Sidebar

В связи с частыми изменениями в законодательстве, информация на данной странице может устареть быстрее, чем мы успеваем ее обновлять!
Eсли Вы хотите найти правильное решение именно своей проблемы, задайте вопрос нашим юристам прямо сейчас.

 


В системе органов нотариата нотариальное делопроизводство занимает особое место, что обусловлено его задачей. Четкая и правильная организация делопроизводства в нотариальных конторах имеет важное значение для организации качественного и оперативного обслуживания населения, соблюдения требований законодательства относительно законности, обоснованности и оперативности работы нотариуса, содействие гражданам и юридическим лицам в осуществлении их прав и законных интересов, соблюдения тайны совершения нотариальных действий.

Нотариальное делопроизводство является объемным понятием, охватывает круг вопросов, связанных с ведением документирования управленческой деятельности учреждений государственного нотариата, приемом, рассмотрением и регистрацией корреспонденции, составлением и оформлением служебных документов, контролем за исполнением документов, составлением номенклатуры и формированием дел, а также поставкой, хранением и учетом специальных бланков нотариальных документов и т. п..

Нотариальное делопроизводство регулируется Правилами ведения но-тариального делопроизводства, утвержденными Приказом Министерства юстиции Украины от 3 февраля 1994 № 6/5. Настоящие Правила устанавливают единый для государственных и частных нотариусов порядок ведения нотариального делопроизводства, составления и оформления служебных документов. Порядок составления нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей, ведения реестров для регистрации нотариальных действий, а также других книг, связанных с совершением нотариальных действий, регулируется Инструкцией о порядке совершения нотариальных действий нотариусами Украины и указаниями по заполнению форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверяющих надписей на соглашениях и удостоверяемых документах.

Ответственность за правильную организацию и ведение нотариального делопроизводства несет частный нотариус, а в государственных нотариальных конторах и государственных нотариальных архивах - заведующие, которые их возглавляют. В государственной нотариальной конторе, государственном нотариальном архиве, где есть несколько работников, ведение делопроизводства и архива приказом заведующего может полагаться на одного из этих работников, отражается в его должностной инструкции.

Ведение делопроизводства и архива частного нотариуса может быть положено им на лицо, работающее в него по трудовому договору.

При увольнении или переводе на другую работу нотариуса или лица, на которое возложено ведение делопроизводства, архивные дела, а также дела и документы, находящиеся в делопроизводстве, передаются лицу, назначается, о чем составляется соответствующий акт.

Язык нотариального делопроизводства определяется статьей 20 Закона Украинской ССР "О языках в Украинской ССР».

Делопроизводство по заявлениям и жалобам граждан в государственных но-тариальних конторах и государственных нотариальных архивах ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на предназначенных для этого человек.

Составление и оформление служебных документов.

Для составления служебных документов используется только бумага форматов А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210).

Служебные документы оформляются на бланках учреждений и частных нотариусов. Бланки изготавливаются в соответствии с требованиями нормативной документации.

Согласно Приказу Министерства юстиции Украины от 22 января 1998 и Положением о поставках, хранение, учет и отчетность расходования бланков нотариальных документов, введены специальные бланки нотариальных документов нового образца, которые являются необходимой частью делопроизводства в нотариальных органах. Эти бланки используются только нотариусами и предназначены, с одной стороны, для оперативности работы нотариусов, а с другой, - для предотвращения подделки документов.

На специальных бланках выполняются все экземпляры документов, за исключением экземпляра, который остается в делах нотариуса или государственного нотариального архива. На этом экземпляре нотариус указывает серию и номера использованных на нотариальное действие специальных бланков. Серия и номер использованного бланка указываются также в реестре для регистрации нотариальных действий в графе «Содержание нотариального действия».

На специальных бланках излагаются экземпляры:

- Сделок, для которых действующим законодательством установлена ??обязательная нотариальная форма (кроме учредительных договоров и учредительных актов);

- Сделок, для которых действующим законодательством не предусмотрено обязательной нотариальной формы, но которые удостоверяются по желанию сторон;

- Договоров о расторжении всех вышеуказанных сделок, а также о внесении изменений и дополнений к нотариально удостоверенным сделкам;

- Свидетельств об установлении опеки над имуществом физического лица, признанного безвестно отсутствующим, а также физического лица, место пребывания которого неизвестно;

- Свидетельств о праве на наследство;

- Свидетельств о праве собственности на долю в общем имуществе супругов;

- Свидетельств о приобретении имущества с публичных торгов (аукционов);

- Свидетельств исполнителя завещания;

- Свидетельств об удостоверении фактов;

- Свидетельств об удостоверении и принятии на хранение секретных завещаний;

- Свидетельств о принятии на хранение документов;

- Свидетельств о передаче заявлений физических и юридических лиц

другим физическим и юридическим лицам;

- Актов о морских протестах и ??протестах векселей;

- Дубликатов документов.

Указанные нотариальные действия, выполненные без использования специального бланка, не действуют.

По просьбе заинтересованных лиц использование специальных бланков нотариусами допускается также при совершении нотариальных действий, в отношении которых их использование не является обязательным.

В случае если нотариус удостоверяет правильность перевода документа с одного языка на другой, текст перевода излагается на специальном бланке.

В случае если текст нотариального документа изложен на трех и более страницах, на бланках излагаются первая и последняя страницы текста документа.

Специальные бланки не используются: при принятии мер к охране наследственного имущества; установлении опеки над имуществом физического лица, признанного безвестно отсутствующим; установлении опеки над имуществом физического лица, место пребывания которого неизвестно, при заключении договора об управлении наследием, при принятии в депозит денежных сумм и ценных бумаг. Удостоверение нотариусом подлинности подписи переводчика на переводе, свидетельствование верности копий (фотокопий) из документов и выписок из них тоже могут осуществляться без использования специальных бланков.

Относительно других документов, то следует отметить, что каждый вид документа должен иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их размещения. Наименование вида документа (за исключением писем) указывается на бланке. К каждому печатаемого на бумаге формата А4, независимо от его назначения состоит заголовок, который должен быть максимально кратким, точно отражать содержание документа и отвечать на вопрос «О чем документ».

Документ адресуется учреждению, его структурному подразделению или конкретному должностному лицу. Почтовый адрес корреспондента указывается полностью после названия учреждения, которому направляется документ. При адресации документа гражданину сначала отмечается почтовый адрес, а затем инициалы и фамилия получателя.

Датой документа является дата его подписания или утверждения. Дата на документе проставляется тремя парами арабских цифр (10.12.93), которые разделяются точками. Если начальный номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ней ставится ноль. Например, 3 января 1994 следует писать: 03.01.94. Допускается также такая последовательность написания даты: год, месяц и число месяца. Например: 1994.01.15.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применение словесно-цифрового способа оформления дат: 15 января 1994 Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи слева.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, составленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка.

В случаях, предусмотренных действующим законодательством, свою подпись на документах нотариус скрепляет соответствующей печатью. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он охватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Если документ имеет приложения, полное название которых приводится в его тексте, то в приложении следует указать лишь количество листов и число экземпляров, например: «Приложение 5 л. в 2 экз. ».

Исполнительные надписи совершаются нотариусами на документах, устанавливающих задолженность. Если исполнительная надпись не помещается на документе, устанавливающем задолженность, то он должен быть продолжена или изложена полностью на прикрепленном к документу специальном бланке. При совершении протестов векселей и удостоверении неоплаты чеков соответствующие отметки и надписи выполняются на этих документах.

При составлении документов организационно-распорядительного характера также следует руководствоваться правилами ведения делопроизводства. Так, в частности, на каждом документе должно быть указано его наименование (приказ, распоряжение, справка, отчет), а также заголовок, который должен быть достаточно лаконичным и отражать содержание и назначение документа. В документе обязательно проставляется дата, он подписывается данным лицом, от которого он исходит, с указанием его должности и проставлением печати.

Следует отметить, что документы, на основании которых совершены но-тариальну действие, приобщаются к экземпляру сделки, свидетельства о праве на наследство и др.., И остаются в делах нотариуса.

Оригиналы документов (например, акты гражданского состояния о рождении, браке, смерти) возвращаются лицам, которые подали, а у нотариуса остаются их копии (фотокопии).

Копии (фотокопии) подаются заинтересованными лицами или по их просьбе изготавливаются нотариусом или иным работником нотариальной конторы или лицом, находящимся в трудовых отношениях с нотариусом. На таких копиях нотариус делает надпись «Копия верна», ставит дату и свою подпись, которые скрепляет печатью.

Документы, удостоверяющие физических лиц, обратившихся за совершением нотариальных действий, их представителей или представителей юридических лиц, возвращаются лицам, которые подали, в реестре записываются наименование документа, его номер, дата выдачи и наименование учреждения, выдавшего документ.

Если физическое лицо обратилось за удостоверением правильности копий (фотокопий) документа или выписок из документа, нотариус устанавливает его личность и делает в реестре отметку «Личность установлено».

