5.3. Порядок введення оперативного обліку проектів внутрішньогосподарських (локально-правових) документів

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення на­явності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно. В установах визначається конкретний комплекс документів, перед­бачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для доку­ментування їх діяльності.

Управлінська діяльність установ здійснюється шляхом видання розпорядчих документів. Видання розпорядчих документів уста­нов визначається актами законодавства, положеннями (статутами) про них.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до ком­петенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи. Підставами для прийняття розпорядчих документів в установах є:

— Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України та Кабінету Міністрів Украї­ни, рішення та постанови Верховної Ради Автономної Республіки Крим, акти Ради міністрів Автономної Республіки Крим;

— провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання установою покладених на неї завдань і функцій;

— потреба у правовому регулюванні діяльності.

Розпорядчі документи, що надходять до установи від органів вищого рівня, доводяться до організацій, що належать до сфери її управління. Установа має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня організаціям, що належать до сфери її уп­равління, разом із супровідним листом. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування їх докумен­тів, дат, номерів і заголовків.

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в колегіаль­них органах, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в прото­колах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.

У разі коли засідання стенографується, зміст виступів до прото­колу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу. Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.

Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і ор­ганізацій, що належать до сфери управління установи, шляхом надсилання їм рішень. Рішення колегій установ провадяться в життя наказами установи (керівника установи).

Установа під час здійснення оперативних зв'язків з організа­ціями, що належать до сфери її" управління, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати лис­ти.

В органах виконавчої влади, з якими погоджуються проекти документів, відповідальність за зміст, рівень підготовки та належ­не їх оформлення покладається на заступників керівників цих ор­ганів.

Службовий документ, що складається в установі, повинен маги обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення: найме­нування установи - автора документа, код установи, код форми до­кумента, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про вико­нання документа і направлення його до справи.

Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 р. N 493 «Про державну реєстрацію нор­мативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади» заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньо­му правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6x10) для запису про державну реєстрацію. Найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному у по­ложенні (статуті) про неї. Скорочене найменування вживається тільки у разі, коли воно офіційно зафіксовано у положенні про ус­танову. На бланку скорочене найменування розміщується слідом за повним.

Назва виду документа (наказ, розпорядження, рішення тощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності. Заголовок до тексту документа повинен містити корот­кий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою до­кумента, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання «по що?» «чого». Наприклад: наказ (про що?) про створення установи; протокол (чого?) засідання експер­тної комісії.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим. Заголовки до текстів машинограм формулю­ються за тими ж правилами.

У разі складання документа на основі уніфікованої форми пос­тійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст. Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

Серед різних форм виконавчо-розпорядчої діяльності організа­цій, установ і підприємств провідне місце займає видання право­вих актів розпорядчого характеру, що підлягають у обов'язковому виконанню. Через них реалізується норми права у процесі керів­ництва господарським і соціально-культурним будівництвам, нормалізується нормативно-правові відносини. Іншими словами, з допомогою цих документів розв'язується важливі завдання уп­равління.

До найбільш поширених документів цього виду належить пос­танови, рішення, розпорядження, вказівки, інструкції.

Інструкція - правовий акт, створюваний органами управління для встановлення правил, що регулюються організаційно науко­во-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, певних їх підрозділів та служб, а також посадовим осіб і громадян. Вона належить до категорії організаційних документів, що видаються міністерствами, устано­вами, є нормативним актом, регламентуючим різні питання.

Існують інструкції посадові, з техніки безпеки, експлуатації і різного устаткування та інші. Кожна з них має бути затверджена вищими стоячими органами або керівниками або організаціями. Інструкції затверджуються керівником або його ж наказом.

Інструкція, крім грифа про затвердження, має такі реквізити, як найменування її виду, короткі формулювання змісту (заголовок), текст, посада і прізвище особи, відповідальної за її складання її підпис, дата, номер (індекс) за класифікатором. Текст викладають у логічній послідовності групують за розділами, до який іноді ви­дають підзаголовки, розбивають на параграфи. Найзручніше за­стосовувати наскрізну нумерацію. В інструкції вживають слова: повинен, зобов'язаний, необхідний, не припускається, слід. Розділ об'ємних інструкцій позначають римськими цифрами, а пункти -арабськими.

