Стадійність - ознака нотаріального процесу, що визначає його динаміку, послідовність здійснення процесуальної діяльності. Стадія нотаріального процесу як його складова частина утворюється сукупністю нотаріальних процесуальних дій, спрямованих до однієї найближчій процесуальної мети, і характеризується просторово-часовими межами, специфічним колом суб'єктів, що володіють певними, реалізованими саме в цій стадії правами і обов'язками, і процесуальними документами, які видаються нотаріусом даної стадії.
З урахуванням запропонованого визначення в нотаріальному процесі можливо виділити такі обов'язкові стадії:
- Збудження нотаріального виробництва;
- Підготовка до вчинення нотаріальної дії;
- Розгляд нотаріального справи по суті та прийняття нотаріального акту.
Стадія порушення нотаріального виробництва складається з подачі заяви і прийняття його посадовою особою, виконуючим нотаріальну дію. Ухваленню заяви передує перевірка передумов на вчинення того чи іншого нотаріальної дії та умов здійснення цього права. Стадія порушення нотаріального виробництва починається в момент звернення зацікавленої у вчиненні нотаріальної дії особи до нотаріуса або прирівняних до нього особі і закінчується прийняттям рішення про вчинення нотаріальної дії або про відмову в його скоєнні.
Підстави до відмови в порушенні нотаріального виробництва вичерпно закріплені в законодавстві. Так, ст. 49 Закону передбачає, що нотаріус або інша посадова особа, яка вчиняє нотаріальні дії, відмовляє у вчиненні нотаріальної дії, якщо:
- Вчинення такої дії суперечить закону;
- Дії підлягають вчиненню іншим нотаріусом або прирівняним до нього особою;
- З проханням про вчинення нотаріальної дії звернулась недієздатна особа або представник, який не має необхідних повноважень;
- Угода, яка укладається від імені юридичної особи, суперечить цілям, вказаним в її статуті чи положенні.
Нотаріус або прирівняна до нього особа не приймає для вчинення нотаріальних дій документи, якщо вони не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян.
За своїм характером підстави до відмови в порушенні нотаріального виробництва можуть бути розбиті на дві групи. До першої належать випадки, коли у зацікавленої особи відсутнє право на звернення до органів нотаріату (вчинення дій, про які просить зацікавлена ??особа, суперечить закону; угода, яка укладається від імені юридичної особи, суперечить цілям, вказаним в її статуті чи положенні, і т. п.). До другої належать випадки, коли зацікавленою особою не дотримуються необхідні умови здійснення права на звернення до нотаріальних органів (дії підлягають вчиненню іншим нотаріусом або посадовою особою; з проханням про вчинення нотаріальної дії звернулась недієздатна особа або представник, який не має необхідних повноважень, та ін) .
У стадії порушення нотаріального процесу нотаріусом здійснюються також дії, спрямовані на встановлення особи громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії (ст. 43 Закону) і перевірка дієздатності громадян та правоздатності юридичних осіб. які беруть участь в угодах (ст. 44 Закону).
Стадія підготовки як самостійна стадія нотаріального процесу має своєю метою створити необхідні умови для правильного вчинення нотаріальної дії і прийняття нотаріального акту. Зміст стадії підготовки становлять дії, пов'язані з:
1) встановленням кола фактів, що мають значення для даної справи;
2) визначенням кола доказів, необхідних для підтвердження цих фактів;
3) вирішенням питання про склад осіб, які повинні будуть взяти участь у скоєнні даного нотаріальної дії;
4) забезпеченням подання всіх потрібних доказів і доведення до відома осіб, зацікавлених у справі, тієї інформації, отримання якої ними від нотаріуса передбачено законодавством;
5) роз'ясненням особам, що звернулися за вчиненням нотаріальних дій, їх змісту і значення з урахуванням можливих правових наслідків.
Вирішення питання, пов'язаного з встановленням кола фактів, що мають значення для даної справи, здійснюється з урахуванням норми матеріального права, що регулює ті відносини, які стануть предметом нотаріальної діяльності.
Цим керується нотаріус при витребуванні документів, що підтверджують Зі від факт. Наприклад, відповідно до п. 49 Інструкції це можуть бути:
- Нотаріально посвідчені договори купівлі-продажу, довічного утримання, дарування, міни;
- Свідоцтво про придбання житлового будинку на публічних торгах;
- Свідоцтво про право приватної власності на будинок і т. д.
У стадії підготовки справи нотаріус зобов'язаний з'ясувати питання про наявність одною з перелічених документів.
