Нотаріусом може бути громадянин України, який має вищу юридичну освіту, підтверджену дипломом про закінчення університету, академії, інституту, і пройшов стажування протягом 6-ти місяців в державній нотаріальній конторі або у нотаріуса, що займається приватною нотаріальною практикою, склав кваліфікаційний іспит та одержав свідоцтво про право на заняття нотаріальною діяльністю. Не має права бути нотаріусом особа, яка має судимість.
Основним завданням стажування осіб, які мають намір займатися нотаріальною діяльністю, є вивчення специфіки роботи і придбання необхідних для подальшої роботи практичних навичок, освоєння передового досвіду організації праці. Відповідно до ст. 13 Закону стажистом нотаріуса може бути особа, яка має вищу юридичну освіту. Умови роботи стажиста визначаються трудовим контрактом між стажистом та приватним нотаріусом чи державною нотаріальною конторою з додержанням законодавства про працю. Нотаріус забезпечує підготовку стажиста до нотаріальної діяльності. Термін стажування незалежно від причин (робота за фахом у минулому, достатня підготовка тощо) скороченню не підлягає.
Контроль за організацією та змістом стажування в державних нотаріальних конторах або у приватних нотаріусів здійснюють Міністерство юстиції України.
Головне управління юстиції автономної Республіки Крим, управління юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій,
Відповідальність за проведення стажування в державних нотаріальних конторах покладається на завідуючого нотаріальною конторою або його заступника, а у приватного нотаріуса - на цього нотаріуса. По закінченні терміну стажування безпосередній її керівник складає висновок про результати проходження стажування. Цей документ повинен відображати ступінь підготовки стажиста, одержані ним у ході стажування практичні навички і знання.
Для визначення рівня професійної підготовки осіб, які мають намір займатися нотаріальною діяльністю, при управліннях юстиції Ради Міністрів Республіки Крим, обласної, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій утворюються кваліфікаційні комісії нотаріату. Положення про кваліфікаційну комісію нотаріату, затверджене наказом Міністерства юстиції України від 28 грудня 1993 г.45, передбачає загальні положення, повноваження та порядок її роботи, порядок розгляду заяв осіб, охочих зайнятися нотаріальною діяльністю.
Особа, яка має намір займатися нотаріальною діяльністю, подає особисто або надсилає поштою до кваліфікаційної комісії заяву, засвідчену в установленому порядку копію диплома про вищу юридичну освіту і висновок про результати проходження стажування.
За результатами розгляду заяви кваліфікаційна комісія приймає рішення про допуск цієї особи до складання кваліфікаційного іспиту або про відмову в допуску.
Іспит приймається кваліфікаційною комісією в межах місячного строку, проводиться на підставі відповідної програми і являє собою відповіді на усні запитання, вирішення практичних завдань і пр.
За результатами складання кваліфікаційного іспиту комісія приймає рішення про можливість (або неможливість) допуску особи до нотаріальної діяльності.
Особи, які не склали кваліфікаційний іспит, допускаються до його повторного складання не раніше, ніж через один рік.
Рішення кваліфікаційної комісії може бути оскаржено у Вищу кваліфікаційну комісію нотаріату при Міністерстві юстиції України в місячний строк з дня вручення нею копії зацікавленій особі.
22. Лютий 1904 Кабінет Міністрів України затвердив Положення про Вищу кваліфікаційну комісію нотаріата46, відповідно до якого скарги на рішення кваліфікаційних комісій нотаріату розглядаються Комісією у місячний строк за участю особи, яка подала скаргу, і представника комісії нотаріату, рішення якої оскаржується. Неявка зазначених осіб не є перешкодою 'для розгляду скарги, проте Комісія може визнати їх явку обов'язковою.
За результатами розгляду справи Вища кваліфікаційна комісія може постановити такі рішення:
- Залишити рішення кваліфікаційної комісії без змін, а скаргу без задоволення;
- Допустити особа, яка подала скаргу, до здачі повторного іспиту Вищій кваліфікаційній комісії;
- Скасувати рішення кваліфікаційної комісії нотаріату і допустити особу до заняття нотаріальною діяльністю. Рішення Вищої кваліфікаційної комісії нотаріату є остаточним.
На підставі рішення кваліфікаційної комісії нотаріату Міністерством юстиції України свідоцтво про право на заняття нотаріальною діяльністю. Відмова у видачі свідоцтва може бути оскаржена до суду в місячний строк з дня його отримання.
Положення про порядок видачі свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю, затверджене наказом Міністерства юстиції України від 20 січня 1994. передбачає, що для отримання свідоцтва до Міністерства юстиції України подається заява, до якої додаються рішення кваліфікаційної комісії або Вищої Кваліфікаційної комісії нотаріату та документ банківської установи про внесення плати за видачу свідоцтва. При подачі заяви повинен бути представлений документ, що засвідчує особу заявника.
Заява розглядається протягом одного місяця з дня її подання. За результатами розгляду заяви приймається рішення: про видачу свідоцтва; про відмову у видачі свідоцтва; про залишення заяви без розгляду.
