При проверке инспектор выяснить обеспечивает нотариус соблюдения требований к документам, представляемым для совершения нотариальных действий. В частности, необходимо убедиться, что такие документы:
1. в случаях наличия приписок и исправлений, содержащих соответствующие оговорки за подписью должностного (уполномоченного на то) лица и печатью юридического лица или физического лица, выдавшего документ;
2. не содержат сведения, унижающие честь, достоинство и деловую репутацию физического или деловую репутацию юридического лица;
3. не содержат подчистки или дописки, зачеркнутые слова или иные неоговоренные исправления, документы, текст которых невозможно прочитать вследствие повреждения, а также написанные карандашом;
4. не является испорченными (например, залитые чернилами, водой, потертые, рваные и т. д.) и позволяют полностью прочитать все в них написанное в первоначальном написании.
Необходимо также проверить, выполняет нотариус при совершении нотариальных действий требования по проверке подлинности представленных ему документов. Согласно установленной требования, нотариус обязан проверять подлинность каждого бланка представленных ему документов, если они изложены на специальных бланках нотариальных документов.
Доказательством осуществления такой проверки является информационная справка о проверке специального бланка нотариального документа. Такая справка должна быть приобщена к каждому экземпляру нотариального документа (договора, доверенности, свидетельства и т. п.), который хранится в делах.
Если в делах нотариуса не остается экземпляр нотариального документа, проверяемый информационная справка обязательно хранится в отдельном наряде.
Если для совершения нотариальных действий нотариусом, деятельность которого проверяется, подавались документы, изложенные на двух и более листах, инспектор проверяет:
1. прошиты следующие документы способом, исключающим их раз соединение без нарушения целостности;
2. на прошитом (прошнурованном) документе содержится надпись: "Всего прошито (или прошнурован), пронумерованы и скреплены печатью листов";
3. количество прошитых листов скреплено подписью и печатью лица, выдавшего документ, с указанием должности.
Кроме того, инспектор должен проверить соблюдение нотариусом требований документов, которые приобщаются к делам (нарядов) при их формировании. С этой целью при проверке дел (нарядов) следует обращать внимание на следующее:
4. дела должны содержать только оригиналы документов и (или) в случаях, предусмотренных действующим законодательством, копии с таких документов, оформленных и заверенных в установленном порядке, которые необходимы для совершения нотариальных действий;
5. к делам должны быть включены документы только одного делопроизводственного года;
6. в одно дело не допускается одновременно группировать документы постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения;
7. запрещается подшивать в дела неисполненные документы;
8. не допускается включение в дела документов, которые не имеют отношения к делу, личных документов, документов, подлежащих возврату, а также черновиков и проектов (рабочих вариантов) документов;
9. запрещается включения в дела документов, которые не содержат необходимых подписей, реквизитов документа, печати и т. п..
Инспектор также должен проверить правильность добавления документов в дел (нарядов). Нотариальные документы (за исключением документов, связанных с оформлением наследственных прав) Подшив-ются в дела в таком порядке: первым подшивается экземпляр нотариально оформленного документа, остается в делах конторы, частного нотариуса, за ним - документы, на основании которых он выдан или удостоверена.
Вместе с тем инспектор может проверить должным образом нотариус оформляет изменения, которые происходят в составе документов дел. К таким изменениям, в частности, относятся: включение дополнительных документов, их исключения, замена оригиналов копиями и др.. Информация об изменениях в составе документов отражается в графе «Примечания» внутренней описи, а также в удостоверяющих надписях к дел (нарядов).
В случае, если такие изменения происходили, инспектор должен выяснить наличие оправдательных документов (соглашение о расторжении договора, определение суда, постановление следственного органа и т. п.). Указание на такие документы также должна быть отражена в графе «Примечания».
Кроме того, если в течение деятельности нотариуса происходили изъятие документов, необходимо проверить соблюдение требований по оформлению такого изъятия.
В частности, отсутствие нотариально удостоверенного или иного документа должна быть оформлена справкой, подписывается лично нотариусом и лицом, ответственное за ведение делопроизводства (если такое лицо), или актом, подписанным заведующим конторы (архива). Такой документ должен быть подшит к соответствующему делу вместо отсутствующего документа.