5.1. Загальні засади організації документообігу суб'єкта господарювання, органу державної влади та місцевого самоврядування

Останнім часом, у зв'язку з поширенням новітніх інформацій­них технологій, переосмисленням можливостей інформаційного менеджменту в умовах масштабної інформатизації суспільства, було переглянуто концептуальні положення керування докумен­тацією. Якісно нові умови продукування та розповсюдження ін­формації вимагали не тільки науково-методичного, але й норма­тивно-правового забезпечення. Це привело до прийняття нових законодавчих актів, внесення змін і доповнень до тих, що зали­шаються чинними і регулюють різні аспекти створення інформа­ції, керування нею, використання та забезпечення її збереженості, Більшість правових актів, розроблених у 1990 - на початку 2000 роках, що прямо або опосередковано визначають зміст керування документацією, пов'язані з електронним документуванням і доку­ментообігом. Насамперед, це стосується розроблення документа- ційних систем, впровадження стандартів і оптимальної методики електронного діловодства в державних установах, посилення ролі державних архівів.

На сучасному етапі розвитку української держави проблеми документаційного забезпечення управління посідають важливе місце в процесах становлення нової системи суспільних відносин на базі загальних правових норм і в умовах зміни парадигми уп­равлінської діяльності.

Практичне використання здобутків управлінського докумен- тознавства на сучасному етапі втілюється в розробці таких доку­ментів: дві редакції термінологічного стандарту з діловодства й архівної справи; державні стандарти побудови державної уніфі­кованої системи документації; національний стандарт, що вста­новив вимоги до оформлення діловодства; Державний класифіка-

управлінської документації (ДКУД); Національний стандарт дСТУ 4423:2005 «Інформація та документація. Керування доку- ментаційними процесами», Національний стандарт України ДСТУ 4163 - 2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої до­кументації" (затв. Наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 р. № 55) тощо.

Окрім цього питання діловодства врегульоване Примірною інс­трукцією з діловодства у міністерствах, інших центральних орга­нах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, що затверджене постановою Кабінету міністрів України від 17.10.1997 року № 1153.

Положення Примірної інструкції поширюються на державні корпорації та концерни, створені на базі ліквідованих міністерств. Вона визначає порядок ведення загального діловодства, її поло­ження поширюються на всю службову документацію, в тому чис­лі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Примірної інструкції.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обме­женим доступом та діловодства за зверненнями громадян визна­чається спеціальними нормативно-правовими актами.

З цього приводу викликає звісний інтерес спільна Постанова Державного комітету СРСР по науці і техніці, Державного комі­тету СРСР з стандартів, Головного архівного управління при Раді Міністрів СРСР «Про затвердження Типового положення про вве­дення діловодства по пропозиціям, заявам і скаргам громадян в державних органах, підприємствах, установах та організаціях» від 30.11.1981 року №463/162/298.

Взагалі документообіг - рух документів організації з моменту їх створення або отримання до закінчення їх виконання або від­правки.

Організація документообігу - це правило, у відповідності з яки­ми відбувається обіг документів в організації. Організація доку­ментообігу передбачає раціональний рух документів, включаючи як операції з документами, так і їх переміщення в апараті управлін­ня, їх отримання, розгляд, оформлення і відправка. Документообіг

являється важливою ланкою діловодства, так як визначає не тільки інстанцію руху документів, але і швидкість цього руху.

Головне правило документообігу - оперативний рух докумен­тів по найбільш короткому шляху з мінімальними витратами часу і роботи. Реалізувати це правило в конкретних організаціях можна шляхом чіткої регламентації шляхів проходження документів, в ході якої перевіряється обслуговування всіх операцій, цілеспрямо­ваність всіх переміщень.

Архівні установи надають установам організаційно-методичну допомогу у вдосконаленні та організації діловодства, розробля­ють і затверджують обов'язкові для виконання всіма установами нормативно-правові акти з питань організації документів у діло­водстві, мають право перевіряти ведення діловодства в установах і вимагати від керівників установ усунення виявлених внаслідок пе­ревірок недоліків. Залежно від обсягу документообігу, технічного оснащення установи, територіального розташування та кількості структурних підрозділів в установах може застосовуватися повна або часткова централізація діловодства.

