Відповідно до ст. 43 Закону при вчиненні нотаріальних дій нотаріуси та інші посадові особи, які вчиняють нотаріальні дії, встановлюють особу громадянина, його представника або представника підприємства, установи або організації, що звернулися за вчиненням нотаріальних дій.
У випадках, коли за громадянина, який внаслідок фізичної вади, хвороби або з якоїсь іншої причини не може підписати угоду, заяву або інший документ, їх підписує інший громадянин, нотаріус встановлює особу зацікавленого громадянина-ініціатора нотаріальної дії, і особу громадянина, що підписалась за нього.
Встановлення особи здійснюється за паспортом або іншими документами, що виключає будь-які сумніви щодо особи громадянина (паспорт громадянина України, паспорт громадянина України для в'їзду за кордон, дипломатичний чи службовий паспорт, посвідчення особи моряка, посвідка на проживання особи, яка мешкає в Україні, але не є громадянином України, національний паспорт іноземця або документ, що його замінює, свідоцтво про народження неповнолітніх, що не досягли 16-ти років, посвідчення водія, посвідчення інваліда чи учасника Великої Вітчизняної війни, посвідчення, видане за місцем роботи громадянина, довідка про звільнення громадянина з місць позбавлення волі та ін.)
Обов'язковість вимоги про встановлення особи обумовлена ??необхідністю внесення в реєстр для реєстрації нотаріальних дій відомостей про особу з'явився і документах, на підставі яких його особу встановлено.
При посвідченні угод з'ясовується дієздатність громадян і перевіряється правоздатність юридичних осіб, які беруть участь в угодах. У разі укладення угоди представником громадянина, підприємства, установи або організації перевіряються його повноваження (ст. 44 Закону).
Особливі правила існують для підписання нотаріально засвідчуваних угод, угод, заяв та інших документів (ст. 45 Закону).
Нотаріально засвідчені угоди, а також заяви та інші документи підписуються у присутності нотаріуса. Якщо угода, заява йди інший документ підписаний за відсутності нотаріуса, громадянин повинен особисто підтвердити, що документ підписаний ним.
Якщо громадянин внаслідок фізичної вади, хвороби або з інших поважних причин не може власноручно підписати угоду, заяву або інший документ, за його дорученням, в його присутності та в присутності нотаріуса документ може підписати інший громадянин. Причини, з яких громадянин, заінтересований у вчиненні нотаріальної дії, не міг підписати документ, зазначається у посвідчувальному написі. Угоду не може підписувати особа, на користь або за участю якої її посвідчено.
Якщо громадянин, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії, неписьменний або сліпий, нотаріус, крім того, читає йому текст документа, про що на документі робиться відповідна відмітка. Якщо сліпий громадянин письменний, він сам підписує документ.
Якщо глухий, німий або глухонімий громадянин, що звернувся за вчиненням нотаріальної дії, грамотний, він сам читає документ і підписує його. Якщо такий громадянин неписьменний, то при вчиненні нотаріальної дії обов'язково повинна бути присутня письменна особа, яка може порозумітися з глухим, німим або глухонімим громадянином і засвідчувати своїм підписом, що зміст правочину, заяви чи іншого документа відповідає його волі як учасника нотаріальної дії.
Нотаріус може не вимагати кожного разу присутності відомих йому посадових осіб підприємств, установ і організацій, якщо він має зразки підписів цих посадових осіб, одержані при особистому зверненні, і справжність їх підписів не викликає сумніву.
При вчиненні нотаріальних дій нотаріус повинен бути неупередженим. Тому відповідно до ст. 9 Закону нотаріус або посадова особа виконавчого комітету сільської, селищної, міської ради народних депутатів, які вчиняють нотаріальні дії, не вправі здійснювати нотаріальні дії на своє ім'я і від свого імені, на ім'я і від імені свого чоловіка чи своєї дружини, їх або своїх родичів ( батьків, дітей, онуків, діда, бабусі, братів, сестер), а також на ім'я і від імені даного виконавчого комітету.
Кожен нотаріус веде окремий реєстр. У державній нотаріальній конторі, де працюють кілька нотаріусів (у багатоскладовий нотаріальній конторі), реєстрами присвоюються індекси, які збігаються з номером печатки державного нотаріуса. У цьому випадку номери на документах, оформлюваних державним нотаріусом, позначаються таким чином: № 1-1, № 1-2, № 2-1 і т. д., де перша цифра позначає індекс реєстру, а друга - порядковий номер запису.
З-дозволи Головного управління юстиції в Криму, управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі нотаріуси можуть вести самостійні реєстри для запису окремих нотаріальних дій.
У цьому випадку номери на документах, записані в реєстри, позначаються таким чином: № 1-К-10 (тобто запис з номером десять зроблена в першому реєстрі для реєстрації засвідчення вірності копій документів у багатоскладовий державній нотаріальній конторі); № З - В-5 (запис з номером п'ять зроблена в третьому реєстрі для реєстрації виконавчих написів у багатоскладовий державній нотаріальній конторі); № Д-4 (запис з номером чотири зроблена в реєстрі для запису довіреностей в односкладних державній нотаріальній конторі або у приватного нотаріуса).
Нотаріус-вправі видавати виписки з реєстрів для реєстрації нотаріальних дій за письмовою заявою громадян, підприємств, установ або організацій, щодо яких або за дорученням яких вчиняються нотаріальні дії, а також на письмову вимогу суду, прокуратури, органів слідства та дізнання у зв'язку зі справами, знаходяться у їх провадженні.
Виписки з реєстрів нотаріальних дій про заповіти видаються тільки після смерті заповідача.
Стаття 53 Закону передбачає можливість видачі дубліката нотаріально посвідченого документа.
У разі втрати документа, посвідченого або виданого нотаріусом чи посадовою особою виконавчого комітету сільської, селищної, міської ради народних депутатів, за письмовою заявою осіб, за дорученням яких або щодо яких проводилося нотаріальну дію, державним нотаріальним архівом видається дублікат втраченого документа.
До передачі в архів примірників документів, посвідчених або виданих нотаріусом, дублікат втраченого документа видається нотаріусом за місцем його зберігання.
Державний нотаріальний архів чи державна нотаріальна контора видають також дублікати заповітів, які надійшли на зберігання від посадових осіб, зазначених у ст. 40 Закону.
Дублікат заповіту може бути виданий вказаним у заповіті спадкоємцям після подання свідоцтва про смерть заповідача. У разі смерті спадкоємців, зазначених в заповіті, він може бути виданий їх спадкоємцям після подання ними свідоцтва про смерть заповідача і померлого спадкоємця.
Дублікат документа повинен містити в собі весь текст посвідченого або виданого документа.
На дублікаті документа робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу, і виробляється посвідчувального напис. Крім того, про видачу дубліката нотаріус робить відмітку на примірнику документа, який зберігається в справах державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса.