Свидетельствование верности копий документов и выписок из них

Следует отметить, что среди всего перечня нотариальных действий одной из самых распространенных является свидетельствование верности копий документов и выписок из них. Эта нотариальное действие имеет существенное значение для охраны прав и законных интересов граждан, поскольку нотариальное заверение копий и выписок из документов фактически устраняет все сомнения в их верности, т. е. в отсутствии расхождений с оригиналом.

Вы могли столкнуться с ситуацией, когда возникает потребность в удостоверении верности копий документов и выписок из них, например, при подаче одних и тех же документов в нескольких учебных учреждений, а также в случаях, если оригинал документа потребуется в будущем существует опасность его потери . Это касается документов, которые выдаются органами ЗАГСа, учебными заведениями, органами системы здравоохранения, документов по трудовому стажу и других документов, касающихся имущественных и личных прав граждан.

Надо сказать, что если закон не предусматривает обязательную нотариальную форму заверения верности копии документа, то ее обязаны засвидетельствовать соответствующие предприятия, организации и учреждения. Однако по желанию граждане имеют право обратиться за удостоверением копии документа, не требует обязательной нотариальной формы удостоверения, к нотариусу.

Согласно ст. 75 Закона Украины «О нотариате», а также п. 255 Инструкции «О порядке совершения нотариальных действий нотариусами Украины», нотариусы свидетельствуют верность копий (фотокопий) доку-ментов, выданных предприятиями, учреждениями и организациями при условии, что эти документы не противоречат закону , имеющих юридическое значение и свидетельствование верности их копий не запрещено законом.

Запрещается удостоверять верность копий паспорта, документов, его заменяющих, военного билета, депутатского удостоверения, служебных удостоверений и других документов, снятие копии с которых не допускается.

Не допускается свидетельствование верности копии (фотокопии) из документа, на основании которого соответствующие учреждения выдают оригинал документа (справки о рождении ребенка, справки о смерти), а

также свидетельствование верности копии (фотокопии) из приложения без предъявления основного документа (выдержка из зачетной ведомости).

Верность копии документа, выданного гражданином, засвидчуеть-: я в тех случаях, когда подлинность подписи гражданина на оригинале этого документа засвидетельствована нотариусом или должностным: »собой исполнительного комитета сельского, поселкового, городского совета народных депутатов или предприятием, учреждением, организацией по месту работы, учебы, жительства или лечения гражданина.

Удостоверять верность копий документов, кроме нотариусов, имеют право государственные и общественные организации, учреждения, предприятия по просьбе граждан. Такие документы должны исходить от этих предприятий, организаций и учреждений и касаться прав и законных интересов граждан, обратившихся к ним с просьбой. Копии документов выдаются на бланках соответствующих предприятий, организаций и учреждений. Верность копии удостоверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью, причем на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка, что оригинал находится на этом предприятии, в учреждении, организации. Также они по просьбе граждан могут выдавать копии документов, находящихся в них, но исходят от других предприятий, учреждений и организаций, в случае невозможности получить эти копии от остальных. Если такие документы были выполнены на бланках, при изготовлении копии воспроизводятся соответствующие реквизиты бланков.

Заверение копий (фотокопий) официальных документов, которые вы-даются органами регистрации актов гражданского состояния и в дальнейшем будут использоваться за рубежом, нотариусами осуществляется лишь после предварительной легализации оригиналов этих документов или проставления апостиля1.

Согласно ст. 76. Закона Украины «О нотариате», верность копии с копии документа свидетельствуется нотариусом, должностным лицом исполнительного комитета сельского, поселкового, городского совета народных депутатов.

Верность копии (фотокопии) с копии (фотокопии) документа свидетельствуется, если верность копии (фотокопии) засвидетельствована в нотариальном порядке или если копия (фотокопия) выдана юридическим лицом, выдавшим оригинал документа. В последнем случае копия документа должна быть изложена на бланке юридического лица с приложением печати и с отметкой о том, что подлинный документ находится в делах юридического лица, выдавшего документ.

Верность копии (фотокопии) с копии решения суда (извлечение из него) может быть удостоверена нотариусом при наличии отметки о том, что это решение вступило в законную силу и оригинал решения находится в суде с указанием номера дела.

Верность выписки может быть засвидетельствована лишь в том случае, когда он сделан из документа, в котором содержится решение нескольких не связанных между собой вопросов. Извлечение должен воспроизводить полный текст части документа по определенному вопросу.

При изготовлении выписки из многостраничного документа обязательно воспроизводится текст первой и последней страниц, которые предоставляют возможность идентифицировать документ, верность выписки из которого удостоверяется.

Согласно действующему законодательству, перечисленные нотариальные действия могут совершать государственные нотариальные конторы и частные нотариусы. В населенных пунктах, где нет нотариусов, удостоверять верность копий документа имеют право должностные лица исполнительных комитетов сельских, поселковых, городских советов (кроме документов, предназначенных для действия за границей). За рубежом эти нотариальные действия совершаются консульскими учреждениями.

Удостоверять верность копии документа можно в любой нотариальной конторе, в этом случае действует общее правило территориальной компетенции.

По совершением такого нотариального действия к нотариусу может обратиться как сам владелец документа, так и по его поручению другое лицо. Нотариус в обязательном порядке устанавливает личность гражданина, обратившегося за заверением верности копии или выписки. При этом для установления личности могут использоваться не только паспорт и документы, его заменяющие, но и другие документы, удостоверяющие личность: служебные удостоверения, удостоверения водителя, инвалида и т. п..

Нотариус должен проверить наличие всех условий для заверения копии или выписки, о которых говорилось ранее, а затем, в соответствии с п. 259 Инструкции о порядке совершения нотариальных действий нотариусами Украины, при свидетельствовании верности копии (фотокопии) или выписки из документа нотариус обязан сверить их с оригиналом документа.

При этом следует иметь в виду, что все бланки, печати, штампы должны иметь одинаковое наименование предприятия, учреждения или организации, выдавших документ, содержание самого текста обладает определенным образом соответствовать сфере деятельности учреждения, от которого он исходит, дата выдачи документа не может предшествовать дате изготовления бланка, а дата изготовления бланка и дата выдачи документа также не могут предшествовать событиям, зафиксированным в документе.

Свидетельствование верности копии документа производится совершением удостоверительной надписи в виде штампов с текстом соответствующей надписи. Удостоверительная надпись должна быть выполнена ясно, четко, без подчисток и исправлений.

В надписи также делается отметка о наличии или отсутствии оговоренных исправлений и других особенностей оригинала документа, в конце удостоверительной надписи.

Следует отметить, что в копии (выписки) не заполнена до конца строки и другие свободные места прочеркиваются, за исключением документов, предназначенных для действия за границей, в которых прочерки не допускается.

После того как нотариус подпишет удостоверяющая надпись, производится регистрация нотариального действия в реестре.

При этом свидетельствовать можно любое количество копий или выписок по просьбе лица, обратившегося за совершением такого нотариального действия.

Если нотариус нарушит установленный законом порядок удостоверения или допустит искажения текста оригинала, он будет нести предусмотренную законом ответственность, а заверенная копия или выписка из документа признаются недействительными в судебном порядке.