Текст цього документа повинен бути коротким, точним, зро­зумілим, оскільки інструкція призначена для постійного користу­вання. Його викладають від другої особи. Широкого застосування набули посадові інструкції, що розробляються на підприємстві, установі для нових осіб, інженерно-технічних працівників, служ­бовців. Такі інструкції встановлюють права та обов'язки працівни­ків, коло їх завдань, особисто відповідальність. Після затверджен­ня керівником вони стають нормативними актами, обов'язковими для певного кола осіб.

Положення — це правовий акт, що встановлює основі правила підприємств та установ, а також їх структурних підрозділів. Поло­ження складають переважно при створені нових підприємств або установ. Ці документи можуть бути як типовими так і індивіду­альними.

Індивідуальні положення для окремих установ, організацій, підприємств розробляються на основі типових і затверджуються керівниками підприємств, організацій установ. Розглянути правові акти розробляються високо кваліфікованими спеціалістами. В ць­ому передує велика робота по вивченню різних аспектів діяльності підприємства або його струюурних підрозділів.

Положення може мати такі реквізити: герб, найменування виду документа, назву установи, дату, місце видання, заголовок, гриф затвердження, текст. Текст звичайно складається з таких розділів:

1.Загальні положення.

2. Власність і кошти підприємства.

3. Виробничо господарська діяльність.

4. Права та обов'язки підприємства або його підрозділів.

5. Структура управління.

6. Реорганізація і ліквідація установи, організація підприємств.

В першому розділі вказують цілі, що послужили підставою для

створення підприємства, установи, організації або їх структурних підрозділів, головні завдання, функціональні зв'язки з іншими ор­ганізаціями, підрозділами.

У другому-вказуюгься основні та обігові кошти, порядок при­дбання власності, амортизовані відрахування та їх призначення, прибуток, відрахування на преміювання робітників та службовців, житловий фонд, службові приміщення, порядок розпорядження надлишками невикористаних обігових коштів.

В останніх розділах регламентується виробничо господарська діяльність підприємства, визначаються завдання за якістю вироб­люваної продукції. У залежності від специфіки діяльності можуть відображати хід капітального виробництва, винахідництва і реалі­зації, стан матеріального забезпечення, трудовий режим, порядок розподілу житлової площі, організація соціального страхування, оплата кредитів та інші.

Положеннями також визначається правовий статус тимчасово створюваних комісій, груп тощо.

Постанова - це правовий акт, що приймається вищими і де­якими центральними органами колегіального управління для розв'язання найважливіших і принципових завдань, що стоять перед даними органами і встановлення стабільних норм і правил поведінки.

Постанови видають Кабінет Міністрів на основі законів у по­рядку їх виконання. У деяких випадках особливо важливі постано­ви приймають Верховна Рада, профкоми.

Текст постанови як правило, складається з двох частин - конс­татуючої та ухвалюючої. Перша мітить вступ, оцінку стану і при необхідності, підстави для видання або посилання на правовий акт вищого органу. В ухвалюючий частині наводяться перелік запро­понованих заходів, визначається виконавець та термін виконання.

Проекти постанови не рідко готують багато установ чи ві­домств. Постанови узгоджують з установами, інтересів яких вони торкаються і представляється для візування керівника. Якщо ви­никають розбіжності до проекіу постанови додається довідка з викладом їх суті.

Проект документа разом супроводжуючим листом і довідками про погоджені писаними керівниками установ які складають про­ект, направляють в орган котрий відповідає за його видання.

Наказ - це правовий акт, що видається на підставі й і на вико­нання діючих законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищестоящих органів. Це означає, що директор може видати наказ з усіх питань з своєї компетенції. Указаний документ є актом внутрішнього управління дія якого не виходить за межі конкретного підприємства, об за межі конкретного підприємства, обладнання, установи.

Розпорядження - це правовий акт, що видається одноосібно керівником, головним чином колегіального державного органу, для вирішення оперативних завдань.

Розпорядження видаються від імені місцевої державної ад­міністрації або органу місцевого самоврядування.

Багато є спільного у розпорядженні і наказі. У правовому від. ношенні ці розпорядчі документи рівнозначні. У цьому випадку слова у тексті НАКАЗУЮ замінюють словами ЗОБОВ'ЯЗУЮ ПРОПОНУЮ, ДОРУЧАЮ, ВИМАГАЮ. Між цими двома правої вими актами різниця ще в тому, що накази пишуться із загальних, всеохоплюючих питань, а розпорядження частково. їх можуть ви­давати керівники структурних підрозділів підприємств.

Під рішенням, як розпорядчим документом розуміють акт, якій ухвалюється місцевими радами народних депутатів або їх викон­комами у їх колегіальному порядку для розв'язання найбільш важ­ливих питань, що належать до їх компетенції. Рішеннями назива­ються також спільні акти, що видаються кількома неоднорідними органами.

За своїми юридичними властивостями рішення бувають нор­мативними та індивідуальними. Нормативними можна назвати рішення про режим роботи підприємств торгівлі і побутового об­слуговування населення. Індивідуальними-рішення про прийом до експлуатації тієї чи іншої домобудівлі, про встановлення опікуван­ня. Розробка проекту рішення складний процес. У ньому беруть участь члени виконкому, постійні комісії депутати, спеціалісти і заінтересовані спеціалісти.

Звичайно рішення складаються із вступної частини, у якій кон­статується стан розглянутого питання, і ухвалюючої, що містить перелік заходів з визначенням строків здійснення і переліченням посадових осіб, відповідальних за своєчасне виконання рішення1.

Крім того, управлінська діяльність документується шляхом прийняття рішень колегії, видання наказів та розпоряджень.

Рішення колегії. Рішення як розпорядчий документ є правовим актом діяльності колегій органів державної служби України. Його текст складається із двох взаємопов'язаних частин: констатуючої та розпорядчої. У констатуючій частині пояснюється, чим викли­кане рішення і включає в себе вступ, оцінку ситуації, переказуєть­ся суть акта вищого органу управління, на виконання якого ви­дається рішення.

У розпорядчій частині документа, яку прийнято розпочинати словами: «колегія ВИРІШИЛА:» дається перелік заходів, визна­чаються виконавці, вказуються терміни виконання. Важливо, щоб текст розпорядчої частини, який може поділятися на окремі пун­кти, був сформульований конкретно, чітко, ясно, не вступав у су­перечність із раніше прийнятими розпорядчими документами.

Рішення підписуються головою та секретарем колегії і втілю­ються у життя наказами керівників або доводяться до виконавців у формі витягу з протоколу засідання колегії.

Накази у внутрішньогосподарської діяльності за своїм змістом і призначенням поділяються на накази з питань основної діяльності, з кадрової роботи, праці і заробітної плати тощо.

Наказ із питань загальної діяльності - це розпорядчий доку­мент, в якому керівником приймається управлінське рішення з ор­ганізаційних питань, планування, звітності, фінансування, удоско­налення структури тощо з метою повного і своєчасного виконання законів, рішень та доручень органів вищого рівня.

Накази бувають ініціативні та на виконання рішень вищих ор­ганів. Ініціативний наказ видається з метою оперативного впливу на діяльність колективу з урахуванням ситуації, яка склалася, та перспектив розвитку.

Проекти наказів готуються працівниками установи, організа­ції, погоджуються з керівниками чи головними спеціалістами від­повідних структурних підрозділів, юридичною службою і підпи­суються керівником.

Накази вступають у силу з моменту їх підписання, якщо в текс­ті не вказано іншого терміну.

Накази оформляються на відповідних бланках і мають такі реквізити: назва установи, організації; назва виду документа (На­каз); дата; індекс; місце складання; заголовок до тексту; текст; під­пис; візи; прізвище і номер телефону виконавця.

Текст наказу складається із двох частин: констатуючої та розпо­рядчої. У констатуючій частині може вказуватись мета і причини видання наказу, дається посилання на документ, який став підста­вою для підготовки наказу. У розпорядчій частині передбачаються необхідні заходи, прізвища відповідальних за їх виконання осіб терміни виконання. Розпорядча частина починається словом «НА­КАЗУЮ», яке друкується великими літерами на окремому рядку без абзацу.

Розпорядча частина тексту наказу, як правило, поділяється на пункти, які позначаються арабськими цифрами. У кожному пунк­ті вказується конкретна дія, виконавці і терміни виконання. В ос­танньому пункті наказу, як правило, вказується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу.

У наказах, які видаються на виконання рішень вищих органів, констатуюча частина, як правило, не пишеться. Замість цього вка­зується, на виконання якого документа підготовлено наказ.

Зміст доручень, вказаних у наказі, доводиться до конкретних виконавців найчастіше у формі витягів з наказу.

Розпорядження з оперативних питань діяльності та для органі­зації виконання доручень органів вищого рівня, наказів органів державної служби, рішень колегій можуть видаватися розпоряд­ження.

