До документів, що подаються для вчинення нотаріальних дій, пред'являються певні вимоги, що забезпечують законність і обгрунтованість нотаріальних дій.
Відповідно до ст. 47 Закону не приймаються для вчинення нотаріальних дій документи, що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші не обумовлені виправлення, документи, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також написані олівцем.
Дописки, закреслені слова або виправлення, наявні в документах, наданих для вчинення нотаріальної дії, повинні бути завірені підписом посадової (уповноваженої на це) особи та печаткою підприємства, установи чи організації або особи, який видав документ. При цьому виправлення повинні бути зроблені таким чином, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написане, а потім виправлене чи викреслене.
Не приймаються для вчинення нотаріальної дії документи, в яких не можна прочитати все в них написане спочатку, наприклад, документи, залиті чорнилом, потерті та ін
Не приймаються порвані документи та документи, складені на двох і більше аркушах, якщо аркуші не пронумеровані, що не прошнуровані і кількість прошнурованих аркушів не завірено підписом посадової (уповноваженої на це) особи та печаткою підприємства, установи, організації або особи, який видав документ.
Тексти нотаріально засвідчуваних угод, копії документів і виписок з них, перекладів та заяв повинні бути написані ясно і чітко, числа і строки, що стосуються змісту посвідчуваних угод, мають бути позначені хоча б один раз словами, а назви юридичних осіб - без скорочень і з зазначенням їх адрес.
Прізвища, імена та по батькові громадян повинні бути написані повністю із зазначенням місця їх проживання.
Нотаріус (або інша посадова особа), який здійснює нотаріальну дію, не повинен приймати документи, якщо вони не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян (ч. 6 ст. 49 Закону).
При посвідченні угод за участю іноземних громадян зазначається також і їх громадянство.
У нотаріально оформлюваних документах незаповнені до кінця рядки та інші вільні місця прокреслюються, за винятком документів, призначених для дії за кордоном, в яких прокреслюванню не допускаються. Дописки і виправлення повинні бути застережені нотаріусом перед підписом відповідних осіб (учасників угод та інших осіб, які підписали угоду, заяву тощо) і повторені в кінці посвідчувального напису.
Версії, зроблені в тексті нотаріально оформлюваного документа, який не потребує підпису особи, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії (наприклад, ко-Іпія документа), обумовлюються нотаріусом лише в кінці посвідчувального напису. Зроблені виправлення повинні дозволяти прочитати все помилково написане.
Якщо документ, що підлягає посвідченню або засвідченню, викладений неправильно чи неграмотно (або складений з порушенням вимог чинного законодавства), нотаріус пропонує особі, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, виправити його або скласти новий. На прохання зацікавленої особи документ може бути складений нотаріусом.
Оскільки від нотаріусів повинні виходити документи, написані ясно і чітко, слід дійти висновку, що закреслення та поправки слід допускати лише в крайніх випадках, коли неможливо або дуже важко скласти або отримати новий документ або виправлення тексту незначні і не стосуються головних моментів. За інших обставин нотаріусу слід наполягати на пред'явленні документа без поправок і підчищень.
Якщо справжність наданого документа викликає сумнів, нотаріус вправі затримати цей документ і направити його на експертизу, про що виносить постанову, в якій зазначаються:
- Дата винесення постанови;
- Прізвище, ініціали нотаріуса, який виніс постанову, найменування та адреса державної нотаріальної контори або найменування нотаріального округу та адреса розташування робочого місця приватного нотаріуса;
- Найменування документа, дата його видачі, ким і на чиє ім'я він виданий;
- Ким (прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання) подано документ для вчинення нотаріальної дії;
- Обставини, які викликали необхідність направлення документа на експертизу;
- Куди (якому експертній установі) направляється документ для проведення експертизи.
Документи, на підставі яких вчинено нотаріальну дію, додаються до примірника угоди, свідоцтва на спадщину та ін, що залишається в справах державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса.
Оригінали документів (наприклад, свідоцтво про народження, шлюб, смерть) повертаються особам, що надали їх, а у нотаріуса залишаються їх копії.
