В соответствии со ст. 37 Закона «О нотариате» в населенных пунктах, где нет нотариусов, нотариальные действия совершают должностные лица исполнительных комитетов сельских, поселковых, городских советов народных депутатов.
Непосредственно нотариальные действия совершают должностные лица (председатель исполкома, его заместитель, секретарь), на которых решением или распоряжением исполнительного комитета соответствующего совета народных депутатов возложено осуществление этих действий. Деятельность этих лиц за совершение нотариальных действий регулируется Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий должностными лицами исполнительных комитетов сельских, поселковых, городских советов народных депутатов Украины, утвержденной Приказом министра юстиции Украины от 25.08.94 № 22/5.
В соответствии со ст. 7 Закона «О нотариате» должностные лица исполь-нительных комитетов в своей деятельности руководствуются законами Украины, постановлениями Верховной Рады Украины, указами и распоряжениями Президента Украины, постановлениями и распоряжениями Кабинета Министров Украины, а на территории Республики Крым, кроме того, - законодательством Республики Крым , приказами министра юстиции Украины, нормативными актами областных, Киевской и Севастопольской городских государственных администраций.
Совершая нотариальные действия, эти должностные лица также должны ке-руватись тем же принципам, что и нотариусы - по тайны совершения нотариальных действий, ответственности за свои действия и т. д., они должны содействовать гражданам, предприятиям, учреждениям и организациям в осуществлении их прав и защите законных интересов , разъяснять права и обязанности, предупреждать о последствиях совершаемых нотариальных действий, чтобы юридическая неосведомленность не могла быть использована им во вред.
Нотариальные действия совершаются в помещении исполнительного комитета сельского, поселкового, городского Совета народных депутатов. В отдельных случаях, когда гражданин не может явиться в указанное помещение, а также когда того требуют особенности удостоверяется-ванной соглашения, нотариальные действия могут быть совершены вне указанного помещения.
Если нотариальное действие совершается вне помещения исполнительного комитета, то в удостоверительной надписи на документе и в реестре нотариальных действий записывается место совершения нотариального действия (дома, в больнице, на предприятии, в учреждении, организации и др..) С указанием адреса, а также причины этого (например: «В связи с болезнью завещателя завещание удостоверено по адресу: село Октябрьское Переяслав-Хмельницкого района Киевской области, ул. Школьная, 3, кв. 8»).
Нотариальные действия совершаются после их оплаты в день подачи всех необходимых документов.
Совершение нотариального действия может быть отложено в случае необходимости истребования дополнительных сведений или документов от должностных лиц предприятий, учреждений и организаций или направления документов на экспертизу, а также в случае, когда исполнительный комитет на основании статьи 256 Гражданского процессуального кодекса обращается в суд с заявлением о признании гражданина, обратившегося за совершением нотариального действия, недееспособным или ограниченно дееспособным. В этом случае вопрос о возможности удостоверения завещания или доверенности решается должностным лицом исполнительного комитета в зависимости от результата решения дела судом.
Срок, на который откладывается совершение нотариального действия в этих случаях не может превышать одного месяца.
По заявлению заинтересованного лица, желающего обратиться в суд для обжалования права или факта, об удостоверении которого просит другое заинтересованное лицо, совершение нотариального действия должно быть отложено на срок не более десяти дней. Если от суда за этот срок не будет получено сообщение о поступлении заявления, нотариальное действие должно быть совершено.
В случае получения от суда сообщения о поступлении заявления заинтересованного лица, которое оспаривает право или факт, об удостоверении которого просит другое заинтересованное лицо, совершение нотариального действия приостанавливается до разрешения дела судом. При удостоверении завещания эти правила не применяются.
В соответствии со ст. 46 Закона «О нотариате» должностные лица вы-исполнительной комитета, совершающие нотариальные действия, вправе истребовать от предприятий, учреждений и организаций сведения и документы, необходимые для совершения нотариальных действий.
Соответствующие сведения и документы должны быть представлены в срок, указанный должностным лицом исполнительного комитета, совершающее но-тариальну действие. Этот срок не может превышать одного месяца.
В соответствии со ст. 9 Закона «О нотариате» должностное лицо вы-исполнительной комитета, совершающим нотариальные действия, не вправе совершать нотариальные действия на свое имя и от своего имени, на имя и от имени своего мужа или своей жены, их и своих родственников (родителей, детей, внуков, деда, бабы, братьев, сестер), а также на имя и от имени работников исполнительного комитета. Должностные лица исполнительных комитетов не вправе совершать нотариальные действия также на имя и от имени исполнительного комитета. В указанных случаях нотариальные действия совершаются государственной нотариальной конторой, частным нотариусом или в любом исполнительном комитете другого сельского, поселкового, городского совета народных депутатов.
Нотариальные и приравненные к ним действия, совершенные с нарушением установленных правил, являются недействительными.