Не остаются в в делах нотариуса:

- Документы, подтверждающие право собственности физических или юридических лиц на жилой дом (часть дома), здание, усадьбу, квартиру, садовый дом, гараж, земельный участок или их части, другое недвижимое имущество (свидетельство о праве собственности на жилье, свидетельство о праве на наследство, свидетельство о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, государственные акты о праве собственности на землю, договора купли-прода-жи, дарения, мены жилого дома (части дома), здания, дома, квартиры, садового дома, гаража, земельного участка, другого недвижимого имущества, в том числе зарегистрированные на бирже, договора о выделении в натуре доли из недвижимого имущества, договора о разделе недвижимого имущества и др.)., - если удостоверяется договор о залоге, аренде и т. имущества или найма (ссуды) жилья , отчуждение собственником (собственниками) части

принадлежащего ему (им) имущества, а также если участники общей долевой собственности имеют один общий правовстановлюваль-ный документ на упомянутое имущество и один из них отчуждает принадлежащую ему долю (или долю от доли) договоры об отчуждении незаконченных строительством жилых домов, зданий ( их частей) или других сооружений; договоры о порядке установления или изменение размера идеальных долей в общей долевой собственности, а также договоры о порядке владения и пользования общим имуществом.

При удостоверении договоров об отчуждении доли имущества (или доли от доли) на правоустанавливающих документах, возвращаются отчуждателя, делается надпись о содержании удостоверенного договора, например: «Продано 1/4 часть этого дома по договору, удостоверенным 15 февраля 1993 по реестру № 1231 », дата, подпись нотариуса, скрепляются печатью нотариуса; сертификат о праве на земельную долю (пай), трудовая книжка члена коллективного или другого сельскохозяйственного предприятия, находилось на территории, подвергшейся радиоактивному загрязнению, - при удостоверении договоров отчуждения земельной доли (пая )

- Охранные свидетельства - при удостоверении договоров поднайма; свидетельства о регистрации, технические паспорта, регистрационные талоны, чеки, справки-счета магазина на автотранспортные средства, другие самоходные машины и механизмы - при удостоверении договоров об их отчуждении, залоге, аренде, ссуду, при выдаче свидетельства о праве на наследство или о праве собственности на нее;

- Документы, подтверждающие факт передачи имущества с правом его залога.

О наличии указанных документов делается отметка в реестре для регистрации нотариальных действий одновременно с регистрацией нотариального действия, для совершения которой требовался один из таких документов, или отметка на экземплярах сделок, на заявлениях о выдаче свидетельств о праве на наследство и свидетельств о праве собственности или на других документах, которые приобщаются к нотариально оформленных документов, после чего они возвращаются лицу, их подала. Отметка, в которой указываются название документа, кем, когда, по какому номеру и на чье имя он выдан, подписывается нотариусом.

Все совершенные нотариальные действия регистрируются в реестре нотариальных действий, формы которых утверждены Приказом Министерства юстиции Украины от 07.02.94 № 7/5. Согласно этому приказу, различают

два вида реестров: собственно для регистрации нотариальных действий (форма 1) и для регистрации запретов отчуждения жилых домов, квартир, дач, садовых участков и другого недвижимого имущества, а также арестов, наложенных на такое имущество судебными и следственными органами (форма 2).

У каждого нотариуса в конторе есть реестр под определенным индексом, не изменяется в течение всего срока его работы в этой конторе. Реестры должны быть прошнурованы, листы их пронумерованы. Количество листов в реестре должно быть заверено подписью должностного лица Главного управления юстиции Министерства юстиции в Автономной Республике Крым, областных, Киевского и Севастопольского городских управлений юстиции, уполномоченного на то начальниками этих управлений. Подпись должностного лица скрепляется гербовой печатью соответствующего управления.

Запись нотариального действия в реестр производится нотариусом или консультантом государственной нотариальной конторы или лицом, находящимся в трудовых отношениях с частным нотариусом, только после того, как удостоверяющая надпись на документе или документ, который выдается нотариусом, им подписаны. Запись карандашом в реестре не допускается.

Каждый нотариус ведет отдельный реестр. В государственной нотариальной конторе, где работают несколько нотариусов, реестрам присваиваются индексы, которые совпадают с номером печати государственного нотариуса. В этом случае номера на документах, оформляемых нотариусом, обозначаются следующим образом: № 1-1, № 1-2, № 2-1 идр., Где первая цифра означает индекс реестра, а вторая - порядковый номер записи.

