Одним з рідко зустрічаються нотаріальних дій є прийняття на зберігання документів (глава 15 Інструкції). Суб'єктами - ініціаторами такої нотаріальної дії можуть бути як фізичні, так і юридичні особи, за заявою яких приймаються на зберігання документи самого різного характеру.
При цьому нотаріуси складають опис у двох примірниках, один з яких залишається у нотаріуса, а інший - видається липу, яка здала документи. Опис підписується і нотаріусом, і зацікавленим особою, що звернулася за вчиненням цієї нотаріальної дії.
Опис являє собою детальний опис документів, включаючи не тільки їх найменування, але і фізичний стан, оскільки нотаріус несе відповідальність за збереження документів і повинен їх повернути в тому ж вигляді, в якому прийняв. У опису повинні бути зазначені:
- Прізвище, ім'я та по батькові особи, яка здала документи, його адреса;
- Найменування документа, який здається на зберігання, на чиє ім'я цей документ виданий, ким, номер документа (якщо є) і дата видачі;
- Термін, на який документи здаються на зберігання.
На підставі п. 186 Інструкції на прохання особи нотаріус може прийняти документи без опису, якщо вони належним чином упаковані в присутності нотаріуса. Упаковка повинна бути скріплена печаткою та підписом нотаріуса, а також підписом особи, яка здала документи на зберігання. У такому випадку нотаріус несе відповідальність за збереження упаковки, тому упаковані документи поміщаються нотаріусом в інший пакет, який також опечатується.
Прийняті документи зберігаються в окремому пакеті в залізних шафах або сейфах, опечатаних печаткою нотаріуса, до запитання здали їх особою.
Про прийняття документів на зберігання нотаріус видає особі, яка здала їх, свідоцтво, що містить такі реквізити:
- Місце і час вчинення нотаріальної дії;
- Прізвище, ім'я та по батькові нотаріуса, найменування нотаріальної контори, нотаріального округу;
- Прізвище, ім'я та по батькові або повне найменування та адресу особи, що звернулося;
- Зазначення терміну зберігання документів;
- Відомості про встановлення особи громадянина, який здав документи;
- Номер за реєстром;
- Суму державного мита або оплати за зі
вершеніе даного нотаріальної дії;
- Підпис і печатка нотаріуса.
Перелік документів у свідоцтві не міститься, так як до нього додається опис, якщо така здійснювалася.
Термін зберігання документів обумовлюється в заяві зацікавленої особи, яка здала їх на зберігання, і в довідці, виданій нотаріусом. Нотаріус відповідає за зберігання документів протягом цього строку. Отримати документи можна і раніше обумовленого терміну. Зробити це може як особа, що здала документи на зберігання, так і уповноважена ним особа (за дорученням), пред'явивши свідоцтво та примірник опису. Отримати документи можна за рішенням суду. У разі смерті особи, яка здала документи на зберігання, можливе отримання їх спадкоємцями за свідоцтвом про право на спадщину.