Реквізити розпоряджень аналогічні реквізитам наказів. При цьому констатуюча частина тексту в них відділяється від розпо­рядчої словами: «ЗОБОВ'ЯЗУЮ», «ПРОПОНУЮ», «ДОРУЧАЮ», «ВИМАГАЮ» та ін.

Підписуватися розпорядження можуть, крім керівника, його за­ступниками в межах їх компетенції1.

Накази бувають кадрові та з загальної діяльності.

Накази по кадрах оформляють прийом на роботу, переміщенні і переведення трудящих, увільнення робітників та службовців, за­охочення, притягнення працівників до дисциплінарної і матеріаль­ної відповідальності. На підприємствах з великою кількістю робіт­ників та службовців накази подібного роду уніфікуються.

Накази з загальної діяльності оформляються рішення керівни­ка, пов'язані з організацією роботи, порядком діяльності підпри­ємства або його структурних підрозділів. Вони видаються і тоді коли треба довести до відома керівника директивні документи, що надійшли вищестоящих органів. При чому це робиться для того, щоб продублювати акти інших інстанцій. Практика довила, що у багатьох випадках таку роботу можна виконати шляхом ознайом­лення з ними виконавців, установлення дійового контролю за ре­алізацією директорів та інших організаційних дій.

Накази про ухвали вищестоящих органів повинні видаватися лише тоді, коли необхідно накреслити конкретні заходи, визна­чити відповідальних осіб і терміни та правил внутрішнього тру­дового розкладу на підприємстві є нормативним. Він загальний безособовий (оскільки маються на увазі не конкретні особи, а весь виконання вказівок. Накази можуть бути нормативними індивіду­альними. Та правил внутрішнього трудового розкладу на підпри­ємстві керівника. Він загальний безособовий (оскільки маються на увазі не конкретні особи), а весь виконання вказівок керівника про затвердження правил колективу підприємства.

Наказ про преміювання однієї чи кількох осіб вважається ін­дивідуальним, оскільки не носить нормативного характеру.

Важливе значення має процедура складання та оформлення на­шу. Вона визначається інструкціями з діловодства підприємств, правилами про порядок підготовки проекту наказу та іншими пра­вовими актами. У них передбачається обов'язкове дотримання ряду вимог і правил, котрі повинні забезпечити юридичну повно­цінність документів, оперативне їх виконання, правильні і всебіч­не вирішення питання.

Проект наказу обов'язково погоджується з усіма зацікавленими особами даної установи, а в разі необхідності інших організацій. Ці особі відповідно своєї компетенції повинні мати стосунок до пи­тань, що містяться у проекті наказу. До проекту наказу додаються документи, які обґрунтовують його доцільність. Він набуває чин­ності з моменту підписання керівним працівником підприємства, якщо інший термін не вказаний в самому наказі. Право підписання мають не тільки перший керівник, але і його заступники, а також інші посадові особи у відповідності до своїх обов'язків.

У певних випадках дію наказу у часі обмежено законом. Слід відзначити, що накази як юридичні акти видають не тільки керів­ники підприємств, але і інші державні органи, діяльність яких грунтується на принципі єдиноначальності. У відповідності до законодавства накази видають міністри керівники центральних галузевих відомств, начальники відділів та управлінь виконкомів місцевих Рад народних депутатів, а також промислових виробни­чих об'єднань, фірм, трестів та комбінатів. Ці акти регулююп, усі відносини пов'язані з певною галуззю господарства, культури чи управління.

Формуляр наказу має такі основні реквізити: назва виду доку, мента, місце видання, номер, індекс за класифікатором та номен­клатурою справ, дату підписання, заголовок, текст і підпис керів­ника.

Текст наказу з основної діяльності складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої. У першій називаються причини, мета видання документа і наводяться для цього відповідні підстави, у другій — містяться приписи з визначенням виконавців та терміну виконання. Розпорядча частина починається словом НАКАЗУЮ і подається у наказовій формі.

Наказом Головного Управління Держслужби України Про затвердження порядку підготовки організаційних документів в Головному управлінні державної служби України та його тери­торіальних органах від 13 липня 2006 року № 255 затверджено Довідник типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад державних службовців (затвердженого наказом Головдерж- служби України від 1 вересня 1999 р. № 65).

Положення — це підзаконний нормативно-правовий акт, який встановлює структуру і функції будь-якого органу, визначає фор­ми та умови здійснення певної діяльності підприємств та установ, а також їх структурних підрозділів (відділів, секторів).

