В ходе проверок организации деятельности нотариусов и соблюдение ими правил ведения нотариального делопроизводства, обязательному контролю подлежат своевременность и правильность внесения нотариусами записей в Единых и Государственных реестров, действующих в системе нотариата.
Перечень таких реестров приведены в таблице.
Название реестра Нормативно-правовой акт, который утверждает порядок ведения реестра
Единый реестр запретов отчуждения объектов недвижимого имущества приказ Министерства юстиции Украины от 09.06.1999 № 31/5 (в редакции приказа Министерства юстиции Украины от 18.08.2004 № 85/5)
Единый реестр доверенностей приказ Министерства юстиции Украины от 28.12.2006 № 111/5
Наследственный реестр приказ Министерства юстиции Украины от 17.10.2000 № 51/5 (в редакции приказа Министерства юстиции Украины от 07.04.2005 № 33/5)
Государственный реестр сделок приказ Министерства юстиции Украины от 18.08.2004 № 86/5
Государственный реестр ипотек Постановление Кабинета министров Украины от 31.03.2004 № 410
Единый реестр специальных бланков нотариальных документов приказ Министерства юстиции Украины от 29.06.1999 № 36/5
Государственный реестр обременений движимого имущества приказ Министерства юстиции Украины от 29.07.2004 № 73/5 и приказ Министерства юстиции Украины от 07.07.2006 № 57/5
Для осуществления соответствующего контроля, прежде всего, необходимо выяснить, регистратором которых реестров выступает нотариус, деятельность которого проверяется. Для этого нотариус должен предоставить сведения о действующих договорах с администратором соответствующих реестров (государственное предприятие «Информационный центр» Министерства юстиции Украины и его региональные филиалы).
Далее необходимо проанализировать деятельность нотариуса за определенный период и выяснить, возникали в этот период основания, обусловливающие необходимость регистрации определенных сделок, документов или событий в одном из указанных реестров.
Такие основания, а также сроки, в течение которых информация должна быть занесена в соответствующий реестр, определенные положениями о таких реестры (см. таблицу, приведенную выше).
После этого инспектор выясняет выполнения нотариусом обязательств по своевременному внесению (представления) информации в соответствующий реестр. В доказательство этого нотариус должен предоставить документы (например, выписка из реестра), подтверждающий осуществление им соответствующих действий.