Порядок пользования документами Национального архивного фонда, которые принадлежат государству, территориальным общинам, определяется центральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
Порядок пользования документами Национального архивного фонда, принадлежащих другим собственникам, устанавливается владельцем или уполномоченным им лицом с учетом рекомендаций центрального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
Пользователи документами Национального архивного фонда, которые принадлежат государству, территориальным общинам, имеют право:
1) пользоваться в читальном зале архивного учреждения копиями документов из фондов пользования, а в случае их отсутствия - оригиналами, если доступ к ним не ограничен по основаниям, определенных законом, а также в соответствии с законом пользоваться документами ограниченного доступа;
2) получать от архивных учреждений справки о сведениях, содержащихся в документах, доступ к которым не ограничен по основаниям, определенных законом;
3) по письменному согласию архивных учреждений получать документы или их копии во временное пользование вне архивными учреждениями;
4) пользоваться справочным аппаратом к документам, а по согласию архивных учреждений - и учетными документами;
5) производить, в том числе с помощью технических средств, или получать от архивных учреждений копии документов и выписки из них, если это не угрожает состоянию документов и не нарушающего авторские и смежные права, а также требовать, чтобы эти копии или выдержки были засвидетельствованы архивной учреждением;
6) публиковать, объявлять, цитировать и иным образом воспроизводить содержание архивных документов со ссылкой на место их хранения и с соблюдением условий, предусмотренных законодательством.
Права пользователей документами Национального архивного фонда, принадлежащих другим собственникам, определяются собственником документов с учетом рекомендаций центрального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
Основные правила работы государственных архивов Украины, одобрен коллегией Госкомархива Украины от 03.02.2004 г.
Национальный архивный фонд Украины в соответствии с Законом Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» - это совокупность архивных документов, отражающих историю
духовной и материальной жизни украинского народа и других народов, имеющих культурную ценность и являющихся достоянием украинской нации и составной частью отечественной и мировой историко-культурного наследия.
В Национальный архивный фонд Украины (НАФ) относятся архивные документы (оригиналы или копии, их заменяющих) независимо от их вида, видов носителей информации, места и времени создания и места хранения, режима доступа, формы собственности на них, находящихся на территории Украины или за ее пределами и в соответствии с международными договорами, ратифицированными Верховной Радой Украины, подлежат возврату в Украину.
Архив хранит документы НАФ в особом режиме, что обеспечивает их сохранность и сохранность информации, содержащейся в них, целостность упорядоченных документальных комплексов (архивных фондов, архивных коллекций, архивных собраний и т.д.), доступность их для пользователей. Для этого архив ведет комплектование, осуществляет меры по обеспечению сохранности документов, создает и совершенствует справочный аппарат, обеспечивает условия для пользования документами, удовлетворяет информационные запросы органов государственной власти, других юридических лиц, обеспечивает реализацию конституционных прав физических лиц относительно получения архивной информации, по собственной инициативе осуществляет использования архивной информации в государственных и общественных интересах, а также регулирует доступ к документам, которые специально охраняются законодательством.
По категориям доступа документы НАФ делятся на документы с открытым (неограниченным) доступом и документы с ограниченным доступом: документы с секретной информацией, документы с конфиденциальной информацией и документы с особыми условиями доступа. Выделенные по этому признаку документальные комплексы на межархивных уровне организационно не разграничиваются.
Документы с конфиденциальной информацией и документы с особыми условиями доступа организуются на общих основаниях и подлежат отдельному учету в соответствующих вспомогательных учетных документах.
Секретные документы организуются в порядке, предусмотренном специальной инструкцией, с отнесением их к соответствующим архивных фондов или нефондовая комплексов на общих основаниях.