За наявності підстав звернувся особі видається свідоцтво встановленої форми.
Рішення про відмову у видачі свідоцтва приймається у разі, коли на момент звернення особи до Міністерства юстиції України виникли обставини, що перешкоджають отриманню свідоцтва, зокрема: а) втрата особою громадянства України; б) постанову по відношенню до цієї особи обвинувального вироку, який набрав законної силу; в) постанова ухвали про застосування примусових заходів медичного характеру, що вступило в законну силу; г) ухвала рішення суду, що вступило в законну силу, про обмеження дієздатності особи, визнання її недієздатною; д) інші випадки, передбачені законом України «Про нотаріат» .
Заява про видачу свідоцтва залишається без розгляду, якщо вона подана без необхідних документів.
За видачу свідоцтва про право на зайняття нотари альної діяльністю вноситься плата, розмір якої відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України від 22 лютого 1994 р. «Про розмір плати за видачу свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю» становить десять неоподатковуваних мінімумів доходів громадян , а за видачу його дубліката - в розмірі 50% цієї суми.
Особа, якій вперше надається право займатися нотаріальною діяльністю, в урочистій обстановці приносить присягу в управліннях юстиції Ради Міністрів Республіки Крим, обласної, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій.
Свідоцтво про право на заняття нотаріальною діяльністю може бути анульовано Міністерством юстиції України з власної ініціативи нотаріуса або за поданням управлінь юстиції Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій у випадках:
- Втрати громадянства України або виїзду за межі України на постійне проживання;
- Винесення щодо нотаріуса набрав чинності обвинувального вироку суду;
- Винесення набрав чинності ухвали про застосування до нотаріуса примусових заходів медичного характеру;
- Винесення постанови про закриття кримінальної справи щодо нотаріуса з нереабілітуючих підстав;
- Винесення вступило в законну силу рішення суду про обмеження дієздатності особи, яка виконує обов'язки нотаріуса, визнання її недієздатною або безвісно відсутньою, оголошення її померлою;
- Неодноразового порушення нотаріусом чинного законодавства при вчиненні нотаріальних дій або грубого порушення закону, яке завдало шкоди інтересам держави, підприємств, установ, організацій, громадян;
- Невідповідності нотаріуса займаній посаді внаслідок стану здоров'я, що перешкоджає нотаріальній діяльності;
- Порушення нотаріусом вимог, передбачених ч. 2 ст. 3, ч. 1 ст. 8 і ст. 9 Закону.
Рішення про анулювання свідоцтва про право на заняття нотаріальною діяльністю може бути оскаржено до суду в місячний строк з дня його отримання.
Призначення на посаду державного нотаріуса та звільнення з посади провадиться управліннями юстиції Ради Міністерств Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій.
Реєстрація приватної нотаріальної діяльності провадиться управліннями юстиції Ради Міністрів Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій за заявою особи, яка має свідоцтво про право на заняття нотаріальною діяльністю.
Реєстраційне посвідчення видається управлінням юстиції у 15-денний термін з моменту подачі заяви. Відмова у реєстрації приватної нотаріальної діяльності не допускається. Проте Указ Президента України від 23 серпня 1998 р. «Про врегулювання діяльності нотаріату в Україні» 49 передбачив виняток з цього правила, встановивши в п. 4. що кількість приватних нотаріусів у межах нотаріального округу визначається Міністерством юстиції України залежно від чисельності населення. Це означає, що зареєструвати приватного нотаріуса можна лише за наявності вакансії в нотаріальному окрузі.
Після отримання реєстраційного посвідчення приватний нотаріус зобов'язаний у тримісячний строк розпочати нотаріальну діяльність. Якщо протягом цього строку без поважних причин нотаріус не стане до роботи, за рішенням управління юстиції видане йому реєстраційне посвідчення може бути анульовано.
Приватний нотаріус повинен мати своє робоче місце в межах нотаріального округу, який визначається управлінням юстиції за заявою нотаріуса відповідно до адміністративно-територіальним поділом України. У містах, що мають районний поділ, округом діяльності нотаріуса є територія відповідного міста.
Приватна нотаріальна діяльність припиняється, а реєстраційне посвідчення анулюється управліннями юстиції Ради Міністрів Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій у випадках:
- Подачі приватним нотаріусом письмового клопотання про припинення своєї діяльності,
- Анулювання свідоцтва про право на зайняття нотаріальною діяльністю;
- Якщо приватний нотаріус не уклав договір службового страхування чи не вніс страхову заставу для забезпечення відшкодування шкоди, передбачену ст. 28 Закону, або не поповнив страхову заставу до встановленого розміру;
- Якщо приватний нотаріус без поважних причин не виконує своїх обов'язків протягом 2-х місяців і не повідомив про це управління юстиції;
- Невідповідності приватного нотаріуса займаній посаді або виконуваній роботі внаслідок стану здоров'я, який на тривалий час перешкоджає нотаріальній діяльності.
Приватний нотаріус, діяльність якого припиняється, в місячний строк зобов'язаний передати документи, що стосуються вчинених ним нотаріальних дій, до державного нотаріального архіву.