Основними напрямами обліку в правовій роботі є облік нормативної інформації. Відповідно до Загального положення про юридичний відділ, юрисконсультові юридична служба міністерства, відомства, підприємства, організації, установи зобов'язана виконувати систематизований облік і зберігання тих, що поступають до них і видаваних ними нормативних актів.
Тільки нормативні акти техніко-юридичного характеру можуть зберігатися у відповідних струкіурних підрозділах апарату управління. Проте і вони повинні бути враховані юридичною службою.
Обліку і зберіганню підлягають різні нормативні акти: а) акти найвищих органів державної влади і управління - Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України; б) акти міністерства, відомства, в систему якого входить господарський орган; в) акти органів над відомчого (міжвідомчого) управління Вищого господарського суду, Міністерства статистики України, Міністерства фінансів України тощо; г) акти виконавчих органів місцевого самоврядування; д) акти, що видаються самими господарськими організаціями.
Нормативні акти публікуються в передбачених законом виданнях. Офіційними джерелами, де публікуються видані нормативні акти, є: «Урядовий кур'єр», «Офіційний Вісник України», «Вісник Верховної Ради України» тощо.
В правовій роботі важливе значення приділяється обліку довідково-нормативної інформації.
Так, юридичні служби враховують різні матеріали про практику застосування нормативних актів. До них відносяться:
а) ухвали і роз'яснення, листи і інші документи Верховного суду України; б) ухвали, роз'яснення, листи Вищого господарського суду України; в) роз'яснення, листи і інші документи Державної податкової адміністрації України; г) методичні рекомендації, роз'яснення і інші матеріали про практику застосування нормативних актів, що видаються міністерствами, відомствами (Міністерством юстиції України, Міністерством фінансів України, Нацбанком України тощо).
Матеріали про практику застосування нормативних актів друкуються в різних виданнях. До них відносяться: а) «Бюлетень Верховного суду України», «Вісник Вищого господарського суду УкраїНи», «Вісник Конституційного суду України»; б) журнали правового, суспільно-політичного характеру (наприклад, «Господарство і право», «Баланс», «Фінансова консультація» і ін.), в яких освітлюють матеріали про практику застосування нормативних
актів. .
Необхідно приділяти увагу обліку науково-правової інформації Для того, щоб працівники юридичних служб могли успішно справлятися з своїми обов'язками, їм необхідно систематично вивчати наукову літературу і знайомитися з матеріалами періодичного друку. Причому особливу увагу слід звертати на таку літературу (матеріали), яка пов'язана з галузевою специфікою роботи юридичної служби: а) монографічна; б) статті і інші матеріали журналів правового, суспільно-політичного характеру («Правознавство», «Держава і право», «Господарство і право» і ін.); в) науково-практичні коментарі до різних нормативних актів; г) науково-практичні коментарі господарської практики.
Облік і пошук інформації (нормативною, довідково-нормативною, науково-правовою) включає: збір відомостей про відповідну інформацію, створення і зберігання інформаційного фонду і пошукового апарату, а також вміст в контрольному стані довідково- інформаційного фонду.
Облік можна вести як роздільно по кожному виду інформації (нормативною, довідково-нормативною, науково-правовою), так і спільно по всіх цих видах. В роботі юридичних служб застосовуються різні системи обліку інформації: а) журнальний; б) картотечний; в) контрольно-текстовий.
Найменше ефективним є журнальний облік, при якому інформація, що поступає, реєструється в спеціальних журналах. Значно частіше в даний час застосовується картотечний облік. При такій формі складається картотека, на окремих картах якої фіксуються дані про ту або іншу інформацію, зокрема указуються реквізит нормативних актів і інших матеріалів, робляться відповідні анотації.
Контрольно- текстовий облік полягає, в тому, що і нормативні акти, довідково-норматив ні матеріали систематично вносяться відмітки про відповідні зміни, доповнення. Контрольно-текстовою облік дозволяє юридичній службі мати в своєму розпорядженні у вигляді, що діє. нормативні акти і інші довідково-нормативні матеріали. Проте такий облік при всіх своїх достоїнствах не мас самостійного значення, тому його необхідно вести у поєднанні з картотечним. Картотеки, шо складаються при картотечному обліку. мажуть бути: а) хронологічними: б) алфавітно-наочними; і) наочно-галузевими (систематичними). Найчастіше застосовується н«очно-галузева (систематична) картотека. Хронологічна картотека застосовується спільно з наочно-галузевою або алфавітно-наоч- ною картотеками. У основі алфавітно-наочної картотеки лежить словник. Наочно-галузева картотека припускає наявність класифікатора.
Вдосконалення обліку і пошуку правово? інформації неможливе без механізації відповідних процесія. Існуючі системи обліку і пошуку правової інформації, в яких не використовуються ті або інші засоби механізації, недостатньо ефективні, оскільки не забезпечують необхідну оперативність і належну якість виконуваних робіт, вимагають значних трудових витрат.
