3.5 Оформление результатов проверки
Порядок и способ оформления результатов проверки зависит от того, какая именно проверка проводилась.
3.5.1 Оформление результатов проверок нотариальной деятельности
Если была проведена плановая или внеплановая проверка организации нотариальной деятельности и выполнения правил нотариального делопроизводства, по ее результатам необходимо составить справку о результатах проведенной проверки.
Такая справка составляется в двух экземплярах в течение пяти рабочих дней с момента окончания проверки. Подписывают справку все члены комиссии, проводившей проверку. Нотариус также должен подписать эту справку с отметкой об ознакомлении с результатами проверки.
В справке в обязательном порядке отражаются следующие вопросы:
1. Состояние организации нотариальной деятельности конторы, архива, нотариуса и выполнения ими правил ведения нотариального делопроизводства.
2. Соблюдение режима и порядка работы конторы, архива, нотариуса.
3. Состояние нотариального обслуживания населения.
4. Дата рассмотрения обращения физических и юридических лиц по организации нотариальной деятельности конторы, архива, нотариуса.
5. Состояние использования, хранения, обращения и отчетности специальных бланков нотариальных документов.
6. Состояние соблюдения конторой, архивом, нотариусом требований законодательства о Единые и государственные реестры информационной системы Мин 'Юсту.
7. Состояние выполнения нотариусами требований о наличии в делах (нарядах) документов, на основании которых совершено нотариальное действие, а в случаях, предусмотренных действующим законодательством, копий с них, необходимые для совершения нотариальных действий и соответствия их действующему законодательству.
8. Профессиональный уровень нотариуса.
9. Анализ выявленных недостатков, их причины, выводы и предложения по их устранению.
10. Оценка работы конторы, архива, нотариуса.
В случае, если в ходе проверки были выявлены нарушения или допущенные нотариусом ошибки, справке необходимо приложить копии документов, касающихся таких нарушений.
Если нотариус (заведующий конторы, заведующий архива) согласен с выводами комиссии, он имеет право письменно выразить свои возражения или объяснения. Они присоединяются к другим материалам проверки и должны быть обязательно рассмотрены комиссией.
Если проверка проводилась управлением юстиции один экземпляр справки выдается нотариусу (заведующему), а другой - подается начальнику управления.
Если же проверка была проведена Министерством юстиции, один экземпляр подается министру, а другой - получает начальник того управления юстиции, в сфере контроля которому относится соответствующего нотариуса (конторы, архива)