Копії надаються зацікавленими особами або на їх прохання виготовляються нотаріусом, іншим працівником державної контори або особою, що перебувають у трудових відносинах з приватним нотаріусом. На таких копіях нотаріус робить напис: «З оригіналом вірно», ставить дату і свій підпис, які скріплює печаткою.
Документи, що засвідчують особу громадян, які звернулися за вчиненням нотаріальних дій, їх представників або представників установ, підприємств чи організацій, повертаються особам, що їх подали, без залишення копій, але в реєстрі записується найменування документа, його номер, дата видачі та найменування установи, яка видала документ.
Якщо громадянин звернувся за посвідченням вірності копії документа або виписок з документа, нотаріус встановлює його особу і робить у реєстрі відмітку «Особистість встановлена».
Не слід залишати в державній нотаріальній конторі або у приватного нотаріуса такі документи або їх копії:
- Статути юридичних осіб або положення про них, а також документи про повноваження їх представників (крім довіреностей, які видаються на вчинення конкретної нотаріальної дії) - при посвідченні договорів і доручень від імені і на ім'я юридичних осіб;
- Документи, що підтверджують право власності громадян або юридичних осіб на житловий будинок (частину будинку), квартиру, дачу, садовий будинок, гараж, земельну ділянку, інше нерухоме майно (свідоцтво про право власності на частку в спільному майні подружжя, державні акти про право колективної або приватної власності на землю, договори купівлі-продажу, дарування, міни житлового будинку, частини будинку, квартири, дачі, садового будинку, гаража, земельної ділянки, іншого нерухомого майна, в тому числі зареєст-Ірованного на біржі, тощо), - якщо засвідчується угода про податки, оренду майна або наймі житла, відчуження власником частки належного йому майна, а також ко-Уда учасники спільної часткової власності мають один спільний правовстановлюючий документ на згадане майно і один з них відчужує належну йому частку (або частину частки) ; при відчуженні не закінчених спорудженням будинків (частин будинків), інших будівель;
- Угоди про встановлення або зміну розмірів ідеальних часток у спільній частковій власності, а також порядку користування конкретними частинами об'єкта права власності (житлового будинку, квартири, дачі, садового будинку, гаража, земельної ділянки тощо) в натурі. При посвідченні угод про відчуження частки майна (або частини частки) на правовстановлюючих документах, що повертаються отчуждателю, робиться напис про зміст посвідченого договору. Наприклад: «Продано 'Л частина цього будинку за договором, посвідченим 15 лютого 1993, за № 1231», дата, підпис нотаріуса, що скріплюються печаткою нотаріуса;
- Охоронні свідоцтва - при посвідченні договорів піднайму;
- Свідоцтва про реєстрацію, технічні паспорти, реєстраційні талони, чеки, довідки-рахунки магазину на автотранспортні засоби, інші самохідні машини і механізми - при посвідченні договорів про їх відчуження, заставу, оренду, видачі свідоцтва про право на спадщину або про право власності на них ;
- Документи, що підтверджують факт передачі майна з правом його застави.
Про наявність зазначених документів робиться відмітка в реєстрі нотаріальних дій одночасно з реєстрацією нотаріальної дії, для здійснення якого був потрібний один з таких документів, або відмітка на примірниках угод, на заявах про видачу свідоцтв про право на спадщину та свідоцтв про право власності або на інших документах, які приєднуються до нотаріально оформленим документам, після чого вони повертаються особі, яка їх пред'явила. Відмітка, в якій зазначається назва документа, ким, коли, за яким номером та на чиє ім'я він виданий, підписується нотаріусом.
Певні вимоги пред'являються і до видаваних нотаріусом правозастосовні актам - документам.
Нотаріальні акти-документи служать юридичною формою, в яку втілюються процесуально оформлені рішення, що приймаються нотаріусом при здійсненні своїх правомочностей за участю певної особи або осіб, на яких поширюється юридична сила цих актів.