Однією з форм механізації обліку і пошуку правової інформації г використання перфокарт. При перфокартному обліку застосовується рубрикатор. який включає перелік питань і їх шифрів. Шифри можуть позначатися буквами, цифрами. Зміст рубрика- тора розташовується по певній системі. При обліку інформації, відомості, що наносяться на перфокарту, кодуються. Перфокарти» її облік і пошук правової інформації володіє поряд перевал по-перше, можлива механізація обліку і пошуку інформації; по- друге. перфокарта може містити значно багатшу інформацію про матеріал, що враховується: по-третє, перфокарти не потребують якоїсь певної системи розташування.
В справі вдосконалення діяльності по обліку і пошуку правової інформації особливе місце займає електронно-обчислювальна и і-німі- Наприклад, діє автоматична інформаційно-пошукова система «Ліга: Закон». «Право». Вказану систему використовують для обліку і пошуку інформації за законодавством України.
Ведення обліку юридичної практики поля гас перш за все в облік)' претензій, договорів, позовів. Облік укладених договорів (їм займаються відповідні оперативні підрозділи) повинен відображати процес ведення договірної роботи. У журналі або книзі обліку робляться відмітки про активи, що поступили. їх заперечування. напрям і повернення договору, узгодження розбіжностей. Для усунення дублювання доцільно там же реєструвати сповіщення про відміну актів про розірвання (зміні) договорів. Значно складніше полягає справа з урахуванням виконання договірних зобов'язань, який покликаний забезпечити оперативне управління виробництвом.
Обліком виконання власних зобов'язань по постачаннях займається відділ збуту; а відвантаженням підприємству сировини, матеріалів і комплектуючих виробів — служба постачання. Кожне їх цих підрозділів веде облік в різноманітних формах, пристосовувавши ного до своїх потреб. Відсутність єдиних форм обліку (принаймні в рамках єдиного підприємства) не виправдана, оскільки облік повинен відповідати вимогам підприємства в цілому. Зважаючи на це на підприємстві необхідна інструкція, що регламентує порядок і форми оперативного обліку виконання договірних зобов'язань, який повинен відображати результати виконання кожного договору за звітний місяць, квартал і період з початку року наростаючим підсумком.
У формі обліку повинні бути передбачені дані, достатні для вживання оперативних заходів до постачальників або відповідних підрозділів свого підприємства в частини відвантаження продукції в кількості і терміни, обумовлені в договорі, пред'явлення несправним контрагентам претензій за невчасного виконання зобов'язань: визначення ступеня виконання підприємством плану постачань продукції відповідно до укладених договорів Згідно цим вимогам у формах обліку повинні бути графи, в які вводяться дані про причини неповного виконання зобов'язань, а також дані, підтверджуючі постачання (номер транспортної на кладної або рахунку).
В організації роботи по веденню обліку велику роль грає юридична служба. Особливо важливо, щоб вона брала активну участь у впровадженні на підприємстві (за наявності відповідних умов) автоматизованого обліку на базі сучасних технічних засобів.
Відбір інформації - лише почало справи. Матеріали, що посту, паюпгь, треба зареєструвати, обробити і зберігати так, щоб їх можна було оперативно використовувати.
З його допомогою весь фонд підрозділяється на розділи, які у свою чергу діляться на підрозділи, а останні при необхідності - на класи, тобто інформація розташовується за ознаками, що постійно конкретизуються. Кожна рубрика має своє позначення - індекс, в якому послідовно закодовані відповідні класифікаційні угрупу- вання.
Типові класифікатори для підприємств народного господарства теж не розроблені. Разом з тим підготовка класифікатора для конкретного підприємства - справа складне і трудомістке. Тут не обійтися без тих або інших аналогів. Підбираючи відповідний зразок, юридична служба підприємства винна, перш за все, використовувати класифікатор, прийнятий в галузі.
В крайньому випадку, можна звернутися по допомогу до іншого підприємства, де добре налагоджений облік і пошук правової інформації. Проте, у будь-якому випадку, класифікатор повинен відображати потреби даного, а не іншого підприємства і не галузі в цілому. Якщо галузевий класифікатор відсутній, то при підготовці класифікатора підприємства рекомендується прийняти до уваги наступні положення.
Класифікатор слід скласти за наочно-ієрархічним принципом - від загального до приватного. Розділи, як і інші рубрики, повинні мати наочне найменування. Для «середнього» підприємства достатні 20-30 розділів, які доцільно підрозділити на 9 підрозділів, а останні (при необхідності) - на 9 класів. При цьому бажано використовувати велику частину можливих індексів розділів і підрозділів.
