Відповідно до законодавства нотаріус посвідчує вірність копій документів і виписок з них. Засвідчуючи вірність копій документів, виданих підприємствами, установами чи організаціями, нотаріуси перевіряють дотримання таких умов:
- Відповідність таких документів закону;
- Документи мають юридичне значення;
- Посвідчення копій цих документів не заборонено законом.
Суперечать закону визнаються документи, що мають протизаконне утримання чи ганьблять честь і гідність громадянина, ділову репутацію організації.
Юридичне значення мають всі документи, що зачіпають права і законні інтереси громадян і організацій, незалежно від того, чи свідчать вони про існування тих чи інших правовідносин у минулому або сьогоденні, оскільки можуть підтвердити правомірність певних вимог, існування певних фактів і т. п.
Відповідно до Указу Президії Верховної Ради СРСР від 4 серпня 1983 «Про порядок видачі та засвідчення підприємствами, установами та організаціями копії документів, що стосуються прав громадян» державні та громадські підприємства, установи або організації повинні видавати громадянам на їх прохання копії документів, що виходять від цих установ, підприємств чи організацій у тому випадку, якщо вони необхідні для вирішення питань, що стосуються прав і законних інтересів звернулися з проханням громадян. Копії документів повинні видаватися на бланках цих підприємств, установ або організацій.
Названі юридичні особи можуть видавати копії наявних у них документів, що виходять від інших юридичних осіб, безпосередньо від яких отримання копій цих документів важко або неможливо. Якщо ці документи були здійснені на бланках, при виконанні копій необхідно відтворити реквізити бланка.
Вірність копії документа засвідчується підписом керівника чи іншої посадової особи, наділеного таким правом, і печаткою; крім того, на копії зазначається дата засвідчення і відмітка про те, що оригінал документа знаходиться на підприємстві, в установі або організації, що видали копію.
Цей Указ містить заборону на посвідчення копій паспорта або його замінює, військового квитка, депутатського посвідчення, службових посвідчень та інших документів, зняття копій з яких не допускається, оскільки вони мають юридичне значення тільки при поданні їх в оригіналі.
При посвідченні копій документів, виданих громадянами, необхідно встановити, що справжність підпису громадянина на оригіналі цього документа засвідчена нотаріусом або посадовою особою виконавчого комітету сільської, селищної, міської ради народних депутатів або підприємством, установою, організацією за місцем роботи, навчання, проживання або лікування громадянина .
Посвідчення копії з копії здійснюється за умови, що вірність копії засвідчена в нотаріальному порядку або якщо ця копія видана підприємством, установою або організацією, що видали оригінал документа. В останньому випадку копія документа повинна бути викладена на бланку даного підприємства, установи або організації з додатком печатки і з відміткою про те, що оригінал документа знаходиться на даному підприємстві, в установі або організації.
Вірність виписки може бути засвідчена, якщо нотаріус встановить, що вона зроблена з документа, що містить рішення кількох не пов'язаних між собою питань і відображає повний текст частини документа з певного питання.
Нотаріус не має права засвідчувати вірність копії з документів, в яких є підчистки і приписки, необумовлені виправлення, закреслені слова. Не приймаються документи, виконані олівцем, мають нечіткий, нерозбірливий текст, стертий або нечитаний відбиток печатки. Не можна засвідчити вірність копії з документа, що складається з декількох непронумерованих і незшитих аркушів. Крім того ', нотаріус повинен встановити, повноважним чи органом видано документ, копію якого належить засвідчити, чи є всі реквізити документа.
У разі, якщо документ викликає сумнів у нотаріуса, останній має право направити даний документ на експертизу. При цьому він виносить постанову про направлення документа на експертизу з докладним викладенням підстав, що спонукали його до такого рішення, та перерахуванням питань, які потребують висновку експерта.
Якщо копія документа викладена неправильно або неграмотно, нотаріус пропонує особі, яка звернулася з приводу вчинення нотаріальної дії, виправити її або скласти нову. На прохання зацікавленої особи нотаріус сам може скласти копію.
Звіривши копію або виписку з оригіналом документа, нотаріус посвідчує їх вірність.
Нотаріально засвідчена копія повинна містити точний текст справжнього документа, текст удостове-рительное написи про посвідченні вірності копії, в якому зазначається відсутність або наявність обумовлених виправлень в оригіналі документа та інших особливостей (підпис особи, яка підписала документ, і печатка не відтворюються, а замінюються словами « підпис »і« друк »), підпис нотаріуса, повне найменування державної нотаріальної контори, печатка нотаріуса або державної нотаріальної контори. У документі, що складається з декількох прошитих аркушів, кількість їх завіряється підписом нотаріуса з додатком печатки.
Незаповнені місця і неповні сторінки на копії прокреслюються, за винятком документів, призначених для дії за кордоном.
§ 10. Засвідчення справжності підпису на документах
При засвідченні справжності підпису на документах нотаріус встановлює такі обставини: - зміст документа не суперечить закону;
- Документ не містить відомостей, що ганьблять честь і гідність громадянина;
- Документ не має характеру угоди.
З останнього правила є один виняток. На угоді може бути засвідчена справжність підпису особи, що підписалась за іншу особу, яка не могла це зробити власноручно внаслідок фізичної вади, хвороби або інших поважних причин. У цьому випадку нотаріус встановлює особу як того, хто підписався, так і того, за кого ця особа підписалася.
Нотаріус, засвідчуючи справжність підпису, не посвідчує факти, викладені у документі, а лише підтверджує, що підпис зроблено певною особою.
У разі, коли громадянин викладає в документі обставини, право посвідчення яких належить лише державному органу (час народження, шлюбу, смерті, наявність хвороби, інвалідності, право власності на майно тощо), нотаріус зобов'язаний відмовити у посвідченні справжності підпису на такому документі (п. 144 Інструкції). Законодавство передбачає лише один виняток з цього правила: справжність підпису на такому документі може бути засвідчена лише у тому випадку, якщо даний документ повинен бути наданий до суду або інша установа іноземної держави.
При посвідченні зразків підписів посадових осіб підприємств, установ або організацій на картках, що подаються до Національного банку України, інші комерційні банки різних видів і форм власності з метою відкриття рахунків, нотаріусом перевіряється:
- Правоздатність юридичної особи;
- Справжність підписів посадових осіб;
- Повноваження посадових осіб на право підпису.
Для підтвердження повноважень на право підпису нотаріусу подається наказ про призначення на посаду, протокол про обрання посадової особи, довіреність на ім'я керівника, видана вищим органом, і т. п.