Нотаріальні акти-документи мають обов'язкову юридичну силу, оскільки нотаріуси здійснюють свою діяльність від імені держави. Скасування нотаріальних актів допускається тільки судом. Офіційний характер цих документів виражається не тільки в тому, що вони оформляються спеціально уповноваженими на те суб'єктами, але і в тому, що їх природа, структура та реквізити закріплені в законодавстві.
Порушення закріпленої законом форми нотаріальних актів-документів тягне визнання їх недійсними. Видається, що це положення має бути прямо закріплено в ст. 52 Закону.
У ході розгляду нотаріального справи та здійснення нотаріальної діяльності можливе постанову цілого ряду нотаріальних актів-документів. За юридичним значенням і функціям їх можна розділити на три групи:
1) акти, що виступають підсумком діяльності нотаріуса, що фіксують результат застосування норм матеріального права і вирішення нотаріального справи;
2) акти, що фіксують відсутність умов для застосування норм матеріального права та невиникнення або припинення нотаріального процесу з цієї причини;
3) акти, які оформляють процесуальні дії, необхідність здійснення яких виникає в ході розгляду нотаріального справи.
До першої групи відносяться такі види нотаріальних актів-документів:
- Нотаріальні свідоцтва;
- Посвідчувальні написи;
- Виконавчі написи;
- Акти про протест векселів в несплаті, неакцепті або недатуванні акцепту;
- Написи про заборону відчуження нерухомого майна;
- Акти про морський протест.
Відповідно до ст. 48 Закону на підтвердження права на спадщину, права власності, посвідчення фактів, що громадянин живий, про знаходження його в певному місці, • тотожності громадянина з особою, зображеною на фотокартці, про прийняття на зберігання документів видаються відповідні свідоцтва.
При посвідченні угод, засвідченні вірності копій документів і виписок з них, справжності підпису на документах, вірності перекладу документів з однієї мови на іншу, а також при посвідченні часу пред'явлення документа на відповідних документах вчиняються посвідчувальні написи. Однак ст. 48 Закону дає неповний перелік нотаріальних дій, результат яких оформляється удостоверительной написом. Сподоби-вірча напис вчиняється і при посвідченні неоплати чека, вчиненні протестів векселів і несплаті або неакцепті на поданих документах (чеках, векселях).
У цих випадках нотаріус також складає акти про протест векселів в несплаті, неакцепті і недатуванні акцепту.
Посвідчувальний напис повинен бути написаний ясно, чітко, без підчисток, вільні місця - прокреслені, дописки та інші виправлення - обумовлені.
Для здійснення посвідчувальних написів можуть застосовуватись штампи з текстом відповідного напису.
Якщо посвідчувальний напис не вміщується на нотаріально оформлюваних документів, вона може бути продовжений чи викладений повністю на прикріпленому до документа аркуші паперу. У цьому випадку аркуші, на яких викладено текст документа, і аркуш з посвідчувального написом прошнуровуються, кількість аркушів завіряється підписом нотаріуса з додатком його друку.
Для викладу посвідчувального напису чи його продовження допускається також підклейка аркуша паперу. При цьому нотаріус повинен проставити печатку таким чином, щоб частина її відбитку перебувала на підклеєному аркуші.
Прикріплення і підклеювання аркушів паперу для напису про посвідчення вірності копії документа, а також для напису на дублікаті документа не допускається.
Виконавчі написи вчиняються нотаріусом для стягнення грошових сум або витребування від боржника майна на документах, що встановлюють безперечну задолженность72. На прохання чекодержателя нотаріус у разі неоплати чека також вчиняє виконавчий напис. Зміст виконавчого напису регулюється ст. 89 Закону. Виконавчі написи не тільки засвідчують факт заборгованості, але і надають документу виконавчу силу.
Відповідно до п. 3 Указу Президента України від 23 серпня 1998 р. «Про врегулювання діяльності нотаріату в Україні» векселі, опротестовані нотаріусами в установленому законом порядку, є виконавчими документами. Таким чином, посвідчувального напис на векселі прирівнюється до виконавчого напису і наділяє вексель виконавчої силою. Таке формулювання представляється не зовсім вдалою, оскільки слід розрізняти наслідки протесту векселя у неплатежі або неакцепті.
