3.3 Подготовка к проведению проверки
3.3.1 Подготовка к проверке нотариальной деятельности
Ниже описаны примерный порядок подготовки к проведению плановых комплексных проверок организации нотариальной деятельности и выполнения правил нотариального делопроизводства. Что касается подготовки к проведению внеплановых повторных проверок, то по этому поводу необходимо оговориться.
В действующем на момент подготовки пособия Порядка проверки практически не разграничены вопросы подготовки и проведения плановых и внеплановых проверок нотариальной деятельности. Хотя, без сомнения, этот документ касается обоих видов проверок. Более того, в тексте Порядка проверки при описание процедурных вопросов, как правило, используется обобщающий термин «проверка». Все это позволяет предположить, что описанные в порядке проверки процедуры касаются как плановых комплексных, так и внеплановых повторных проверок.
С другой стороны, на практике при подготовке внеплановых проверок не все процедурные требования Порядка проверки можно выполнить. Например, требование по подготовке плана проверки и включения в него всех вопросов, касающихся организации нотариальной деятельности. Ведь, как мы писали выше, внеплановая повторная проверка проводится исключительно в рамках предмета обращения, которое стало основанием для такой проверки. Невозможно при проведении внеплановой проверки и в полном объеме выполнить требования к содержанию справки, составляется по результатам проверки. Неочевидной также ответ на вопрос: надо о проведении внеплановой проверки уведомляется нотариуса, которое это предусмотрено Порядком проверки; надо создавать комиссию для проведения внеплановой проверки.
Учитывая изложенное, повторим, - следующая информация описывает обязательные требования по подготовке к плановой комплексной проверки. Хотя в значительной мере эта информация может быть использована и при подготовке внеплановых проверок (с учетом изложенного выше).
Первым шагом подготовки к проведению проверки является изучение имеющихся материалов, касающихся деятельности нотариуса (конторы, архива). В частности, необходимо проанализировать:
1. материалы, касающиеся предыдущих проверок, - какие нарушения были обнаружены, которые были причины этих нарушений, рекомендации по их устранению были предоставлены и т. д.;
2. последствия реализации материалов предыдущих проверок - какие меры реагирования к нотариусу были приняты, их результаты, информация о выполнении / невыполнении нотариусом предоставленных рекомендаций по устранению нарушений и т. д.;
3. жалобы по конторы, архива, нотариуса, деятельность которых подлежит проверке, их анализ и т. д..
Анализ этой информации позволит выявить круг вопросов (слабых мест в деятельности нотариуса), на которые необходимо обратить внимание в первую очередь.
После того, как уполномоченные работники Министерства юстиции или управления юстиции изучили материалы, касающиеся деятельности нотариуса (конторы, архива), готовится план проведения проверки. Акты законодательства, а так же нормативно-правовые акты Министерства юстиции Украины не объясняют, какая именно информация должна содержаться в плане проведения проверки. Однако, согласно установившейся практике Министерства юстиции, план должен предусматривать проверку следующих вопросов:
1. материально - техническое обеспечение нотариальных контор, их кадровое обеспечение;
2. соответствие рабочих мест частных нотариусов требованиям Положения о требованиях к рабочему месту (нотариальной конторы) частного нотариуса и осуществлении контроля за их соблюдением, утвержденном приказом Министерства юстиции Украины от 12 июня 1998 № 36/5 (в редакции приказа Минюста от 17 апреля 2007 года № 186/5);
3. режим работы и порядок организации приема граждан государственными нотариальными конторами и частными нотариусами;
4. наличие справочно - информационных материалов для посетителей;
5. соблюдения требований статей 8, 9 Закона Украины "О нотариате" (соблюдение нотариальной тайны и ограничений в праве совершения нотариальных действий);
6. обеспечения исполнения частными нотариусами требований статьи 28 Закона Украины "О нотариате" (страхование гражданско-правовой ответственности нотариуса);
7. состояние нотариального делопроизводства;
8. соблюдение требований нормативно - правовых актов ведения Единых и Государственных реестров Министерства юстиции Украины;
9. выполнения нотариусами требований относительно расходования, хранения и учета специальных бланков нотариальных документов.
Кроме того, план проверки деятельности нотариуса, очевидно, должен содержать:
1. наименование субъекта, будет проверяться (нотариуса, конторы, архива);
2. адрес, по которому будет осуществляться проверка;
3. время (дату) проведения перевирки5;
4. период деятельности нотариуса, необходимо охватить проверкой;
5. указание на основание проведения проверки;
6. задача проверки, и порядок их выполнения (при необходимости). Наполнение плана существенно зависит от того, какой вид проверок проводится: внеплановая или плановая комплексная. От этого будет зависеть и основание, и цель, и предмет проверки.
В случае, когда план готовится для проведения плановой комплексной проверки, составить план довольно легко.
Период деятельности, проверяться, определяется исходя дату проведения последней проверки. Соответствующую информацию можно найти в регистрационном деле частного нотариуса. Так же, как и место его нахождения.
Задача плановой проверки фактически совпадать с теми, которые определены в пункте 1 действующего Порядка проверки. Мы о них говорили в разделе 3.1.1.
Что касается предмета плановой проверки, то в соответствии с требованиями
Порядок проверки в план проверки включаются все вопросы, касающиеся организации нотариальной деятельности конторы, архива, нотариуса и выполнения ими правил ведения нотариального делопроизводства.
Если план готовится для проведения внеплановой проверки, основанием для его формирования будет жалоба (обращение), которая является основанием для проведения такой проверки. Предметом проверки при этом будут те вопросы деятельности нотариуса (конторы, архива), в отношении которых подана жалоба (обращение).
После подготовки плана проверки, он подается на рассмотрение и утверждение начальником управления юстиции (его заместителем) 6. Вместе с планом необходимо подготовить и предоставить руководителю предложения по составу комиссии, будет осуществлять проверку.
В случае, если руководитель согласится предоставленному плану, издается приказ о проведении проверки. Этим приказом утверждается:
1. персональный состав комиссии;
2. ее руководитель;
3. сроки проведения проверки.
Кроме того, в приказе, как правило, указывается и вид проверки (плановая или внеплановая).
Именно этот приказ является документом, который подтверждает полномочия членов комиссии на проведение проверки. Копия этого приказа хранится в регистрационном деле частного нотариуса.
После утверждения соответствующих документов, о проведении проверки необходимо сообщить нотариусу. Нормативные акты не определяют, в течение какого срока это делается. Однако, в любом случае, соответствующую информацию нотариус должен получить до начала проверки.