До суб'єктів нотаріального процесу відносяться нотаріальні органи та особи, що беруть участь у вчиненні нотаріальних дій.
Усі суб'єкти нотаріального процесу в залежності від функцій, цілей участі можуть бути об'єднані в три групи.
Першу складають нотаріальні органи - державні та приватні нотаріуси, посадові особи місцевих органів виконавчої влади, консульські установи України. Згідно зі ст. 40 Закону до нотаріально посвідчених документів прирівнюються заповіти і довіреності, посвідчені поруч посадових осіб (головними лікарями, їх заступниками з медичної частини або черговими лікарями лікарень, лікувальних закладів, санаторіїв; директорами і головними лікарями будинків для престарілих та інвалідів; капітанами морських суден або суден внутрішнього плавання, що плавають під прапором України; начальниками розвідувальних, арктичних та інших подібних їм експедицій; начальниками, їх заступниками з медичної частини, старшими і черговими лікарями госпіталів, санаторіїв для військовослужбовців та інших військово-лікувальних закладів; командирами (начальниками) військових частин, з'єднань, установ і закладів; начальниками місць позбавлення волі).
Другу групу утворюють юридично зацікавлені особи. Це громадяни та юридичні особи, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії, та їх представники (ч. 2 ст. 8 Закону).
До третьої групи належать особи, які не зацікавлені в результаті нотаріального справи, але які також беруть участь в нотаріальному процесі (експерти, перекладачі, хранителі та опікуни спадкового майна та ін.) Мета їх участі - сприяти здійсненню нотаріальної діяльності та винесенню нотаріусом законного і обгрунтованого, нотаріального акту.
Нотаріальні органи є центральними та обов'язковими суб'єктами нотаріального процесу, вони наділені правомочностями приймати обов'язкові для всіх інших суб'єктів нотаріальні акти. Владний характер правомочностей нотаріальних органів забезпечує можливість залучення в процес зацікавлених осіб та інших суб'єктів, збір, дослідження й оцінку доказів і таку організацію процесу, яка створює умови для отримання зацікавленими особами очікуваного результату відповідно до закону, тобто для виконання завдань нотаріату.
Покладаючи на нотаріальні органи функцію вчинення нотаріальних дій, держава наділяє їх реальними владними повноваженнями. Правосуб'єктність нотаріальних органів має своєрідний характер. Вона проявляється в компетенції, так як 'нотаріальні органи наділяються державою не право-і дієздатністю, а правами і обов'язками, сукупність яких і складає компетенцію нотаріальних органів на вчинення нотаріальних дій.
Компетенція нотаріальних органів, як розглядалося в розділі 2, має різний обсяг, бо коло повноважень на вчинення основних нотаріальних дій різний залежно від суб'єкта, що представляє нотаріальний орган.
Крім нотаріусів та посадових осіб, уповноважених здійснювати нотаріальні дії, до суб'єктів нотаріального процесу відносяться зацікавлені у справі особи.
Ці особи, у свою чергу, діляться на осіб ініціаторів процесу, тобто тих, хто збуджує нотаріальне виробництво, звертаючись до нотаріуса за вчиненням нотаріальної дії, та осіб, що залучаються в процес нотаріальним органом.
Наприклад, в порядку ст. 85 Закону нотаріус приймає від боржника в депозит грошові суми і цінні папери для передачі їх кредитору. Про надходження грошових сум і цін-'них паперів нотаріус повідомляє кредитора і на його вимогу видає йому грошові суми і цінні папери. Тут ініціатором процесу виступає боржник, а кредитора нотаріальний орган зобов'язаний залучити в процес. Аналогічна ситуація складається при застосуванні ряду інших статей Закону. Так, ст. 55 Закону передбачає, що за наявності заборони відчуження майна, обтяженого боргом, угода про її відчуження посвідчується лише у разі згоди кредитора і набувача на переведення боргу на набувача. Угода про відчуження житлового будинку, будівництво якого не закінчено, посвідчується за наявності позитивного рішення виконавчого комітету місцевої ради народних депутатів або відповідної державної адміністрації. Стаття 72 Закону передбачає обов'язкову участь у нотаріальному процесі стягувача, якщо не відбулися публічні торги житлового будинку; ст. 71 - спадкоємців померлого чоловіка при видачі свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя; ст. 63 - спадкоємців при відкритті спадщини; п. 61 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України від 18 червня 1994 г.6 * 1 вимагає обов'язкової згоди всіх співвласників при оформленні угоди про передачу в заставу майна, що перебуває у спільній власності.
Існування інституту обов'язкової участі зацікавлених осіб обумовлено тим, що в результаті вчинення нотаріальної дії можуть бути порушені їх права та інтереси. Така участь забезпечує реалізацію безспірного характеру нотаріального виробництва: якщо між зазначеними особами і ініціатором процесу виникає суперечка, «продовження нотаріального процесу стане неможливим, виникне судовий процес. Відсутність же спору між ними в рамках нотаріального процесу виключає і виникнення судового спору в подальшому.
До зацікавленим особам відносяться також законні (ст. 80. 81 Закону) і договірні (ст. 44 Закону) представники. Їх інтерес визначається безпосередньо законом (батьки, усиновителі, опікуни або піклувальники) або договором (адвокати). Здійснюючи функцію сприяння репрезентованою у досягненні їх цілей у процесі, представники здатні впливати на виникнення та перебіг нотаріального процесу.
До незацікавленим особам в нотаріальному процесі слід віднести експертів (ст. 51 Закону), перекладачів (ст. 15 і 79 Закону), зберігачів, опікунів та інших осіб, яким передано на зберігання спадкове майно (ст. 61 Закону), свідків (ст. 94 Закону) та інших осіб.
Суб'єкти цієї групи не впливають на хід і розвиток процесу, а лише сприяють успішній діяльності інших учасників тим, що надають необхідний фактичний матеріал. Висновки експертів є для нотаріусів джерелами відомостей, необхідних для висновку про автентичності поданих документів. Перекладач - процесуальна фігура, необхідна для реалізації принципу мови в нотаріальному виробництві та забезпечення здійснення громадянами своїх прав. Без його участі нотаріус, який не володіє відповідною мовою, просто не зможе виконувати нотаріальну дію, передбачене ст. 79 Закону, - посвідчення правильності перекладу. Хранителі та опікуни спадкового майна - суб'єкти нотаріального процесу, що сприяють належної організації охорони. Свідки підтверджують ті фактичні обставини, які послужать підставою для складання акту про морський протест.
Серед суб'єктів нотаріального процесу слід виділити та осіб, уповноважених зацікавленими громадянами або організаціями. Вони беруть участь у процесі в порядку ст. 45 і ст. 97 Закону, підписуючи угоду замість особи, яка не може це зробити власноручно внаслідок фізичної вади, хвороби або з інших поважних причин або, отримуючи від нотаріуса прийняті на зберігання у іншої особи документи. Ці суб'єкти відрізняються від представників тем. що спеціально уполномочиваются зацікавленими особами на вчинення лише одного процесуальної дії і внаслідок цього не мають зацікавленості в процесі. Крім того, у ст. 45 Закону вказується, що угода не може підписувати особа, на користь якої або за участю якої воно засвідчено, тобто особа зацікавлена.