Визначивши коло фактів і доказів, що їх підтверджують, нотаріус повинен з'ясувати коло суб'єктів процесу по даній справі. У першу чергу це зацікавлені особи та їх представники. У випадках, передбачених законом, це можуть бути також особи, що підписують угоду замість зацікавлених осіб, які самі цього зробити не можуть. Визначення інших суб'єктів обумовлюється матеріально-правовими особливостями конкретної нотаріальної справи. Так, при укладанні шлюбного контракту необхідно присутність обох подружжя. Крім того, за їх бажанням, при посвідченні шлюбного контракту можуть бути присутні свідки, про що робиться запис у тексті угоди (п. 72 Інструкції).
Найбільш широким колом суб'єктів характеризуються спадкові справи. Суб'єктами нотаріального процесу по таких справах можуть бути:
- Спадкоємці,
- Хранителі, опікуни та інші особи, яким передано на зберігання спадкове майно;
- Відповідні фінансові органи, коли успадковує держава;
- Поняті, присутність яких необхідна при складанні опису спадкового майна, та ін
З'ясувавши коло суб'єктів, нотаріус зобов'язаний вжити заходів до їх оприлюднення. Так, відповідно до ст. 63 Закону державний нотаріус може зробити виклик спадкоємців шляхом публічного оголошення або повідомлення про це в пресі.
Відповідно до ч. 2 ст. 5 Закону та п. 28 Інструкції нотаріус зобов'язаний роз'яснити зацікавленим особам їх права та обов'язки, зміст і значення поданих ними проектів угод. Наприклад, при посвідченні договору про відчуження споруд і будов сторонам роз'яснюється зміст ст. 22 і 30 Земельного кодексу України. Відповідно до п. 92 Інструкції при посвідченні довіреності на ведення справи в суді нотаріус роз'яснює, що уповноважена особа має право вчиняти дії, перелічені в ст. 115 ЦПК України, якщо вони спеціально обумовлені в цьому дорученні. Пункт 75 Інструкції передбачає обов'язок нотаріуса при посвідченні шлюбного контракту роз'яснити сторонам, що умови шлюбного контракту щодо переходу права власності на нерухоме майно, якщо законодавством передбачений спеціальний порядок набуття цього права, вважаються виконаними лише після належного оформлення і пр.
Деякі вчені дії з роз'яснення правового значення і сенсу здійснюваних дій відносять до змісту стадії розгляду справи по суті та вчинення нотаріальної дії. Видається, що така точка зору не обгрунтована і не сприяє вдосконаленню нотаріальної практики. Подібне роз'яснення переслідує мету надання допомоги зацікавленим особам у реалізації своїх матеріальних і процесуальних прав. Тому інформацію про них ці особи повинні отримати якомога раніше після початку процесу, тобто у стадії підготовки, так як вже з моменту виникнення процесу вони повинні знати свої процесуальні права і обов'язки, щоб мати можливість повноцінно використовувати їх для досягнення своїх цілей.
Зробивши всі підготовчі дії, нотаріус переходить до розгляду справи по суті та вчинення - нотаріального акту, який закінчується винесенням відповідного процесуального документа - видачею нотаріального свідоцтва або вчиненням посвідчувального напису. Саме в цій стадії нотаріус зобов'язаний переконатися ^ тому, що зміст здійснюваних дій відповідаю вимогам закону і намірам сторін.
Предметом діяльності нотаріуса в стадії розгляду справи по суті та вчинення нотаріального акту буде аналіз представлених доказових матеріалів їх дослідження та оцінка, на підставі чого буде зроблений висновок про застосування норм матеріального права і оформлений і виданий відповідний процесуальний документ.
Розглянута стадія складається з декількох частин: підготовча частина; безпосереднє вчинення посвідчувального напису чи видача свідоцтва; реєстрація нотаріальної дії.
Зміст підготовчої частини складають дії, пов'язані з встановленням фактичних обставин у справі. З цією метою нотаріус перевіряє надані документи, дає їм остаточну оцінку, робить висновок про юридичні факти, про право або законному інтересі особи, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії. Наприклад, при посвідченні заповіту нотаріус перевіряє, чи не містить заповіт розпоряджень, що суперечать чинному законодавству (п. 84 Інструкції). Якщо в заяві подружжя про згоду на відчуження спільного майна вказано, кому персонально (прізвище, ім'я, по батькові, найменування юридичної особи) він погоджується продати, подарувати, віддати в заставу або з ким обміняти нажите майно або обговорена ціна продажу, інші умови його відчуження або застави, нотаріус при посвідченні договору зобов'язаний перевірити додержання умов, перерахованих в такій заяві (ч. 3 п. 35 Інструкції).