В государственной нотариальной конторе и у частного нотариуса могут быть несколько реестров, в каждом из которых регистрируют отдельный вид нотариальных действий.

В этом случае номера на документах, записанных в такие реестры, обозначаются следующим образом: № 1-К-10 (то есть, запись по телефону десятым сделано в первом реестре для регистрации удостоверения правильности копий документов в многосложных государственной нотариальной конторе), № С-В 5 (запись по номерок пятым в третьем реестре для регистрации исполнительных надписей в многосложных государственной нотариальной конторе), № Д-4 (запись по телефону четвертым в реестре для записи доверенностей в односложных государственной нотариальной конторе или у частного нотариуса).

Приписки и исправления, сделанные в реестре для регистрации но-тариальних действий, должны быть защищены нотариусом и скрепленные его подписью.

Регистрации подлежат все документы, находят в контору и требующие исполнения. Не подлежат регистрации следующие документы:

1. Письма, поступившие в копии, к сведению.

2. Сообщение о заседании, совещания, собрания и повестку дня.

3. Графики, совещания, заявки, разнарядки.

4. Информация, посланная к сведению.

5. Учебные планы, программы.

6. Рекламные сообщения, плакаты, программы совещаний, конференций.

7. Тарифы, прейскуранты.

8. Поздравительные письма и приглашения.

9. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

10. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.

11. Формы статистической отчетности.

Каждая совершенная нотариусом нотариальное действие регистрируется по отдельным порядковым номером. Этот же номер указывается на нотариально оформленном документе (если их несколько экземпляров, то на каждом из них) и в удостоверяющих надписях. Запись в реестре должен содержать порядковый номер с начала года, что дает возможность исключить нарушение установленного порядка совершения нотариальных действий, в частности осуществление их задним числом. В реестре отображается дата совершения нотариального действия, ФИО, место жительства физического лица или полное наименование и местонахождение юридического лица, обратившегося за совершением этого нотариального действия, или их представители, документ, удостоверяющий личность, подтверждающий полномочия представителя. Далее указывается содержание нотариального действия и размер взысканного государственной пошлины или платы за нотариальное действие, а также расписка о получении нотариально оформленного документа.

Сведения о совершении отдельных видов нотариальных действий подлежат регистрации в Едином реестре, перечень и порядок ведения которых устанавливаются Министерством юстиции Украины.

В реестре для регистрации нотариальных действий вносится запись об уже совершенном нотариальном действии именно после подписания нотариусом документа и проставления на нем печати.

Нотариальное действие считается совершенным с момента регистрации его в реестре для регистрации нотариальных действий.

Для учета документов и контроля за их выполнением в но-тариальний конторе ведут такие книги и журналы:

- Алфавитную книгу учета завещаний;

- Книгу учета заявлений о принятии мер к охране наследственного имущества и установлении опеки над имуществом физического лица, признанного безвестно отсутствующим, или над имуществом физического лица, место пребывания которого неизвестно;

- Книгу учета ценностей;

- Книгу учета и регистрации наследственных дел;

- Алфавитную книгу наследственных дел;

- Книгу учета договоров на управление наследством;

- Алфавитную книгу учета запрещений отчуждения и арестов имущества;

- Описи дел постоянного хранения;

- Описи дел временного хранения;

- Описание дел за соответствующие годы;

- Журнал регистрации входящих документов;

- Журнал регистрации исходящих документов;

- Журнал регистрации собственных приказов (распоряжений);

- Разносную книгу для местной корреспонденции;

- Контрольную картотеку или папку;

- Книгу жалоб и предложений.

Контроль за исполнением документов. В государственных нотариальных конторах, государственных нотариальных архивах на контроль берутся документы, поступившие от Министерства юстиции Украины, Министерства юстиции Республики Крым, управлений юстиции областных, Киевской и Севастопольской городских государственных администраций, с указанием (просьбой) сообщить о результатах их рассмотрения.

Заведующим государственной нотариальной конторой, государственным нотариальным архивом могут быть поставлены на контроль и другие документы.

Контроль за исполнением документов может вестись на регистрационно-контрольных карточках или с помощью специальной контрольной папки (в учреждениях государственного нотариата с ограниченным количеством работающих).

Отдельно следует сказать о ведение номенклатуры дел в но-тариальний конторе, которая ведется с целью более четкой организации деятельности нотариальной конторы и удобства делопроизводства. Номен-клатура дел (нарядов) государственной нотариальной конторы, государственного нотариального архива, частного нотариуса составляется на основании примерных номенклатур, которые утверждаются Министерством юстиции Украины по согласованию с Главным архивным управлением при Кабинете Министров Украины.