Індекси всіх рубрик доцільно позначити арабськими цифрами, при цьому розділи кодувати парою цифр (05,12,26), підрозділи і класи - поєднанням цифр другої пари. Наприклад, перший розділ іменується «Загальні питання народного господарства» - індекс 01. Його підрозділами можуть бути: «Управління і планування» - індекс 01.10; «Підприємства і устаткування» - 01.20; «Ціни і тарифи» 101.70 (підрозділ позначається цифрою кратної десяти).
Структура класифікатора повинна дозволити вносити до нього зміни і доповнення без порушення його загальної схеми. Зокрема, це досягається тим, що в резерві залишається деяка частина рубрик.
Другий етап формування фонду правової інформації - її обробка. Нормативні акти і інші офіційні матеріали фонду повинні завади знаходитися в робочому стані. Це означає, що в них систематично вносяться зміни відповідно до новітнього законодавства.
Яким же чином організувати роботу по обліку в умовах підприємства ? Перш за все, треба мати на увазі, що одні і ті ж акти (або їх виклад) можуть міститися в різних джерелах: збірках і бюлетенях нормативних актів, коментарів до кодексів і положеннях, наказах міністерства, в систему якого підприємство входить.
Очевидно, що зміну досить внести до одного з видань, в яких міститься акт, відмінений або змінений подальшим законодавством. Юридична служба підприємства з урахуванням конкретних умов і своїх штатних можливостей повинна визначити перелік контрольних екземплярів, тобто тих видань, до яких обов'язково вносяться зміни.
На підприємстві, де в юридичній службі немає працівника, спеціально зайнятого обліком нормативних актів, такими контрольними екземплярами можуть бути коментарі по окремих галузях законодавства (наприклад по праці), збірки за господарським законодавством, коментарії до кодексів або положення. Видання, яке визначене як контрольне, повинне мати напис «Контрольний».
На полях, проти тих, що містяться в нім відмінених і змінених актів, робляться відповідні відмітки. Так само слід поступати при відміні окремих пунктів нормативного акту. Якщо ж акт або окремий його пункт доповнений, то в нього вписується текст доповнення, а на полях робиться відповідна відмітка.
При заміні в акті окремих фраз або слів вони закреслюються, а замість них вписуються нові з відміткою на полях про підстави застосування. Якщо яка-небудь нормативна збірка перевидається, то його треба замінити новим, який і стає контрольним.
Третій етап роботи з інформацією - її облік. Він здійснюється таким чином. На нормативному акті або іншому матеріалі (наприклад, листі Вищого Господарського суду) ставиться індекс відповідно до ухвалення на даному підприємстві класифікаторів. Зрозуміло, індексуються не всі екземпляри акту, а тільки екземпляр, опублікований в офіційному виданні. Якщо в акті містяться норми, що відносяться до інших розділів класифікатора, то крім акіу в цілому відповідні його пункти, статті береться на облік окремо. Якщо один і той же акт і власне його стаття (пункт) відноситься до різних угрупувань класифікатора, то вони враховуються по декількох індексах.
Картки розміщуються в спеціальних картотечних ящиках, на яких указуються індекси, найменування розділів і (бажано) підрозділів. Класифікаційні рубрики відділяються один від одного карт- ками-роздільниками, які повинні бути на 1,5 см вище за картку обліку. Розділи відділяються центральними картками-роздільниками, а підрозділи і класи - бічними. У верхній виступаючій частині картки- роздільника указуються індекс і найменування відповідної рубрики. Окрім тією, на центральних картках - роздільниках бажано указувати найменування контрольного екземпляра (КЕ), який ведеться за інформацією даною розділу. Якщо ж підрозділи або класи мають свої контрольні екземпляри, то відмітку про це слід зробити на бічних роздільниках.
Картки під одним і тим же індексом розміщуються в картотеці таким чином: 1) картки на законодавство з обліком з урахуванням юридичної сили актів в хронологічному порядку; 2) на судову і іншу практику; 3) на науково-практичні коментарі, що не носять офіційного характеру; 4) на наукову літературу.
Завершальний етап роботи по обліку правової інформації - належне зберігання нормативних матеріалів і юридичної літератури, які слід розташувати так, щоб забезпечити їх збереження з одного боку, і швидкість пошуку потрібних матеріалів - з іншою.
Одним з наслідків науково-технічної революції є ускладнення економічного життя, а звідси зростання об'єму правової інформації і разом з ним підвищення вимог до її облиште і своєчасності отримання. У міністерствах і відомствах в різноманітних формах ведеться велика робота за правовою інформацією підвідомчих організацій: розсилаються бюлетені по обміну досвідом, узагальнення по певних категоріях господарських суперечок, договірній роботі, застосуванню трудового законодавства. Проте, вся ця корисна і потрібна робота не може замінити головного - централізованого обліку нормативних актів.