Протест в неакцепті можливий тільки за переказним векселем. Під акцептом векселя розуміється згода платника прийняти на себе зобов'язання оплатити його в строк. Отже, до акцептування зобов'язаним вважати платника не можна. Вчинення протесту в неакцепті тому свідчить про виникнення спору, який повинен згодом вирішуватися судом, а не нотаріатом, предметом діяльності якого є безперечні справи. При цьому опротестований в неакцепті вексель повинен є не виконавчим документом, а лише підставою для пред'явлення позову про стягнення платежу за таким векселем, оскільки платник повинен мати право відстояти свою позицію в ході судового розгляду. Нотаріальна ж форма охорони суб'єктивних прав і законних інтересів не пристосована для розгляду і вирішення спірних справ.
До першої групи нотаріальних документів також відноситься напис про заборону відчуження нерухомого майна, що вчиняється на представлених для вчинення нотаріальних дій документах: на повідомленні установи банку, підприємства чи організації про видачу кредиту, на договорах застави або довічного утримання.
Вчинення морського протесту - нотаріальна дія, що забезпечує доказову силу заяви капітана судна про подію, яка мала місце в період плавання або стоянки судна і може послужити підставою для пред'явлення до судновласника майнових вимог. На підставі такої заяви, даних суднового журналу, а також опиту самого капітана і, по можливості, не менше чотирьох свідків з числа членів суднової команди нотаріус складає акт про морський протест.
Форми всіх перерахованих документів були затверджені наказом Міністерства юстиції України від 7 лютого 1994 р. № 7/5 «Про затвердження форм реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв, посвідчувальних написів на угодах і засвідчуваних документах».
Відмінною рисою цих нотаріальних актів-документів є те, що вони наділяють якістю безспірності та достовірності права, факти і документи, впливають на правовий статус зацікавлених у вчиненні нотаріальної дії осіб, і дозволяють їм згодом (поза рамками нотаріального процесу) реалізувати свої права та інтереси , вчиняти певні дії.
Такі правозастосовні акти, виступаючи підсумком діяльності нотаріуса, фіксують результати дозволу нотаріального справи, оформляють основні висновки, отримані в ході нотаріального процесу. Так, характеризуючи такий нотаріальний акт, як свідоцтво про право на спадщину, П. С. Никитюк обгрунтовано пише: «Владне, авторитетне судження про законність спадкоємства містить нотаріальне свідоцтво про право на спадщину - акт, безумовно, юрисдикційний. За своєю правовою значущості свідоцтво близько до судовим рішенням у справах безспірного виробництва і як правоподтверждающій документ є юридичним фактом. У всякому разі воно змінює правове становище і спадщини, та осіб, яким його видали або яких воно стосується »73.
До другої групи актів-документів відноситься постанову про відмову у вчиненні нотаріальної дії. Відповідно до ст. 49 Закону нотаріуси або інші посадові особи, які вчиняють нотаріальні дії, відмовляють у вчиненні нотаріальної дії, якщо:
- Вчинення такої дії суперечить закону;
- Дії підлягають вчиненню іншим нотаріусом або іншою посадовою особою;
- З проханням про вчинення нотаріальної дії звернулась недієздатна особа або представник, який не має необхідних повноважень;
- Угода, яка укладається від імені юридичної особи, суперечить цілям, вказаним в її статуті чи положенні.
У таких випадках на прохання зацікавленої особи нотаріус повинен не пізніше ніж у триденний термін винести постанову про відмову. Посадові особи виконкомів викладають причини відмови у довільній формі. Винесене нотаріусом постанову про відмову у вчиненні нотаріальної дії має відповідати вимогам, закріпленим у п. 24 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженої наказом Міністерства юстиції 13 червня 1994
Юридичне значення цього документа полягає у створенні процесуальних гарантій законності, обгрунтованості відмови у вчиненні нотаріальної дії та забезпечення реалізації прав і законних інтересів громадян і юридичних осіб, зацікавлених у виникненні нотаріального процесу.