В номенклатуру должны быть включены все дела (наряды), которые ведутся нотариусами, а также реестры, книги, журналы.

Номенклатура дел (нарядов) государственной нотариальной конторы, частного нотариуса утверждается заведующим нотариальной конторой, частным нотариусом и согласовывается с соответствующим государственным нотариальным архивом. О составленную номенклатуру дел (нарядов) частник нотариус должен также сообщить соответствующую государственную архивную учреждение.

В конце каждого года номенклатура уточняется и вновь вводится с 1 января следующего года. Если в течение года возникнет необходимость в заведении дел (нарядов), не предусмотренных но-менклатуру, они дополнительно вносятся в номенклатуру, для чего в номенклатуре предусматриваются резервные номера.

В конце года номенклатура обязательно закрывается итоговой записью, в котором указывается количество и категории фактически заведенных за год дел. Итоговая запись скрепляет своей подписью лицо, ответственное за ведение делопроизводства, или частный нотариус.

Этот экземпляр номенклатуры дел (нарядов) является учетным документом для дел временного хранения и хранится в архиве нотариальной конторы, частного нотариуса, государственном нотариальном архиве постоянно.

Все выполненные документы группируются в дела (наряды).

В отличие от других документов, заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство или об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, о принятии мер к охране наследственного имущества, по которым приняты эти меры, а также претензии кредиторов сразу же формируются в отдельные наследственные дела, каждая из которых получает индекс, соответствующий номенклатуре дел (нарядов), затем регистрируется в книге учета наследственных дел и им присваивается номер, соответствующий порядковому номеру в этой книге.

В наследственное дело подшиваются все документы, связанные с оформлением наследства по указанному заявлению. Если наследственное дело не закончен производством в текущем году, она переходит на следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит.

Группировать в дела (наряды) следует документы одного делопроизводственного года. В середине дела (наряда) документы систематизируются в хронологическом порядке, причем документ-ответ должен размещаться после документа-запроса. Отчеты должны смещаться в деле (наряде) того года, к которому они относятся по своему содержанию независимо от времени их составления.

Не допускается включение в дела (наряда) документов, не относящихся к ней, а также черновиков и проектов документов.

Изъятие и выдача каких-либо документов из дел (нарядов), как правило, не допускается.

Законченные производством дела (наряды) временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения после окончания срока их хранения в государственной нотариальной конторе или у частного нотариуса должны казаться в государственный нотариальный архив для последующего хранения и использования. Дела (наряды) со сроком хранения до 10 лет в государственный нотариальный архив не сдаются.

Реестры, дела (наряды) текущего делопроизводства и законченные производством до передачи их в государственный нотариальный архив или на уничтожение должны храниться в шкафах, столах, которые замыкаются и предотвращают влияние на документы солнечного света, пыли.

По окончании года должностное лицо, ответственное за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, частный нотариус осуществляет подготовку дел к архивному хранению и уточняет систематизацию документов в делах, проводит оформление дел (нарядов). Дела временного и постоянного хранения помещаются в твердую обложку, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются. Листы дел нумеруются.

В конце правил (наряда) на чистом листе делается свидетельствовать-тельный надпись, например: «В деле (наряде) прошито и прони-меровано 15 (пятнадцать) листов. Ответственный за архив - подпись, дата ».

Документы со сроком хранения до 10 лет у дела (наряды) НЕ подшиваются.

На дела временного и постоянного хранения составляются отдельные описи. Описание состоит из годовых разделов и представляет собой перечень названий дел (нарядов) с включением необходимых сведений об их составе и содержании. Описи дел составляются в 4-х экземплярах по установленной форме.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и словами) количество дел, внесены в опись, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи. Окончание описания обязательно соглашается с государственным нотариальным архивом.

Одновременно с подготовкой документов к хранению внедрится отбор документов, подлежащих уничтожению. Отбор документов для уничтожения оформляется актом.

В ходе подготовки документов к последующему хранению в дер-ном нотариальном архиве постоянно действующей экспертной комиссией производится экспертиза научной и практической ценности документов и решается вопрос об отборе их для включения в состав Национального архивного фонда или уничтожения.

Согласно утвержденным описаниям государственная нотариальная контора, частный нотариус обязаны в установленный срок сдать в государственный нотариальный архив дела (наряды), внесены в опись.

Уничтожение документов производится после того, как описи на дела (наряды) временного и постоянного хранения утверждены государственным нотариальным архивом.


Получите за 15 минут консультацию юриста!