До змісту підготовчої частини відноситься також здійснення попередніх дій, які повинні передувати вчиненню нотаріального акту по деяких справах. Так, посвідченню факту неплатежу за чеком передує пред'явлення нотаріусом чека до платежу, видачі свідоцтва про передачу заяви передують посилка заяви адресату і отримання відомостей про вручення.
У рамках підготовчої частини при посвідченні угод і вчиненні деяких інших нотаріальних дій у випадках, передбачених законодавством, перевіряється справжність підписів учасників угод та інших осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальної дії (ст. 45 Закону).
Нотаріально засвідчуються угоди, а також заяви та інші документи підписуються у присутності нотаріуса чи іншої посадової особи, яка вчиняє нотаріальну дію. Якщо угода, заява чи інший документ підписаний за відсутності зазначених осіб, громадянин повинен особисто підтвердити, що документ підписаний ним.
Якщо громадянин внаслідок фізичної вади, хвороби або з інших поважних причин не може власноручно підписати угоду, заяву чи інший документ, за його дорученням у його присутності та в присутності нотаріуса або прирівняного до нього особи угоду, заяву чи інший документ може підписати інший громадянин. Про причини, з яких громадянин, заінтересований у вчиненні нотаріальної дії, не міг підписати документ, зазначається у посвідчувальному написі. Угода не може підписувати особа, на користь або за участю якої воно засвідчено.
Нотаріус чи інша посадова особа, яка вчиняє нотаріальні дії, може не вимагати кожного разу явки відомих їм посадових осіб підприємств, установ і організацій, якщо він має зразки їх підписів, одержані при особистому зверненні, а справжність їх підписів не викликає сумніву.
Вчинення нотаріального акту полягає:
1) у видачі свідоцтв:
- Про право на спадщину;
- Про право на частку в спільному майні подружжя;
- Про передачу заяви;
- Про посвідчення тотожності громадянина з особою, зображеною на фотографії;
- Про прийняття на зберігання документів відповідно до доданої опису;
- Про посвідчення факту знаходження громадянина в живих в певному місці;
2) у видачі виконавчого напису;
3) у вчиненні удостоверітелиюй написи на:
- Угодах;
- Договорах;
- Боргових документах про внесок грошей на депозит (поряд з видачею квитанції);
- Чеках про неплатіж;
- Документах про час їх пред'явлення;
- Векселі про платіж;
4) у вчиненні посвідчувального напису про:
- Засвідчення справжності підпису на документі;
- Вірності перекладу або копії документа;
5) у вчиненні напису про заборону відчуження майна;
6) у складанні акта опису спадкового майна;
7) у вчиненні морського протесту;
8) у складанні акта про протест векселя:
- У неплатежі;
- В неакцепті;
- У недатуванні акцепту.
Законодавство (ст. 42 Закону) передбачає можливість відкладення нотаріальної дії:
1) у разі необхідності затребування додаткових відомостей або документів від посадових осіб підприємств, установ і організацій;
2) направлення документів на експертизу;
3) якщо відповідно до закону нотаріус повинен впевнитись у відсутності у заінтересованих осіб заперечень проти вчинення цієї дії.
Строк, на який відкладається вчинення нотаріальної дії у цих випадках, не може перевищувати одного місяця (ч. 2 ст. 42 Закону, п. 23 Інструкції).
Вчинення нотаріальної дії може бути також припинено за заявою зацікавленої особи, яка бажає звернутися до суду для оспорювання права або факту.
Про посвідчення якого просить інша зацікавлена ??особа. Якщо протягом десяти днів від суду не буде одержано повідомлення надходження заяви, нотаріальна дія повинна бути вчинена. У разі отримання від суду повідомлення про надходження заяви зацікавленої особи, яка оспорює право або факт, про посвідчення якого просить інша зацікавлена ??особа, вчинення нотаріальної дії зупиняється до вирішення справи судом (ст. 42 Закону).
Стаття 52 Закону передбачає, що всі нотаріальні дії реєструються в реєстрах нотаріальних дій. Запис нотаріальної дії проводиться нотаріусом або іншим працівником державної нотаріальної контори або особою, яка перебуває у трудових відносинах з приватним нотаріусом, тільки після того, як посвідчувальний напис на документі або документ, що видається нотаріусів, їм підписані.