Відповідальність за організацію діловодства в установі несе керівник установи. Ведення діловодства відповідно до вимог де­ржавних стандартів, Примірної інструкції та інструкцій з діло­водства установ покладається на управління справами, загальні відділи, канцелярії або секретарів. В установах, їх структурних підрозділах, у яких за штатним розписом не передбачено посади працівника з діловодства, ця робота покладається на спеціально виділену для цього особу. Загальне керівництво роботою діловод­них служб здійснюється керівниками установ. Керівник установи зобов'язаний:

— забезпечувати дотримання строків виконання завдань, виз­начених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів Украї­ни, дорученнями Прем'єр-міністра України, строків, установлених для вирішення питань, що порушені в листах Президента Украї­ни, Голови Верховної Ради України та його заступників, голів ко­мітетів Верховної Ради України і депутатських фракцій, Голови Конституційного Суду України, Голови Верховного Суду Украї­ни та голів вищих спеціалізованих судів, Генерального прокурора України, а також строків виконання інших документів, що надхо­дять до установи;

2.1. вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;

2.2. не допускати вимагання від підприємств, установ та ор­ганізацій, що належать до сфери управління установи, різних ві­домостей, звітів, зведень та інших не передбачених нормативно- правовими актами документів, яке не викликане необхідністю;

2.3. забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в апараті установи та в організаціях, що належать до сфери її управ­ління;

всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматиза­ції діловодних процесів, вживати необхідних заходів до оснащення канцелярії сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;

в забезпечувати організацію навчання працівників діловод­ної служби установи та її структурних підрозділів для підвищення кваліфікації;

І здійснювати контроль за обов'язковим додержанням в апа­раті установи та в організаціях, що належать до сфери її управлін­ня, вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та Примірною інструк­цією.

Організація роботи з документами залежить від об'єму до­кументообігу, організаційної структури і форми роботи з доку­ментами, прийнятої технології обробки документів. Робота з документами складається з ряду поступових операцій: прийом документів, їх розподілення і направлення на виконання, вико­нання і відправка'.

Всі документи, що надходять до установи, у тому числі ство­рені за допомогою ПК, приймаються централізовано в канцелярії. У разі надходження документів у неробочий час вони приймають­ся черговим працівником. У канцелярії розкриваються всі конвер­ти, за винятком тих, що мають напис «особисто».

У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі. Конверти зберігаються і додаються до документів у р коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів доку ментів номерам на конверті. Неправильно оформлені (не підпи сані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою доку менти повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

Всі документи, що надійшли до установи, підлягають обов'язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд доку­ментів здійснюється керівником канцелярії установи або іншою виділеною для цього особою відповідно до розподілу обов'язків між працівниками. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом установи або виконавцями відповідно до функціо­нальних обов'язків, визначення необхідності реєстрації докумен­тів, а також встановлення термінів виконання документів, які пере­даються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або в перший робочий день у разі надходження к у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, те­лефонограми розглядаються негайно. Під час попереднього роз­гляду документів слід керуватися положенням про установу та п структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікатора­ми ділянок та питань діяльності установи, номенклатурами справ, схемами проходження документів.

Керівнику установи відразу після реєстрації передаються акти законодавства, доручення Прем'єр-міністра України, запити і звернення народних депутатів України, інша кореспонденція, що надходить від органів вищого рівня, в папці з грифом «Невідклад­но».

Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення ор­ганів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово. Інші документи передаються до структурних підрозділів 1 виконавцям.

Для забезпечення ритмічності роботи канцелярія за погоджен­ням з керівниками установи і структурних підрозділів розроб­ляє графіки доставки кореспонденції керівництву і структурним підрозділам.

Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєст­раційних формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в докумен­тах інформації.

Реєстрація законів України, постанов Верховної Ради України, актів Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України проводиться централізова­но. Децентралізована реєстрація інших документів допускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, викликаних специфікою діяльності установи. Міс­це реєстрації документів визначається в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником установи перелік документів, що не підлягають реєстрації діловодною службою.

Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, вико­нання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надхо­дять від інших установ і громадян.

Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукопис­ні) документи, так і створені за допомогою ПК. Основним при­нципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в даній установі лише один раз: вхідні - у день над­ходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затверджен- ш у разі передачі зареєстрованого документа з одного структур­ного підрозділу і інший він повторно не реєструється.

Документи реєструються в межах груп залежно від назви вида автора і змісту. Щш

Так, окремо реєструються закони України, акти та кореспон­денція Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів України, накази установи з основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнення на працівника, відрядження працівників, з адміністративно-госпо­дарських питань; рішення колегії установи, акти ревізій фінансо­во-господарської діяльності, бухгалтерські документи, заявки на матеріально-технічне постачання тощо.

Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється ін­дексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, корес­пондентами тощо. Для реєстрації всіх документів застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблен­ня ПК. Журнальна форма реєстрації документів допускається в установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік.

При картковій формі реєстрації документів реєстраційні карт­ки виготовляються у необхідній кількості примірників. Кількість примірників карток визначається числом картотек, які ведуться в установі. Вибір виду і визначення кількості картотек повинні від­повідати конкретним потребам установи. В установах, де довід­кові картотеки ведуться в структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках (для канцелярії та струк­турного підрозділу, якому картка передається разом з докумен­том). У разі постановки документа на контроль виготовляються три примірники картки.

Реєстраційні картки групуються в довідкові картотеки, які ство­рюються окремо на кожний календарний рік. Як правило, довідко­ва картотека складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів.

Перша частина картотеки використовується для пошуків доку­мента в процесі його виконання за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання.

Друга частина картотеки використовується для пошуків вико­наних документів з певного питання.

Закони України, постанови Верховної Ради України, акти Пре­зидента України, рішення Кабінету Міністрів України, доручення Прем'єр-міністра України, а також інші документи в міру мож­ливості реєструються в автоматизованому режимі. Запис здійс­нюється з реєстраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов'язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів: назва виду Документа; автор (кореспондент); і дата документа; індекс документа (дата та індекс надход­ження документа - для тих, що надійшли);

і заголовок документа або його короткий зміст: резолюція (виконавець, міст доручення, автор, дата); і відповідальний виконавець; — термін виконання;

І позначка про виконання (короткий запис вирішення пи­тання, дата фактичного виконання та індекс документа - від­повіді).

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути допов­нений такими відомостями: виконавці, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо. Порядок роз­міщення реквізитів може визначатися самою установою.

У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстра­ційних даних, а за наявності мережі - центральний банк реєстра­ційних даних. До центрального банку реєстраційних даних зано­сяться закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України, рішення Кабінету Міністрів України, дору­чення Прем'єр-міністра України, а також інші документи в міру можливості.

Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують пра­цівників інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на дисплей і виготовлення машинограм. У разі часткової автоматизації пошукових операцій повинна додержуватися сумісність традиційної і автоматизованої систем реєстрації та пошуків.

Всі службові документи підлягають датуванню. Датою доку, мента є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження. Дати підписання і затверд, ження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 13 січня 2010 року слід писати: 13.01.10.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад: 3 квітня 2010 року слід писати: 03.04.10. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, засто­совується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 травня 2010 року.

Дата на документі проставляється особою, яка його під­писує або затверджує, в момент підписання або затвердження. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконан­ням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання доку­мента і направлення його до справи).

Дата підписання проставляється в лівій верхній частині доку­мента разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата про­ставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позна­чень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і вка­зують на місце складання, виконання та зберігання документів. Ін­декси вхідних і створюваних установою документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, які відповідно до завдань пошуку можуть доповнюватись індек­сами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо.

Складові частини індексу розміщуються у такому порядку: порядковий реєстраційний номер у межах групи документів що реєструються, індекси за номенклатурою справ, питань діяльності кореспондентів, виконавців тощо.

Індекс спільного нормативно-правового акта повинен склада­тися з індексів установ, що видали його, які проставляються че­рез дріб. Складові частини індексу відокремлюються одна від од­ної косою рискою, наприклад: 415/01-13/27 або 41/68/59. Під час реєстрації документів, що містять інформацію про факти корупції, на документі проставляється позначка «КД».

Номенклатура справ - це систематизований перелік найме­нувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ. Вона є обов'язковим для кожної установи документом, який скла­дається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

Існує три види номенклатури справ: типова, примірната індиві­дуальна.

Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною систе­мою індексації і є нормативним актом.

Примірна номенклатура справ встановлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різ­них за структурою, і має рекомендаційний характер.

Типові і примірні номенклатури справ розробляються органа­ми вищого рівня для мережі організацій, що належать до сфе­ри управління установи, і використовуються ними як методичні посібники під час складання індивідуальної номенклатури справ. Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа повинна мати індивідуальну номенклату­ру справ.

Як правило, індивідуальна номенклатура справ установи скла­дається з номенклатури справ окремих структурних підрозділів.

Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурно­му підрозділі, із залученням фахівців, підписується керівником структурного підрозділу та обов'язково погоджується з керівни­ком архівного підрозділу установи. Вона складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.

Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах.