5.2. Система діловодства юридичної служби

Основними напрямами обліку в правовій роботі є облік норма­тивної інформації. Відповідно до Загального положення про юри­дичний відділ, юрисконсультові юридична служба міністерства, відомства, підприємства, організації, установи зобов'язана вико­нувати систематизований облік і зберігання тих, що поступають до них і видаваних ними нормативних актів.

Тільки нормативні акти техніко-юридичного характеру можуть зберігатися у відповідних струкіурних підрозділах апарату управ­ління. Проте і вони повинні бути враховані юридичною службою.

Обліку і зберіганню підлягають різні нормативні акти: а) акти найвищих органів державної влади і управління - Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України; б) акти міністерства, відомства, в систему якого входить госпо­дарський орган; в) акти органів над відомчого (міжвідомчого) уп­равління Вищого господарського суду, Міністерства статистики України, Міністерства фінансів України тощо; г) акти виконавчих органів місцевого самоврядування; д) акти, що видаються самими господарськими організаціями.

Нормативні акти публікуються в передбачених законом видан­нях. Офіційними джерелами, де публікуються видані нормативні акти, є: «Урядовий кур'єр», «Офіційний Вісник України», «Вісник Верховної Ради України» тощо.

В правовій роботі важливе значення приділяється обліку довід­ково-нормативної інформації.

Так, юридичні служби враховують різні матеріали про практи­ку застосування нормативних актів. До них відносяться:

а) ухвали і роз'яснення, листи і інші документи Верховно­го суду України; б) ухвали, роз'яснення, листи Вищого госпо­дарського суду України; в) роз'яснення, листи і інші документи Державної податкової адміністрації України; г) методичні реко­мендації, роз'яснення і інші матеріали про практику застосування нормативних актів, що видаються міністерствами, відомствами (Міністерством юстиції України, Міністерством фінансів України, Нацбанком України тощо).

Матеріали про практику застосування нормативних актів дру­куються в різних виданнях. До них відносяться: а) «Бюлетень Верховного суду України», «Вісник Вищого господарського суду УкраїНи», «Вісник Конституційного суду України»; б) журнали правового, суспільно-політичного характеру (наприклад, «Госпо­дарство і право», «Баланс», «Фінансова консультація» і ін.), в яких освітлюють матеріали про практику застосування нормативних

актів. .

Необхідно приділяти увагу обліку науково-правової інформа­ції Для того, щоб працівники юридичних служб могли успішно справлятися з своїми обов'язками, їм необхідно систематично вивчати наукову літературу і знайомитися з матеріалами періо­дичного друку. Причому особливу увагу слід звертати на таку лі­тературу (матеріали), яка пов'язана з галузевою специфікою робо­ти юридичної служби: а) монографічна; б) статті і інші матеріали журналів правового, суспільно-політичного характеру («Правоз­навство», «Держава і право», «Господарство і право» і ін.); в) на­уково-практичні коментарі до різних нормативних актів; г) науко­во-практичні коментарі господарської практики.

Облік і пошук інформації (нормативною, довідково-норматив­ною, науково-правовою) включає: збір відомостей про відповідну інформацію, створення і зберігання інформаційного фонду і по­шукового апарату, а також вміст в контрольному стані довідково- інформаційного фонду.

Облік можна вести як роздільно по кожному виду інформації (нормативною, довідково-нормативною, науково-правовою), так і спільно по всіх цих видах. В роботі юридичних служб застосову­ються різні системи обліку інформації: а) журнальний; б) карто­течний; в) контрольно-текстовий.

Найменше ефективним є журнальний облік, при якому інфор­мація, що поступає, реєструється в спеціальних журналах. Значно частіше в даний час застосовується картотечний облік. При такій формі складається картотека, на окремих картах якої фіксуються дані про ту або іншу інформацію, зокрема указуються реквізит нормативних актів і інших матеріалів, робляться відповідні ано­тації.

Контрольно- текстовий облік полягає, в тому, що і норматив­ні акти, довідково-норматив ні матеріали систематично вносяться відмітки про відповідні зміни, доповнення. Контрольно-текстовою облік дозволяє юридичній службі мати в своєму розпорядженні у вигляді, що діє. нормативні акти і інші довідково-нормативні матеріали. Проте такий облік при всіх своїх достоїнствах не мас самостійного значення, тому його необхідно вести у поєднанні з картотечним. Картотеки, шо складаються при картотечному об­ліку. мажуть бути: а) хронологічними: б) алфавітно-наочними; і) наочно-галузевими (систематичними). Найчастіше застосовується н«очно-галузева (систематична) картотека. Хронологічна картоте­ка застосовується спільно з наочно-галузевою або алфавітно-наоч- ною картотеками. У основі алфавітно-наочної картотеки лежить словник. Наочно-галузева картотека припускає наявність класифі­катора.

Вдосконалення обліку і пошуку правово? інформації неможли­ве без механізації відповідних процесія. Існуючі системи обліку і пошуку правової інформації, в яких не використовуються ті або інші засоби механізації, недостатньо ефективні, оскільки не забез­печують необхідну оперативність і належну якість виконуваних робіт, вимагають значних трудових витрат.

Однією з форм механізації обліку і пошуку правової інформа­ції г використання перфокарт. При перфокартному обліку засто­совується рубрикатор. який включає перелік питань і їх шифрів. Шифри можуть позначатися буквами, цифрами. Зміст рубрика- тора розташовується по певній системі. При обліку інформації, відомості, що наносяться на перфокарту, кодуються. Перфокар­ти» її облік і пошук правової інформації володіє поряд перевал по-перше, можлива механізація обліку і пошуку інформації; по- друге. перфокарта може містити значно багатшу інформацію про матеріал, що враховується: по-третє, перфокарти не потребують якоїсь певної системи розташування.

В справі вдосконалення діяльності по обліку і пошуку правової інформації особливе місце займає електронно-обчислювальна и і-німі- Наприклад, діє автоматична інформаційно-пошукова систе­ма «Ліга: Закон». «Право». Вказану систему використовують для обліку і пошуку інформації за законодавством України.

Ведення обліку юридичної практики поля гас перш за все в об­лік)' претензій, договорів, позовів. Облік укладених договорів (їм займаються відповідні оперативні підрозділи) повинен відобража­ти процес ведення договірної роботи. У журналі або книзі обліку робляться відмітки про активи, що поступили. їх заперечування. напрям і повернення договору, узгодження розбіжностей. Для усу­нення дублювання доцільно там же реєструвати сповіщення про відміну актів про розірвання (зміні) договорів. Значно складніше полягає справа з урахуванням виконання договірних зобов'язань, який покликаний забезпечити оперативне управління виробниц­твом.

Обліком виконання власних зобов'язань по постачаннях зай­мається відділ збуту; а відвантаженням підприємству сировини, матеріалів і комплектуючих виробів — служба постачання. Кожне їх цих підрозділів веде облік в різноманітних формах, пристосо­вувавши ного до своїх потреб. Відсутність єдиних форм обліку (принаймні в рамках єдиного підприємства) не виправдана, ос­кільки облік повинен відповідати вимогам підприємства в цілому. Зважаючи на це на підприємстві необхідна інструкція, що регла­ментує порядок і форми оперативного обліку виконання договір­них зобов'язань, який повинен відображати результати виконання кожного договору за звітний місяць, квартал і період з початку року наростаючим підсумком.

У формі обліку повинні бути передбачені дані, достатні для вживання оперативних заходів до постачальників або відповід­них підрозділів свого підприємства в частини відвантаження про­дукції в кількості і терміни, обумовлені в договорі, пред'явлення несправним контрагентам претензій за невчасного виконан­ня зобов'язань: визначення ступеня виконання підприємством плану постачань продукції відповідно до укладених договорів Згідно цим вимогам у формах обліку повинні бути графи, в які вводяться дані про причини неповного виконання зобов'язань, а також дані, підтверджуючі постачання (номер транспортної на кладної або рахунку).

В організації роботи по веденню обліку велику роль грає юри­дична служба. Особливо важливо, щоб вона брала активну участь у впровадженні на підприємстві (за наявності відповідних умов) автоматизованого обліку на базі сучасних технічних засобів.

Відбір інформації - лише почало справи. Матеріали, що посту, паюпгь, треба зареєструвати, обробити і зберігати так, щоб їх мож­на було оперативно використовувати.

З його допомогою весь фонд підрозділяється на розділи, які у свою чергу діляться на підрозділи, а останні при необхідності - на класи, тобто інформація розташовується за ознаками, що постійно конкретизуються. Кожна рубрика має своє позначення - індекс, в якому послідовно закодовані відповідні класифікаційні угрупу- вання.

Типові класифікатори для підприємств народного господарства теж не розроблені. Разом з тим підготовка класифікатора для конк­ретного підприємства - справа складне і трудомістке. Тут не обій­тися без тих або інших аналогів. Підбираючи відповідний зразок, юридична служба підприємства винна, перш за все, використову­вати класифікатор, прийнятий в галузі.

В крайньому випадку, можна звернутися по допомогу до іншо­го підприємства, де добре налагоджений облік і пошук правової інформації. Проте, у будь-якому випадку, класифікатор повинен відображати потреби даного, а не іншого підприємства і не галузі в цілому. Якщо галузевий класифікатор відсутній, то при підготов­ці класифікатора підприємства рекомендується прийняти до уваги наступні положення.

Класифікатор слід скласти за наочно-ієрархічним принципом - від загального до приватного. Розділи, як і інші рубрики, повинні мати наочне найменування. Для «середнього» підприємства до­статні 20-30 розділів, які доцільно підрозділити на 9 підрозділів, а останні (при необхідності) - на 9 класів. При цьому бажано вико­ристовувати велику частину можливих індексів розділів і підроз­ділів.

Індекси всіх рубрик доцільно позначити арабськими цифрами, при цьому розділи кодувати парою цифр (05,12,26), підрозділи і класи - поєднанням цифр другої пари. Наприклад, перший розділ іменується «Загальні питання народного господарства» - індекс 01. Його підрозділами можуть бути: «Управління і планування» - індекс 01.10; «Підприємства і устаткування» - 01.20; «Ціни і та­рифи» 101.70 (підрозділ позначається цифрою кратної десяти).

Структура класифікатора повинна дозволити вносити до нього зміни і доповнення без порушення його загальної схеми. Зокрема, це досягається тим, що в резерві залишається деяка частина руб­рик.

Другий етап формування фонду правової інформації - її оброб­ка. Нормативні акти і інші офіційні матеріали фонду повинні за­вади знаходитися в робочому стані. Це означає, що в них система­тично вносяться зміни відповідно до новітнього законодавства.

Яким же чином організувати роботу по обліку в умовах підпри­ємства ? Перш за все, треба мати на увазі, що одні і ті ж акти (або їх виклад) можуть міститися в різних джерелах: збірках і бюлетенях нормативних актів, коментарів до кодексів і положеннях, наказах міністерства, в систему якого підприємство входить.

Очевидно, що зміну досить внести до одного з видань, в яких міститься акт, відмінений або змінений подальшим законодавс­твом. Юридична служба підприємства з урахуванням конкретних умов і своїх штатних можливостей повинна визначити перелік контрольних екземплярів, тобто тих видань, до яких обов'язково вносяться зміни.

На підприємстві, де в юридичній службі немає працівника, спе­ціально зайнятого обліком нормативних актів, такими контроль­ними екземплярами можуть бути коментарі по окремих галузях законодавства (наприклад по праці), збірки за господарським зако­нодавством, коментарії до кодексів або положення. Видання, яке визначене як контрольне, повинне мати напис «Контрольний».

На полях, проти тих, що містяться в нім відмінених і змінених актів, робляться відповідні відмітки. Так само слід поступати при відміні окремих пунктів нормативного акту. Якщо ж акт або ок­ремий його пункт доповнений, то в нього вписується текст допов­нення, а на полях робиться відповідна відмітка.

При заміні в акті окремих фраз або слів вони закреслюються, а замість них вписуються нові з відміткою на полях про підстави застосування. Якщо яка-небудь нормативна збірка перевидається, то його треба замінити новим, який і стає контрольним.

Третій етап роботи з інформацією - її облік. Він здійснюється таким чином. На нормативному акті або іншому матеріалі (нап­риклад, листі Вищого Господарського суду) ставиться індекс від­повідно до ухвалення на даному підприємстві класифікаторів. Зро­зуміло, індексуються не всі екземпляри акту, а тільки екземпляр, опублікований в офіційному виданні. Якщо в акті містяться нор­ми, що відносяться до інших розділів класифікатора, то крім акіу в цілому відповідні його пункти, статті береться на облік окремо. Якщо один і той же акт і власне його стаття (пункт) відноситься до різних угрупувань класифікатора, то вони враховуються по де­кількох індексах.

Картки розміщуються в спеціальних картотечних ящиках, на яких указуються індекси, найменування розділів і (бажано) підроз­ділів. Класифікаційні рубрики відділяються один від одного карт- ками-роздільниками, які повинні бути на 1,5 см вище за картку облі­ку. Розділи відділяються центральними картками-роздільниками, а підрозділи і класи - бічними. У верхній виступаючій частині картки- роздільника указуються індекс і найменування відповідної рубрики. Окрім тією, на центральних картках - роздільниках бажано указу­вати найменування контрольного екземпляра (КЕ), який ведеться за інформацією даною розділу. Якщо ж підрозділи або класи ма­ють свої контрольні екземпляри, то відмітку про це слід зробити на бічних роздільниках.

Картки під одним і тим же індексом розміщуються в картотеці таким чином: 1) картки на законодавство з обліком з урахуванням юридичної сили актів в хронологічному порядку; 2) на судову і іншу практику; 3) на науково-практичні коментарі, що не носять офіційного характеру; 4) на наукову літературу.

Завершальний етап роботи по обліку правової інформації - на­лежне зберігання нормативних матеріалів і юридичної літератури, які слід розташувати так, щоб забезпечити їх збереження з одного боку, і швидкість пошуку потрібних матеріалів - з іншою.

Одним з наслідків науково-технічної революції є ускладнення економічного життя, а звідси зростання об'єму правової інформа­ції і разом з ним підвищення вимог до її облиште і своєчасності отримання. У міністерствах і відомствах в різноманітних формах ведеться велика робота за правовою інформацією підвідомчих організацій: розсилаються бюлетені по обміну досвідом, узагаль­нення по певних категоріях господарських суперечок, договірній роботі, застосуванню трудового законодавства. Проте, вся ця ко­рисна і потрібна робота не може замінити головного - централізо­ваного обліку нормативних актів.

Оперативне отримання правової інформації - одна з істотних передумов успішної роботи юридичної служби. Юридична служба підприємства повинна мати правовий інформаційний фонд, куди входять нормативні акти, матеріали про практику їх застосування і певний мінімум юридичної літератури.

Природно, що в умовах підприємства неможливе, та і непот­рібно отримувати і обробляти всі нормативні матеріали по всіх галузях законодавства. Тому відбір правової інформації є пер­шим етапом в створенні інформаційного фонду. До цього фонду перш за все слід включати ті нормативні акти і інші матеріали, які мають пряме відношення до діяльності даного підприємства. Що стосується інших актів, то з них слід відбирати лише осново­положні кодекс і коментарі до них.

Загальне положення про юридичну службу передбачає її забез­печення законодавчо-довідковими матеріалами, збірками з право­вих питань, а також необхідною юридичною літературою. Основ­не джерело правової інформації - міністерство, якому підвідомче підприємство. Це, проте, не означає, що юридична служба може обмежитися тими матеріалами, які поступають від вищестоящої організації. Навпаки, вона повинна поклопотатися про надходжен­ня на підприємство по підписці і іншим шляхом всієї потрібної правової інформації.

Діловодство - це робота, пов'язана з обліком, реєстрацією, кон­тролем за виконання і зберіганням документів. Під документом же фахівці - документоведи розуміють результат віддзеркалення фактів, подій, предметів, явищ об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини. Зазвичай основний об'єм роботи по діловодс­тву узагальнюється в спеціальному структурному підрозділі апара­ту управління господарської організації (міністерства, відомства). Такими підрозділами є: загальні відділи, секретаріати, канцелярії і ін. При цьому частина роботи по діловодству виконується інши­ми службами, відділами. Це відноситься і до юридичної служби, діяльність якої нерозривно пов'язана з обробкою різних доку­ментів. Юрисконсульт в процесі роботи по діловодству виконує: реєстрацію, індексацію, а також організовує поповнення і збері­гання документів.

Реєстрація документа полягає у фіксації необхідних відомостях про нього (назва, від кого поступив і ін.). На самому документі проставляється номер і дата реєстрації. Форма реєстрації може бути картотечною і журнальною. Найбільш прийнятною є кар­тотечна форма: полегшується техніка реєстрації, зручніше вести довідково-інформаційну і контрольну роботу з документами, мож­лива механізація контролю виконання документів. Картки можна групувати по різних критеріях залежно від того або іншого завдан­ня, яке ставить перед собою юрисконсульт.

Індексація документа відбувається шляхом відмітки на нім спеціального умовного позначення, яке може включати: умовне позначення юридичної служби, номер справи по номенклатурі, порядковий реєстраційний номер документа.

У міру виконання документів робляться відповідні відмітки в реєстраційних картках (журналах). У юридичній службі пови­нен бути розроблений класифікаційний довідник номенклатури справ, який складається з систематизованого списку їх наймену­вань. Згідно номенклатурі документи розкладаються у відповід­них справах. Багато документів мають додатки. До них відно­сяться претензії, позови. Такі документи прийнято оформляти в самостійні справи.

Виконавчі документи зберігаються в юридичній службі. Термін зберігання - один рік. Після закінчення річного терміну зберігання справи з документами здаються в архів господарської організації. До цього моменту повинна бути проведена експертиза цінності до­кумента, складання опису справ диференційований по термінах їх подальшого зберігання.

Організація документообігу на підприємствах, установах, організаціях повинна відповідати вимогам постанови КМУ від 17.10.1997 року № 1153 «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконав­чої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади».

Погодження документів здійснюється у разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні від­повідності законодавству здійснюється погодження проекту доку­мента.

Погодження може здійснюватися як в установі (із структурни­ми підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компе­тенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа, - внутрішнє, так і за її межами - зовнішнє.

Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляють­ся на виконання законів України, постанов Верховної Ради Украї­ни, актів Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, проводиться не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються керівником установи невідкладно.

Зовнішнє погодження проектів зазначених документів прово­диться установами, яким проекти надіслано для розгляду, у строк, визначений їх розробниками.

Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту доку­мента посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціа­ли і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі погреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад: Начальник юридичного відділу (Підпис) (Ініціали, прізвище) Дата

Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна від­мітка за такою формою: Начальник юридичного відділу (Підпис) (Ініціали, прізвище) Зауваження і пропозиції додаються. Дата.

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує до­кумент. Проекти нормативно-правових актів установи перевіря­ються працівниками юридичної служби установи на відповідність їх законодавству і візуються ними на першому примірнику на зво­ротному боці останнього аркуша проекту акта.

Зовнішнє погодження проектів документів оформляється від­повідним грифом. Гриф погодження ставиться, нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово «ПОГОДЖЕНО», найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування уста­нови), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження наприклад: ПОГОДЖЕНО Заступник Міністра економіки та з пи­тань європейської інтеграції (Підпис) (Ініціали, прізвище) Дата.

Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином: ПОГОДЖЕНО Протокол засідання Вищої атестаційної ко­місії України Дата, N.

У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох уста­нов, складається «Аркуш погодження», про що робиться відмітка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад: Ар­куш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою: АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ Назва документа Найменування посади (Підпис) (Ініціали, прізвище) (Підпис) (Ініціали, прізвище) Дата.

Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання затвердження та поставлення печатки. Документи підписуються посадовими особами установи відповідно до їх компетенції, вста­новленої чинними нормативно-правовими актами.