Согласно статье 23 Закона Украины «О нотариате» государственные нотариальные архивы учреждаются в областных центрах, городах Киеве, Симферополе и Севастополе для временного (до 75 лет) централизованного хранения нотариальных документов. Государственные нотариальные архивы имеют целью хранения, использования нотариальных документов, передачи их в соответствующий государственный архив, оказание методической и практической помощи фондообразователями в совершенствовании работы с документами.
Фондообразователями архивов являются государственные нотариальные конторы, частные нотариусы, должностные лица исполнительных комитетов сельских, поселковых, городских советов народных депутатов, совершающие нотариальные действия, и должностные лица, которые удостоверяют завещания и доверенности, приравниваемые к нотариально удостоверенным.
Вопросы организации деятельности и компетенция государственного но-тариального архива определяются положением о нем, что зат-верджуеться Министерством юстиции Украины по согласованию с Главным архивным управлением при Кабинете Министров Украины.
Архивы создаются и ликвидируются Министерством юстиции Украины. Сеть и штаты архивов утверждаются Министерством юстиции Республики Крым, управлениями юстиции областных, Киевской и Севастопольской городских государственных администраций в пределах установленной для них штатной численности и фонда заработной платы. Государственный нотариальный архив возглавляет заведующий, который назначается на должность и освобождается от нее управлением юстиции Совета Министров Республики Крым, областной, Киевской и Севастопольской городской государственной администрации. Заведующим архивом может быть лицо, отвечающее требованиям статьи 3 Закона Украины «О нотариате».
Архив является юридическим лицом, имеет печать с изображением Государственного герба Украины и своим наименованием.
Основными задачами архива являются:
- Комплектование документами;
- Обеспечение сохранности и использования документов, находящихся на хранении;
- Создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам;
- Подготовка и своевременная передача документов на хранение в соответствующий государственный архив с соблюдением правил и требований Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины;
- Подготовка и осуществление мероприятий по повышению квалификации нотариусов по вопросам, входящим в компетенцию архива.
Архив в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие основные функции:
- Составляет графики приема документов от фондоутворювачив;
- На основании графиков осуществляющий прием документов, предусмотренных настоящим Положением, не позднее 2-х лет после окончания 10-летнего срока их хранения в фондоутворювачив;
- Обеспечивает сохранность документов, регулярно проводит проверки наличия и физического состояния дел;
- Составляет научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в архиве;
- Проводит экспертизу ценности документов, находящихся в архиве, что оказывает методическую помощь экспертным комиссиям Министерства юстиции Республики Крым, управлений юстиции областных, Киевской и Севастопольской городских государственных администраций в проведении экспертизы ценности документов;
- Осуществляет контроль за хранением документов в фондоутворювачив, оказывает им методическую и практическую помощь по упорядочению документов и подготовки их к сдаче в архив;
- Передает в установленном порядке на государственное хранение документы и научно-справочный аппарат к ним;
- Ведет статистическую отчетность по установленным формам;
- Выдает дубликаты и свидетельствуют верность копий и выписок из документов, хранящихся в делах архива, с соблюдением требований статьи 8 Закона Украины «О нотариате»;
- Ведет учет документов, переданных на запросы органов, предусмотренных указанным Законом;
- Ведет прием граждан по вопросам, входящим в компетенцию архива;
- Осуществляет регистрацию завещаний, приравниваемых к нотариально удостоверенным, ведет алфавитные книги их учета.
Заведующий архивом:
- Организует деятельность архива и несет персональную ответствен-ность за выполнением возложенных на него задач и функций;
- Распределяет функциональные обязанности между работниками архива;
- Издает в пределах своей компетенции приказы;
- Представляет архив во всех учреждениях и организациях;
- Организует и участвует в проведении совещаний, семинаров и других мероприятий по повышению квалификации нотариусов по вопросам, входящим в компетенцию государственного нотариального архива.