Оперативне отримання правової інформації - одна з істотних передумов успішної роботи юридичної служби. Юридична служба підприємства повинна мати правовий інформаційний фонд, куди входять нормативні акти, матеріали про практику їх застосування і певний мінімум юридичної літератури.
Природно, що в умовах підприємства неможливе, та і непотрібно отримувати і обробляти всі нормативні матеріали по всіх галузях законодавства. Тому відбір правової інформації є першим етапом в створенні інформаційного фонду. До цього фонду перш за все слід включати ті нормативні акти і інші матеріали, які мають пряме відношення до діяльності даного підприємства. Що стосується інших актів, то з них слід відбирати лише основоположні кодекс і коментарі до них.
Загальне положення про юридичну службу передбачає її забезпечення законодавчо-довідковими матеріалами, збірками з правових питань, а також необхідною юридичною літературою. Основне джерело правової інформації - міністерство, якому підвідомче підприємство. Це, проте, не означає, що юридична служба може обмежитися тими матеріалами, які поступають від вищестоящої організації. Навпаки, вона повинна поклопотатися про надходження на підприємство по підписці і іншим шляхом всієї потрібної правової інформації.
Діловодство - це робота, пов'язана з обліком, реєстрацією, контролем за виконання і зберіганням документів. Під документом же фахівці - документоведи розуміють результат віддзеркалення фактів, подій, предметів, явищ об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини. Зазвичай основний об'єм роботи по діловодству узагальнюється в спеціальному структурному підрозділі апарату управління господарської організації (міністерства, відомства). Такими підрозділами є: загальні відділи, секретаріати, канцелярії і ін. При цьому частина роботи по діловодству виконується іншими службами, відділами. Це відноситься і до юридичної служби, діяльність якої нерозривно пов'язана з обробкою різних документів. Юрисконсульт в процесі роботи по діловодству виконує: реєстрацію, індексацію, а також організовує поповнення і зберігання документів.
Реєстрація документа полягає у фіксації необхідних відомостях про нього (назва, від кого поступив і ін.). На самому документі проставляється номер і дата реєстрації. Форма реєстрації може бути картотечною і журнальною. Найбільш прийнятною є картотечна форма: полегшується техніка реєстрації, зручніше вести довідково-інформаційну і контрольну роботу з документами, можлива механізація контролю виконання документів. Картки можна групувати по різних критеріях залежно від того або іншого завдання, яке ставить перед собою юрисконсульт.
Індексація документа відбувається шляхом відмітки на нім спеціального умовного позначення, яке може включати: умовне позначення юридичної служби, номер справи по номенклатурі, порядковий реєстраційний номер документа.
У міру виконання документів робляться відповідні відмітки в реєстраційних картках (журналах). У юридичній службі повинен бути розроблений класифікаційний довідник номенклатури справ, який складається з систематизованого списку їх найменувань. Згідно номенклатурі документи розкладаються у відповідних справах. Багато документів мають додатки. До них відносяться претензії, позови. Такі документи прийнято оформляти в самостійні справи.
Виконавчі документи зберігаються в юридичній службі. Термін зберігання - один рік. Після закінчення річного терміну зберігання справи з документами здаються в архів господарської організації. До цього моменту повинна бути проведена експертиза цінності документа, складання опису справ диференційований по термінах їх подальшого зберігання.
Організація документообігу на підприємствах, установах, організаціях повинна відповідати вимогам постанови КМУ від 17.10.1997 року № 1153 «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади».
Погодження документів здійснюється у разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.
Погодження може здійснюватися як в установі (із структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа, - внутрішнє, так і за її межами - зовнішнє.
Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, проводиться не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються керівником установи невідкладно.
Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться установами, яким проекти надіслано для розгляду, у строк, визначений їх розробниками.
Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі погреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад: Начальник юридичного відділу (Підпис) (Ініціали, прізвище) Дата
Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою: Начальник юридичного відділу (Підпис) (Ініціали, прізвище) Зауваження і пропозиції додаються. Дата.
Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ. Проекти нормативно-правових актів установи перевіряються працівниками юридичної служби установи на відповідність їх законодавству і візуються ними на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша проекту акта.
Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться, нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово «ПОГОДЖЕНО», найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження наприклад: ПОГОДЖЕНО Заступник Міністра економіки та з питань європейської інтеграції (Підпис) (Ініціали, прізвище) Дата.
Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином: ПОГОДЖЕНО Протокол засідання Вищої атестаційної комісії України Дата, N.
У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається «Аркуш погодження», про що робиться відмітка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад: Аркуш погодження додається.
Аркуш погодження оформляється за такою формою: АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ Назва документа Найменування посади (Підпис) (Ініціали, прізвище) (Підпис) (Ініціали, прізвище) Дата.
Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання затвердження та поставлення печатки. Документи підписуються посадовими особами установи відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.