За змістом розрізняють такі положення:

— про підприємства, організації, установи, фірми, заклади й т. д., їхні структурні підрозділи — комісії, бюро, групи тощо з рег­ламентацією порядку їх утворення, структури, функцій, компетен­ції, обов'язків та організації роботи;

— що регулюють сукупність організаційних, трудових та ін­ших відносин із конкретного питання;

— про організацію й проведення різних заходів - культур­них й спортивно-масових, конкурсів, оглядів тощо; структуру й зміст таких положень визначають установи, які є організаторами заходів.

За виготовленням положення бувають типові та індивіду­альні. Типові положення розробляють вищі органи для системи підприємств, організацій, установ, фірм, а індивідуальні — ство­рюються за вказівкою керівництва на підставі типових положень безпосередньо на підприємствах, в установах, організаціях, фір­мах. Проект положення підписує керівник структурного підроз­ділу, а затверджує керівник вищого рангу, якому безпосередньо підпорядковується даний підрозділ. На другому примірнику в разі потреби оформляють реквізити погодження й позначку про виконавця.

Положення набуває чинності з дня його затвердження (або дата, зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положення).

Положення оформляють на загальних або спеціальних бланках формату А4. Якщо положення не виходить за межі підприємства, то Його можна оформляти на чистих аркушах паперу.

Заголовок до тексту може поєднуватися з назвою виду доку­мента, наприклад: «Положення про психологічну службу системи освіти України», «Положення про Міністерство фінансів Украї­ни».

Текст положення, як правило, поділяють на розділи, кожен з яких може мати підрозділи, пункти, підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами. Іноді в тексті зазначають лише пункти.

Положення про територіальний орган розробляється безпосе­редньо цим органом відповідно до Типового положення про уп­равління державної служби Головдержслужби України в Авто­номній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 5 лип­ня 2004 р. № 842.

Обов'язковими реквізитами положень є: найменування виду документа, дата документа, заголовок до тексту, підпис, візи уз­годження документа, гриф затвердження. Положення можуть бути:

1. Про структурні підрозділи підприємства, установи, органі­зації, наприклад: Положення про управління організаційної робо­ти, документообігу та контролю Головного управління державної служби України.

2. Положення про відділи та сектори у складі структурного підрозділу підприємства, установи, організації, наприклад: Поло­ження про організаційний відділ управління організаційної робо- ти, документообігу та контролю Головного управління державної служби України; Положення про сектор кадрової роботи управлін­ня організаційно - аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи Головного управління державної служби України

3. Положення про колегіальний або дорадчий орган підприємс­тва, установи, організації, наприклад: Положення про колегію Го­ловного управління державної служби України)

Текст положення про структурний підрозділ (відділ, сектор) включає наступні розділи:

Основні завдання. У розділі зазначається перелік основних за­вдань, що регламентують діяльність структурного підрозділу за організаційно-юридичними ознаками та за змістом діяльності.

Функції. У розділі перераховуються функції, які виконує струк­турний підрозділ (відділ, сектор) (облік, аналіз, створення банку даних, участь у розробленні проектів організаційно-розпорядчих документів, здійснення контролю, створення комісій для пере­вірки, участь у підготовці та проведенні засідань, сприяє, готує, вносить пропозиції тощо) для здійснення поставлених перед ним завдань. Функції повинні повністю відображати специфіку діяль­ності структурного підрозділу (відділу, сектору).

Структура. У розділі зазначається струюура та штатна чи­сельність структурного підрозділу (відділу, сектору) Головного управління державної служби України.

Права і обов'язки. У розділі перераховуються права, якими може користуватись структурний підрозділ (відділ, сектор) для здійснення своїх повноважень при виконанні покладених на нього завдань та обов'язків, що передбачають вимоги цих завдань.

Начальник управління. У розділі зазначаються обов'язки і права начальника структурного підрозділу (відділу, сектору), а також, у разі відсутності начальника структурного підрозділу (відділу, сек­тору), хто виконує його обов'язки та несе відповідальність за ви­конання покладених на підрозділ завдань.

Взаємодія. У розділі вказується перелік підрозділів і організа­цій з якими взаємодіє структурний підрозділ (відділ, сектор) та з яких питань.

Обов'язковими реквізитами положення про струкіурний підрозділ є: найменування виду документа, заголовок до тексту, підпис, візи узгодження документа, гриф затвердження1.