хоча повинна їх передбачити, або ж передбачає, але легковажно сподівається їх запобігти. Від форми вини нерідко залежить межа ма-териальной відповідальності. Найбільш поширена форма вини при заподіянні шкоди підприємству, організації, установі - необережність. (Наприклад, привласнити ввірені грошові або матеріальні цінності працівник може навмисне. Псування товару, його недостача можуть відбутися як у результаті умисного, так і необережного діяння працівника).
4. Необхідний причинний зв'язок між винним протиправною поведінкою працівника і наступившим шкодою. Цей зв'язок між поведінкою працівника і його наслідками має бути встановлена не тільки як можлива або ймовірна, але як безсумнівно достовірна. У тих же випадках, коли будь-яку дію ра-ботника сприяло настанню шкоди в силу випадкового збігу обставин, такі дії не можуть бути підставою для покладення на нього матеріальної відповідальності.
При відсутності хоча б однієї з умов працівник не може бути притягнутий до матеріальної відповідальності.
Якщо протиправність поведінки працівника встановлено що набрало законної сили вироком суду в кримінальній справі або рішенням суду у цивільній справі про стягнення на користь підприємства шкоди, заподіяної його працівником, то факт протиправності дії (бездіяльності) вважається доведеним.