Третю групу документів, що характеризують процесуальне оформлення нотаріальної діяльності, складають такі документи як:
- Постанова про призначення експертизи (ч. 2 ст. 51 Закону, п. 23 Інструкції);
- Акт опису спадкового майна (п. 99 Інструкції);
- Акт про неможливість вжиття заходів до охорони спадкового майна (ч. 1 ст. 61 Закону, п. 99 Інструкції);
- Постанова про призначення хранителя спадкового майна (ч. 2 ст. 61 Закону, п. 103 Інструкції);
- Розпорядження про видачу із спадкового майна грошових сум на покриття витрат, пов'язаних з доглядом за спадкодавцем, його похоронами і т. д. (Ст. 63 Закону, п. 106 Інструкції).
Все це документи, які фіксують дії нотаріуса, здійснювані на підставі застосування нотаріальних процесуальних норм, і забезпечують хід нотаріального процесу.
Нотаріальні дії, вчинені нотаріусами України, виконуються з використанням спеціальних бланків нотаріальних документів (далі - спеціальні бланки).
Зразок бланку, а також порядок обліку, зберігання та витрачання спеціальних бланків встановлюються Міністерством юстиції України.
На спеціальних бланках викладаються:
- Договори про відчуження майна (купівлі-продажу, міни, дарування, довічного утримання);
- Договори про відчуження земельних ділянок, що перебувають у приватній або колективній власності;
- Договори про заставу нерухомого майна, транспортних засобів, космічних об'єктів, товарів в обороті або переробці;
- Договори позики;
- Шлюбні контракти;
- Договори найму та оренди;
- Заповіти;
- Всі види довіреностей;
- Інші угоди, для яких чинним законодавством передбачена обов'язкова нотаріальна форма;
- Інші угоди, для яких чинним законодавством не передбачена обов'язкова нотаріальна форма, але які посвідчуються за бажанням сторін;
- Угоди про розірвання всіх вищезгаданих правових дій;
- Свідоцтва про право на спадщину;
- Свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя;
- Свідоцтва про придбання житлових будинків на публічних торгах;
- Свідоцтва про посвідчення фактів про те, що громадянин знаходиться в живих, про перебування громадянина в певному місці, а також про тотожність громадянина з особою, зображеною на фотографії;
- Копії документів і виписок з них (крім копій установчих документів та фотокопій документів);
- Заяви громадян та юридичних осіб;
- Акти про морські протести;
- Дублікати документів.
Використання інших бланків або стандартних білих аркушів паперу для вчинення зазначених нотаріальних дій забороняється.
Зазначені нотаріальні дії, виконані не так на спеціальному бланку, є недійсними.
У разі, якщо нотаріус посвідчує вірність перекладу документа з однієї мови на іншу, текст перекладу викладається на спеціальному бланку.
Нотаріус може посвідчити справжність підпису перекладача на перекладі документа, викладеного на папері встановленого формату.
Тексти нотаріально засвідчуваних угод, зміни та доповнення до них викладаються на спеціальних бланках. У разі, коли текст нотаріального документа викладено на трьох і більше сторінках, на бланках викладаються перша і остання сторінки тексту документа.
Установчі документи (статути, договори) можуть бути викладені не на спеціальному бланку.
Спеціальні бланки не використовуються при прийнятті заходів до охорони спадкового майна та прийнятті у депозит грошових сум і цінних паперів.
Виконавчі написи вчиняються нотаріусами на документах, що встановлюють заборгованість.
При вчиненні протестів векселів і посвідченні неоплати чеків відповідні відмітки та написи виконуються на цих документах.
На спеціальних бланках виконуються всі примірники документів, за винятком примірника, що залишається в справах державної нотаріальної контори (державного нотаріального архіву) або у приватного нотаріуса. На цьому примірнику нотаріус зазначає серію та номери використаних для нотаріальної дії спеціальних бланків. Серія та номер використаного бланка зазначаються в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій у графі «Зміст нотаріальної дії».
Спеціальний бланк підлягає заповненню як з лицьового, так і зі зворотного боку.